Le sous-onglet Paiements à venir permet aux administrateurs d’afficher et de mettre à jour le mode de paiement pour les abonnements et les versements planifiés dans le compte d’un client, de modifier la date et le montant des futurs versements, ainsi que de gérer les chèques postdatés.

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir les permissions requis!

Dans cet article, nous passerons en revue comment :

  1. Naviguer dans le sous-onglet Paiements à venir

  2. Modifier le mode de paiement pour un abonnement ou un versement

  3. Modifier la date, le montant d’un versement ou l’annuler entièrement

  4. Consulter et déposer des chèques physiques postdatés

  5. FAQ

1. Naviguer dans les paiements à venir

Dans le dossier du client, cliquez sur le sous-onglet Paiements à venir :

  • Sélectionnez les cases pour afficher les paiements d’abonnement ou les versements planifiés.

  • Effectuez une recherche à l’aide de lettres ou des chiffres afin d’afficher les résultats correspondants.

  • Sélectionnez Colonnes afin d’afficher des informations supplémentaires.

  • Sélectionnez Filtres (versements uniquement) afin de filtrer par statut de versement.

  • Sélectionnez Actions pour modifier le mode de paiement d’un abonnement ou d’un versement. Des actions supplémentaires pour les versements vous permettent de modifier une date de paiement, de modifier un montant ou d’annuler un versement planifié.


2. Modifier le mode de paiement d’un abonnement ou d’un versement

Pour afficher un groupe de paiements, cliquez sur Abonnements ou Versements.

  • Cliquez sur l’icône «  » sous la colonne Actions pour modifier le mode de paiement d’un paiement spécifique ;

    ou

  • Sélectionnez plusieurs entrées sous la première colonne et cliquez sur l’icône « … » au-dessus de la colonne Actions pour modifier tous les modes de paiement simultanément.

Après avoir cliqué sur Modifier le mode de paiement, un nouveau tableau apparaît :

  • Le ou les paiements sélectionnés apparaissent en haut.

  • Choisissez un type de paiement (carte de crédit ou chèque électronique). Le client doit déjà avoir enregistré le type de paiement dans son compte utilisateur pour qu’un administrateur puisse le choisir.

  • Sélectionnez une carte de crédit ou un chèque électronique existant enregistré dans le compte utilisateur du client pour échanger le mode de paiement ; ou

  • Utilisez une autre carte ou chèque électronique et saisissez manuellement les détails du paiement.

  • Si nécessaire, ajoutez des commentaires (visibles aux administrateurs).

  • Sauvegardez.


3. Modifiez la date d’un versement, le montant ou annulez-le entièrement

Vous pouvez modifier la date ou le montant d’un versement, ou l’annuler si nécessaire. Les modifications sont limitées au(x) paiement(s) que vous sélectionnez et n’affecteront pas les autres paiements planifiés, les autres clients ou les plans de versement de votre organisation.

Cliquez ici pour voir comment modifier les abonnements du client à partir de l’onglet Affiliation.

📆 Modifier la date planifiée d’un versement

Sélectionnez le(s) versement(s) et cliquez sur Modifier la date prévue. Un nouveau tableau apparaîtra. La nouvelle date s’appliquera aux versements indiqués dans le tableau.

💸 Modifier le montant d'un versement

Sélectionnez le(s) versement(s) et cliquez sur Modifier le montant. Un nouveau tableau apparaîtra. Le nouveau montant s’appliquera aux versements indiqués dans le tableau.

Avant de modifier le montant d’un versement, nous recommandons de rechercher le numéro de facture applicable afin de vérifier quels versements sont déjà prévus.

Vous pouvez saisir le montant souhaité, qu’il soit inférieur ou supérieur à ce qui est nécessaire pour payer l'item admissible aux versements.

  • Si vous entrez une valeur supérieure au montant dû, le client obtiendra un dépôt dans son compte. Cliquez ici afin d’obtenir un exemple.

  • Si vous entrez une valeur inférieure au montant dû, un solde restera dans le compte.

🔴 Annuler un paiement par versement

Sélectionnez le(s) versement(s) et cliquez sur Annuler le paiement. Un nouveau tableau apparaîtra. Les versements planifiés dans le tableau seront annulés.

  • Cliquez sur Annuler le paiement. Un message de confirmation s’affiche lorsque le paiement est annulé.

👉 Vous pouvez afficher les versements annulés dans le sous-onglet Paiements à venir en filtrant les versements annulés.


4. Consulter et déposer des chèques physiques postdatés

Après avoir accepté le chèque physique postdaté d’un client comme moyen de paiement, une nouvelle section Chèques apparaîtra dans les Paiements à venir. Cliquez sous la colonne Actions pour :

  • Déposer le chèque: le paiement est appliqué dans la facturation du client, et l’enregistrement disparaîtra de la section Chèques. Votre organisation doit toujours déposer manuellement le chèque à la banque.

  • Annuler le paiement: s’il n’est plus nécessaire. L’enregistrement des chèques postdatés annulés peut être consulté en filtrant les chèques postdatés annulés.

👉 Cliquez ici pour savoir comment déposer massivement des chèques postdatés pour plusieurs clients.


5. Foire aux questions

  1. Quelles permissions sont requis pour accéder les paiements à venir ?

  2. Quels rapports sont disponibles pour suivre les paiements à venir ?

  3. Puis-je mettre à jour les paiements par abonnement et par versements simultanément en utilisant différents modes de paiement ?

  4. Lorsque j’essaie de mettre à jour un mode de paiement, on me propose uniquement de choisir une carte de crédit. Pourquoi ne puis-je pas choisir parmi deux types de paiements soit carte de crédit ou chèque électronique ?

  5. Un client peut-il modifier un paiement planifié ?

  6. J’ai mis à jour un mode de paiement en cliquant sur « Utiliser une autre carte ». Le client peut-il toujours suivre ce paiement dans son compte utilisateur ?

  7. Que signifie chacun de ces statuts de versement ?

  8. Que se passe-t-il si je modifie le montant d’un versement planifié avec un montant supérieur au montant facturé pour l'item ?

  9. Quelle est la différence entre un dépôt au compte et un crédit ?

  10. Puis-je être averti si un paiement à venir échoue ?

1) Quelles permissions sont requis pour accéder les paiements à venir ?

Un administrateur a besoin de la permission « Traitement des paiements » qui se retrouve parmi les permissions dans la groupe Clients.

2) Quels rapports sont disponibles pour suivre les paiements à venir ?

À partir du sous-onglet Rapports > Standard (dans la section des Paiements), vous trouverez:

Statut des versements: Téléchargez ce rapport si vous avez besoin de détails sur des paiements échelonnés. Il comprend un récapitulatif (et la somme) par statut de versement (accepté, annulé, refusé, etc.) selon le mode de paiement (excluant les paiements d’affiliations).

État des paiements par chèque électroniques: Ce rapport extrait tous les chèques électroniques qui ont été traités pendant la période définie. Il comprend le nom du client, le montant du paiement et le statut du chèque électronique et vous permet de savoir si des chèques électroniques ont été refusés.

Le Centre d'action de paiement est également un outil utile pour suivre, réessayer et/ou rejeter les paiements échoués. Il se trouve dans l'onglet Comptabilité et finance.

3) Puis-je mettre à jour les paiements par abonnement et par versements simultanément en utilisant différents modes de paiement ?

Vous pouvez appliquer un mode de paiement différent aux abonnements ou aux paiements par versement individuels en sélectionnant le paiement planifié et en cliquant sur Modifier le mode de paiement dans la colonne Actions.

Sélectionnez plusieurs abonnements ou plusieurs versements et cliquez sur l’icône

«  » au-dessus de la colonne Actions puis sélectionnez Modifier le mode de paiement afin d’appliquer le même mode de paiement à chaque paiement planifié sélectionné.

4) Lorsque j’essaie de mettre à jour un mode de paiement, on me propose uniquement de choisir une carte de crédit. Pourquoi ne puis-je pas choisir parmi deux types de paiements soit carte de crédit ou chèque électronique ?

Si un client n’a enregistré qu’une ou plusieurs cartes de crédit, votre seule option est de choisir une carte de crédit.

Si un client n’a enregistré qu’un ou plusieurs chèques électroniques, votre seule option est de choisir chèque électronique.

Si un client a enregistré les deux options à son compte, les deux options seront disponibles.

5) Un client peut-il modifier un paiement planifié ?

Lorsqu’un client paie son achat à la caisse à l’aide d’une carte de crédit ou chèque électronique enregistrée, il peut modifier le mode de paiement de ses paiements planifiés à partir de son compte utilisateur, qui met également à jour les détails du côté de l’organisation.

Si les informations de paiement d’un client n’ont pas été enregistrées lors du paiement au moment de l’achat, il devra contacter votre organisation afin qu’un administrateur puisse mettre à jour le mode de paiement dans le sous-onglet Paiements à venir.

Les clients ne peuvent pas modifier le montant d’un abonnement ou d’un versement ni annuler un paiement planifié sans contacter votre organisation.

6) J’ai mis à jour un mode de paiement en cliquant sur « Utiliser une autre carte ». Le client peut-il toujours suivre ce paiement dans son compte utilisateur ?

Les clients suivent leurs paiements planifiés par carte de crédit enregistrée ou un chèque électronique à partir de l’onglet Mode de paiement de leur compte utilisateur.

Si un administrateur met à jour le mode de paiement sur un paiement d’abonnement à l’aide d’une carte ou d’un chèque électronique différent, les clients peuvent consulter l’onglet Achats dans leur compte utilisateur pour suivre le paiement de ce paiement d'abonnement.

Si un administrateur met à jour le mode de paiement d’un paiement par versement à l’aide d’une carte ou d’un chèque électronique différent, les clients peuvent consulter l’onglet Facturation dans leur compte utilisateur pour suivre cet versement.

7) Que signifie chacun de ces statuts de versement ?

  • Planifié : Le paiement est planifié pour une date ultérieure.

  • Annulé : le paiement prévu a été annulé.

  • En traitement : En attente de la confirmation de paiement par chèque électronique.

  • En cours d'annulation : En attente de la confirmation de l’annulation.

  • Accepté : Le paiement a réussi.

  • Refusé : Le paiement n’a pas fonctionné.

  • Incertain/Organisation fermée : Statuts inutilisés qui seront supprimés.

8) Que se passe-t-il si je modifie le montant d’un versement planifié avec un montant supérieur au montant facturé pour l'item ?

Comme mentionné précédemment, vous pouvez modifier le montant d’un versement et indiquer une valeur différente, même si elle dépasse le montant de l'article facturé ou du solde global du compte du client.

Par exemple, un client achète pour un montant de 500 $. À la caisse, il paie 50 $ et trois versements de 150 $ sont prévus. À ce stade, il possèdera un solde actuel de 450 $ et un solde attendu de 0 $ (une fois tous les versements effectués).

Ci-dessous les trois versements planifiés dans le sous-onglet Paiements à venir.

Le client veut augmenter le versement du 1er novembre pour un total de 250,00 $.

Il s’agit d’un montant de 100 $ de plus que nécessaire ! À ce stade, le client possède un solde actuel de 450 $ et un solde prévu de (100,00 $).

Voyons ce qui se passe lorsque tous les paiements planifiés ont eu lieu.

Remarquez comment le dernier versement (le même qui a été augmenté) est partiellement concilié ? Étant donné que le versement était supérieur à ce qui était nécessaire pour payer la facture, il reste un dépôt au compte non concilié de 100 $. L’argent supplémentaire peut être utilisé pour de futurs achats, auquel cas vous pourrez concilier le reste du paiement avec une nouvelle facture.

Une fois tous les versements effectués, le client disposera d’un dépôt de compte non concilié de 100 $ sur son compte, qui pourra être utilisé pour de futurs achats. Ensuite, vous pouvez concilier le dépôt du compte avec la nouvelle facture.

9) Quelle est la différence entre un dépôt au compte et un crédit ?

Un dépôt au compte est conçu pour enregistrer des fonds dans le compte du client pour une utilisation ultérieure (ex. : bourses, avance de fonds, etc.) Un dépôt au compte peut exister même si le client possède un solde.

Un crédit est utilisé pour réduire le solde actuel sur le compte d’un client. Ce n’est pas une transaction qui affecte de l’argent réel. La création d’un crédit peut être utilisée pour apporter des ajustements au solde d’un client. Vous pouvez également créer un crédit afin de rembourser un client si vous ne souhaitez pas annuler la facture d’origine, car il est nécessaire d’ajouter un crédit avant de rembourser un client si le solde de son compte est de 0 $.

10) Puis-je être averti si un paiement à venir échoue ?

Oui! Dans le sous-onglet Compte > Préférences de messagerie, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par courriel lorsqu'un paiement échoue.

* Dernière mise à jour en mars 2022

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