Le nom et la description sont visibles dans la boutique. Le champ de description dispose d'options de formatage intelligent, mais le HTML n'est pas pris en charge. Avec une limite de 500 millions de caractères, vous disposez de tout l'espace dont vous pourriez avoir besoin. Vous pouvez modifier cette section à tout moment, et les modifications s'appliquent à toutes les affiliations nouvelles et existantes (à l'exception des factures originales).

Les étiquettes permettent aux administrateurs de filtrer les affiliations dans l'onglet Affiliations.

L'affiliation est-elle destinée à un seul membre ou à plusieurs membres dans un même compte ? Lorsqu'il y a une restriction d'âge (min, max, ou les deux), les membres doivent se situer dans la tranche d'âge sélectionnée pour être éligible à l'affiliation. Vous ne pouvez pas modifier cette section une fois l'affiliation vendue.

L'affiliation est-elle facturée mensuellement (sans expiration) ou est-elle facturée une seule fois (avec expiration) ? Vous ne pouvez pas modifier cette section une fois l'affiliation vendue.

Pas d'expiration (choisissez la date de début) : L'affiliation est facturée à la caisse, puis sur une base mensuelle (comme un abonnement). Décidez si le client peut se désinscrire ou demander l'annulation. Il est possible de changer la date de début après que l'affiliation est achetée.

Durée (rachat disponible avant expiration) : L'affiliation est facturée une seule fois à la caisse. Elle entre en vigueur dès son achat, pendant une période déterminée. Vous pouvez donner aux clients la possibilité de renouveler (c'est-à-dire de racheter) l'affiliation avant son expiration. Si aucune mesure n’est prise, l’affiliation expirera.

Dates (date de début + date d'expiration) : L'affiliation n'est facturée qu'une seule fois, à la caisse. Vous devez définir les dates de début et d'expiration. Cette affiliation ne peut pas être renouvelée. Seuls les administrateurs peuvent l'annuler.

Saisissez le prix de l'affiliation. Les affiliations sans date d'expiration doivent disposer d'une option de facturation récurrente. Liez un code de comptabilité pour suivre les revenus de l'affiliation. Vous pouvez modifier cette section une fois l'affiliation vendue, mais les changements s'appliquent qu'aux nouveaux achats.

Quand sera-t-elle visible dans la boutique ? Modifiez cette section à tout moment.

Immédiatement : si le client ne possède pas déjà l'affiliation, il pourra se la procurer dans la boutique où il sera invité à l'ajouter au panier si elle est liée à une activité.

Devient visible le : fixez une date à laquelle le client peut acheter l’affiliation dans la boutique. Si cette affiliation est associée à une activité, le client sera incité à l'ajouter au panier uniquement à la date programmée, à condition qu'il ne la possède pas déjà.

Non visible dans la boutique : le client ne peut pas acheter l'affiliation dans la boutique à moins qu'elle ne soit liée à une activité. Dans ce cas, il sera invité à l'ajouter au panier s'il ne la possède pas déjà.

Non disponible dans la boutique : le client ne peut pas acheter l'affiliation dans la boutique et ne sera pas invité à le faire lorsqu'elle est liée à une activité. Un administrateur peut effectuer l'achat au nom du client. L'affiliation peut quand même être obligatoire pour s’inscrire aux activités.

Vous pouvez modifier cette section à tout moment. Les modifications sont appliquées aux nouveaux achats.

📝Formulaires : Liez un formulaire adulte et/ou enfant à répondre à la caisse. Vous pouvez exporter les réponses du formulaire à partir de l'onglet Affiliations (Opérations > Liste de membre).

Pour les affiliations sans date d'expiration, le client devra remplir le formulaire qu'une seule fois, lors de l'achat initial. Si de nouvelles informations sont requises ultérieurement, les clients peuvent se connecter à leur compte et mettre à jour les détails du formulaire dans la section Membres.

🛒Articles : Avec chaque achat, vous pouvez encourager vos clients à ajouter des articles suggérés ou requis au panier (même s'ils ont été achetés dans le passé). Pour les affiliations individuelles, les articles sont ajoutés pour le membre sélectionné. Pour les affiliations multi-personnes, les articles sont ajoutés pour le responsable du compte, mais ils ne sont pas inclus dans la facturation récurrente.

​Si l'article requis est en rupture de stock, les clients ne seront pas invités à l'ajouter au panier et pourront finaliser leur achat sans l'article.

🔴 Restrictions : Lors de l'achat, les affiliations peuvent être limitées aux participants éligibles d'une ou plusieurs restrictions de genres, segments communautaires et/ou nécessitant une ou plusieurs compétences pour l'acheter. La facturation récurrente se produit toujours même si un membre ne respecte plus le(s) critère(s).

Quel que soit le jour du mois où l'affiliation (sans expiration) est achetée, celui-ci devient le jour de facturation. Chaque facture couvre la période jusqu'à la facture suivante.

Vous choisissez quel jour du mois est le jour de facturation. La facture couvre une période d'un mois. Par exemple, si le jour de facturation est le 15 de chaque mois, cela s'étend jusqu'au 14 du mois suivant. Si l'abonnement est acheté avant ou après le jour de facturation, le montant est calculé au prorata (le client paie pour la période restante jusqu'au jour de facturation suivant). Si l'abonnement est suspendu, ça ne change pas le jour de facturation.

L'affiliation est facturée un mois à l'avance, le jour de facturation que vous aurez indiqué. Lorsque celle-ci est achetée avant ou après le jour de facturation, tout montant dû sera facturé à la caisse, le jour de l'achat.

Pour générer des cartes de membres virtuelles pour une affiliation, vous devez ouvrir son formulaire de configuration et accédez aux « Réglages avancés » pour activer les cartes de membre pour l'affiliation. Vous devez choisir un gabarit de carte pour générer la carte de membre.
​

1) Accédez au sous-onglet « Affiliations > Affiliations ».

2) Cliquez sur le nombre de membres dans la colonne Membres.

3) Cliquez sur Opérations > Enregistrer les cartes de membre pour impression.

4) Choisissez le format à générer (imprimante à cartes ou imprimante standard). Veuillez noter qu'un gabarit par défaut est utilisé pour cette méthode d'impression.

5) Un document PDF est généré et s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez l'enregistrer sur votre ordinateur.

Vous pouvez exporter les réponses des membres au formulaire d'inscription, à condition que le formulaire soit lié dans la configuration de l'affiliation. N'hésitez pas à inclure des questions par défaut et des questions supplémentaires dans vos gabarits de rapport.

1) Accédez au sous-onglet « Affiliations > Affiliations ».

2) Cochez une ou plusieurs affiliations, puis cliquez sur « Opérations > Liste de membre ».

3) N'oubliez pas : les seuls champs exportables sont ceux du formulaire d'inscription joint dans la section « Formulaires et articles liés » du formulaire de configuration de l'affiliation. Si le formulaire n'est pas joint, vous ne verrez pas les champs à ajouter à votre exportation.

Le sous-onglet « Affiliations > Affiliations » permet principalement de configurer les plans d'affiliation proposés dans votre boutique.

Vous pouvez exporter certaines données en sélectionnant des affiliations et en utilisant le menu Opérations, mais d'autres outils de reporting sont disponibles.

Cliquez ici pour consulter les rapports d'affiliation de SmartRec !

Lorsque vous envoyez un courriel aux membres à partir du sous-onglet
« Affiliations », vous pouvez :

1) Accédez au sous-onglet « Affiliations > Affiliations ».

2) Pour envoyer un courriel à tous les membres d'une ou plusieurs plans d'affiliation, cochez à coté du nom de chaque affiliation pour capturer les membres (actifs).

Pour envoyer un courriel à un ou plusieurs membres d'une affiliation particulière, cliquez sur le numéro sous la colonne « Membres » de l'affiliation que vous souhaitez cibler.

3) Cliquez sur Opérations > Envoyer un message aux membres.

4) Rédigez votre courriel et joignez un fichier si nécessaire. Ce courriel est envoyé dans la boîte de réception des membres et une copie est également enregistrée dans l'onglet Communications de leur compte Amilia (quel que soit le cas).

❗ Pour recevoir un courriel envoyé par SmartRec, le membre doit être abonné aux communications de votre organisation. Veuillez noter que cela ne s'applique pas aux courriels transactionnels.

Les affiliations créées dans le sous-onglet « Affiliations » n'expirent pas; elle peuvent uniquement être archivées.

L'affiliation individuelle d'un membre expire (à durée ou dates fixes). Une fois expiré, le membre devient inactif.

1) Accédez au sous-onglet « Affiliations > Affiliations ».

2) Cochez une ou plusieurs plans d'affiliation.

3) Cliquez sur Opérations > Affiliations expirées.

Nous sommes ravi que vous posiez la question ! Bien qu'il ne soit actuellement pas possible de restreindre l'accès aux activités à la carte avec des affiliations, nous avons déjà développé cette fonctionnalité et vous pouvez l'essayer ! Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse product@amilia.com.

La page Gestion des affiliations fournit un aperçu de vos membres actifs et reflète le statut actuel de chaque membre actif et leur(s) affiliation(s). Tenez compte des plages de dates de début et de fin lorsque vous consultez vos résultats.

Appliquez jusqu'à 5 filtres pour raffiner votre liste de membres actifs. Le tableau s'actualise automatiquement et reflète le statut actuel de chaque membre actif et de son affiliation.

Le tableau de gestion des affiliations comporte 11 colonnes, et les résultats du tableau sont mises à jour automatiquement. Les colonnes « Membres » et « Affiliation » sont toujours affichées.

Utilisez la colonne « Actions » de la page « Gestion des affiliations » pour modifier l'affiliation d'un membre à la fois. Les clients ne peuvent pas modifier leur propre affiliation.

Si l'affiliation du membre n'expire pas (facturation récurrente), ajoutez des notes, modifiez le prix récurrent et/ou la date de facturation (le cas échéant, la prochaine facture sera calculée au prorata).

Si l'affiliation du membre expire, ajoutez des notes et/ou modifiez la date d'expiration (pour les affiliations à durée uniquement).

Si le membre a une affiliation multi-personnes, vous pouvez ajouter ou supprimer des membres sans créer une nouvelle facture.

Dans la colonne « Actions » de la page « Gestion des affiliations », vous pouvez modifier la date de fin (seulement) de l'affiliation du membre à durée fixe, mais pas des affiliations à dates fixes ni des affiliations sans expiration.

Dans la colonne « Actions » de la page « Gestion des affiliations », vous pouvez modifier le prix de l'affiliation sans expiration et le jour de facturation mensuel. C'est utile lorsque :

Dans la colonne « Actions » de la page « Gestion des affiliations », vous pouvez ajouter ou supprimer des membres du même compte d'une affiliation multi-personnes. C'est utile lorsque :

Dans la colonne « Actions » de la page « Gestion des affiliations », seuls les admins peuvent mettre en pause ou annuler la pause d'une affiliation sans expiration ou une affiliation avec durée fixe. Lorsqu'elle est en pause, elle ne peut pas être utilisée pour accéder aux activités ni aux plateaux.

L'outil de pause dans la colonne « Actions » vous permet de modifier une pause existante ou de la supprimer complètement.

Les demandes d'annulation proviennent des membres avec des affiliations sans expiration. Ils doivent soumettre une demande d'annulation avant que leur affiliation ne soit résiliée.

Vous pouvez filtrer les demandes d'annulation sur la page Gestion des affiliations.

💡 Pour savoir quand l'annulation a été demandée, cliquez sur le nom du membre pour accéder à « Clients > Achats ». Vous pouvez également traiter la demande d'annulation depuis cette page.
​

Lorsque l'affiliation d'un membre est annulée, l'affiliation devient inactive. Lorsqu'une affiliation multi-personnes est annulé, l'affiliation devient inactive pour tous les membres du compte.

Les admins avec les bonnes permissions peuvent annuler chaque affiliation individuellement (et non en masse).

1) Accédez au sous-onglet « Affiliations > Gestion des affiliations ».
​

2) Si nécessaire, saisissez le nom du membre dans la barre de recherche pour obtenir des résultats pertinents.
​

3) Dans la colonne « Actions », cliquez sur « Annuler ».

Vous pouvez sélectionner le montant à créditer (aucun, montant total, ou prorata).

Vous pouvez sélectionner le mois d'annulation.

Les méthodes d'annulations sont uniquement disponibles pour les affiliations sans expiration (c'est-à-dire avec facturation récurrente). Vous pouvez activer cette option lorsque vous configurez ou modifiez une option de facturation récurrente dans « Comptabilité et finances > Facturation récurrente ».

Deux modes d'annulation sont disponibles pour les membres. Vous devez en choisir un :

1️⃣ Les clients peuvent faire une demande d'annulation : le membre doit se connecter à leur compte Amilia pour envoyer une demande d'annulation à l'admin avant l'annulation de l'affiliation.

2️⃣ Les clients peuvent procéder à l'annulation eux-mêmes : le membre doit se connecter à leur compte Amilia pour annuler leur affiliation, sans l'approbation de l'admin.

1) Tout d'abord, le membre se connecte à leur compte Amilia.

2) Ensuite, il doit accéder à l'onglet « Achats ».

3) Puis sélectionner l'organisation dans le menu déroulant.

4) Trouver l'affiliation sous la personne concernée.

4) Finalement, cliquer sur « Annuler ». Une fenêtre contextuelle explique la procédure à suivre selon le mode d'annulation disponible:

Actuellement, les renouvellements ne sont possibles que pour les affiliations expirant après une durée (sans date de fin spécifiée).

Vous pouvez configurer le rachat avant expiration dans « Affiliations > Affiliations », dans le formulaire de configuration de l'affiliation en particulier.

Ci-dessus, l'affiliation expire le 18 mai 2025. Le rachat peut être effectué le 17 mai (1 jour avant l'expiration actuelle). Suite au rachat, les détails de l'affiliation sont mis à jour dans l'onglet « Achats » de son compte Amilia, avec un nouveau numéro de facture et une nouvelle date d'expiration.

L'historique suit les modifications administratives apportées à l'affiliation d'un membre, par exemple :

Vous pouvez ajouter des notes d'admin lors de ces modifications. Bien que ces notes disparaissent après que vous sauvegardez, elles sont enregistrées dans l'historique. Vous ne pouvez pas les exporter.

Lorsque vous modifiez le prix et le jour de facturation simultanément et y ajoutez une note, celle-ci apparaît à côté des deux modifications dans l'historique, avec le même horodatage.

Les résultats des affiliations s'affichent s'ils se situent sur ou entre la date de début OU la date de fin.

Pour obtenir des informations pour une date donnée : sélectionnez les mêmes dates de début et de fin pour le rapport. Par exemple, si vous souhaitez connaître le nombre de membres au 31 octobre 2024, sélectionnez cette date comme date de début et de fin du rapport.

Pour obtenir des informations sur un mois entier : sélectionnez le premier jour du mois comme date de début et le dernier jour comme date de fin. Par exemple, si vous souhaitez connaître le nombre de membres ayant annulé leur affiliation en octobre, sélectionnez le 1er octobre comme date de début et le 31 octobre comme date de fin.

Il y a 15 colonnes disponibles. Les colonnes affiliation et membres sont toujours affichés.

Il existe cinq filtres de statut d'affiliation. N'oubliez pas que lorsque vous filtrez les affiliations, le statut affiché correspond au statut actuel de l'affiliation :

Vous pouvez utiliser les filtres de date de début et de fin séparément ou conjointement. L'affiliation doit être comprise entre les dates de début et de fin.

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36 colonnes sont disponibles. Prénom, Nom, Nom de l'affiliation et le Statut de l'affiliation sont toujours affichés. Voici plus de détails sur les autres colonnes.

Les administrateurs doivent avoir au minimum la permission « Voir les affiliations » pour accéder au sous-onglet Affiliations et à la page de gestion des affiliations. Attribuez d'autres permissions liées aux affiliations selon le niveau d’accès requis.

Pour acheter une affiliation pour un client, l'administrateur doit avoir les permissions « Afficher les comptes clients », « Sommaire de facturation du client » et « Facturation ».

Seuls les administrateurs peuvent contourner les restrictions d'âge lors de l'achat d'une affiliation dans la boutique. Les clients peuvent acheter une affiliation avec une restriction d'âge uniquement si le membre est dans la tranche d'âge acceptée.

Si un membre possède déjà l'affiliation et dépasse la tranche d'âge acceptée, il peut conserver l'affiliation jusqu'à son expiration, ou choisir d'y renoncer (si elle est facturée mensuellement). Sinon, un administrateur doit annuler l'affiliation.

Vous pouvez exporter un rapport de vos membres et filtrer par âge dans le sous-onglet Affiliations > Liste des membres.

Les clients peuvent acheter une affiliation avant sa date d'effet. Ils ne peuvent cependant pas l'utiliser pour accéder à vos installations ou s'inscrire à des activités qui nécessitent une affiliation. Une affiliation ne devient active qu'à partir de sa date de début.

Oui, vous pouvez acheter une affiliation multi-personnes pour moins de membres que le nombre maximal spécifié. Cependant, vous ne pouvez pas acheter une affiliation multi-personnes pour plus de membres que le nombre maximal spécifié de personnes.

Oui, c'est possible d'échanger les membres sur une affiliation multi-personnes, après son achat. Si ce n'est pas une affiliation multi-personnes, vous devez annuler l'affiliation et la racheter avec les modifications de membres.

Vous ne pouvez pas accepter de paiement à la caisse avec un terminal intégré si un client achète une affiliation récurrente ou souhaite payer pour un item en versements. Vous remarquerez que l'option de terminal intégré n'est pas disponible pour les administrateurs à la caisse si l'un de ces éléments est présent dans le panier.

Les clients peuvent uniquement annuler les affiliations sans date d'expiration. Ils ne peuvent pas annuler les affiliations qui expirent après une certaine durée ou à une date spécifique.

Choisissez si les clients peuvent demander une annulation ou peuvent l'effectuer eux-mêmes en configurant la méthode d'annulation de la facturation récurrente.

Les renouvellements ne sont pas encore supportés avec les nouvelles affiliations. Cependant, un client peut racheter son affiliation avant son expiration. Seul les affiliations avec une date d'expiration d'une certaine durée peuvent être rachetées par le client. De plus, le rachat doit être configuré au moins 1 jour avant la date d'expiration.

💡 Si vous souhaitez informer vos membres lorsqu'il est temps de racheter, certains de nos partenaires peuvent vous aider à créer des déclencheurs et des rappels temporels en fonction des dates d'achat ou d'expiration, comme Pidj.co, iPost et Cyberimpact.

Tous les rabais peuvent être appliqués aux affiliations au moment du paiement à la caisse. La plupart des rabais (incluant Affiliation requise) continueront d'être appliqués aux factures mensuelles tant que les critères de rabais sont toujours respectés lors de la date de facturation récurrente.

❗ Veuillez noter qu'une réduction s'appliquera sur la facturation récurrente si le participant est éligible au moment de la facturation. Par exemple, si vous bénéficiez d'un rabais «inscription hâtive » active de juin à septembre, par exemple. Toute personne ayant acheté l'affiliation dans le passé et qui l'a encore verra la réduction appliquée sur sa facturation récurrente, car l'affiliation est facturée pendant que le rabais est actif. Attention! Assurez-vous d'archiver un rabais lorsqu'il n'est plus nécessaire.

Si un membre ne respecte plus les restrictions (par exemple, genre, segments de communauté, compétences) appliquées à une affiliation (sans expiration), il sera facturé à chaque cycle de facturation, jusqu'à ce qu'un administrateur annule l'affiliation du client (ou que le client se désinscrive).

Si une affiliation (sans expiration) bénéficie de réductions et/ou de restrictions au moment de l'achat, alors les réductions sont considérées lors de chaque facturation récurrente si les critères pour bénéficier de cette réduction sont toujours remplis.

Si un membre ne respecte plus les restrictions (par exemple, genre, segments communautaires, compétences) appliquées à une affiliation sans expiration, l'affiliation continuera d'être facturée à chaque cycle de facturation. Les administrateurs peuvent vérifier quels membres ont des compétences dans l'onglet Compétences.

Lorsqu'un objet est « au prorata », cela signifie qu'il a été distribué équitablement à son utilisation ou à sa durée. Par exemple, dans le cas de l'achat d'une affiliation (sans expiration) au milieu du mois, les frais pour ce mois peuvent être calculés au prorata, vous permettant de payer uniquement pour la partie spécifique du mois dans laquelle vous avez commencé d'utiliser l'affiliation au moment de l'achat.

Si un calcul au prorata s'applique au moment du paiement, cliquez sur « En savoir plus » pour obtenir plus d'informations sur la façon dont le montant est calculé.

Les administrateurs avec les bonnes permissions peuvent lier une affiliation à une activité. Il est possible de lier des affiliations cachées ainsi que ceux qui sont indisponibles pour l'achat dans la boutique.

Lorsque le client a un crédit sur son compte, celui-ci est pris en compte avant le traitement du paiement mensuel automatique. Par exemple, si le montant récurrent de l'affiliation est de 100$ et que le compte comporte un crédit de 30$, seul un paiement de 70$ sera traité. Vous devez manuellement concilier le montant du crédit avec la facture d'abonnement récurrente lorsque celle-ci a lieu.

Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à partir du sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements et faire défiler la page jusqu'à la section Soldes clients.

La meilleure façon de déterminer la facturation de l'affiliation est de l'ajouter au panier et de consulter les détails de facturation à l'étape 1 du processus de paiement (ne procédez pas à l'achat!).

Vous devez vous référer à la liste des participants dans l'onglet Compétences. Cliquez sur le numéro sous la colonne « Personnes assignées » pour voir la liste appartenant à cette compétence. Vous devrez croiser la liste des membres que vous générez dans le sous-onglet Affiliation> Liste des membres (rapport Liste des membres).

Les membres peuvent utiliser l'application mobile Amilia et présenter leur identifiant Amilia pour la numérisation. Si votre organisation souhaite imprimer des cartes de membre physiques, deux options s'offrent à vous. Accédez à l’onglet Affiliations et cliquez sur le numéro sous la colonne Membres. Ajoutez une coche à côté des noms et utilisez les opérations pour enregistrer les cartes de membre pour l'impression.

Cliquez ici pour en savoir plus sur l'impression des cartes de membre.

Oui, il est possible d'appliquer une bourse à une affiliation avec facturation récurrente. SmartRec applique automatiquement la bourse à chaque facture cycle de facturation en fonction des conditions générales de la bourse.

Par exemple, si un membre a une bourse de 50% sur son paiement d'affiliation mensuel, la bourse couvrira 50% du prix de l'article de la facture mensuelle jusqu'à ce que le fonds de bourse soit vide, que la bourse expire ou que l'étiquette soit supprimée.

Attribuer la bourse

Utilisation de la bourse

Il est possible de définir une période d'inscription en fonction de l'affiliation requise. Cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration des périodes d'inscription en fonction de l'affiliation.