Accessible dans Paramètres de l'agence, Administration des contacts, cette page réunit les réglages de durée et le suivi des contacts en attente de suppression. Elle est réservée aux administrateurs.

Trois réglages, exprimés en années, avec confirmation avant enregistrement, et une durée fixe :

La durée de validité du consentement, canal par canal : la période pendant laquelle un consentement reste valable.

La durée de conservation des données : la période pendant laquelle les données d'un contact restent dans le CRM. Elle part de la création du contact et repart à chaque consentement accordé : une nouvelle demande de la personne sur un formulaire, un accord enregistré depuis sa fiche ou transmis par une connexion API. Un échange, un appel ou un email, entrant comme sortant, ne la relance pas, pas plus qu'un retrait de consentement.

Ces durées sont indépendantes les unes des autres. Hors la durée du téléphone, ce sont des paramètres de votre agence : Avest fournit des valeurs de départ et n'en recommande aucune. Il vous appartient de les fixer au regard de vos pratiques et de vos propres obligations.

Un changement de durée ne recalcule pas les échéances déjà posées. Il s'applique aux contacts créés et aux consentements enregistrés après la modification, comme l'indique la fenêtre de confirmation avant enregistrement. Que vous allongiez ou que vous raccourcissiez la durée, les contacts existants conservent les échéances calculées au moment de leur création ou de leur dernier consentement. L'échéance d'un contact existant n'est recalculée que lorsqu'un nouveau consentement est enregistré sur sa fiche, à la suite d'un accord réellement donné par la personne : un enregistrement de consentement se fonde sur cet accord, jamais sur la seule volonté de mettre à jour une échéance.

La fin de la durée de conservation n'entraîne aucune suppression automatique : elle signale qu'un contact est devenu éligible à une suppression ou à une anonymisation, que vous restez libre de déclencher. Ces durées portent sur le fonctionnement du CRM et ne se substituent pas aux durées de conservation que votre activité vous impose par ailleurs.

Le Fichier contacts affiche deux colonnes dédiées, Consentement et Conservation, avec la date d'échéance de chaque contact. Une pastille orange signale un Consentement expiré ou une Conservation expirée. Vous pouvez également filtrer la liste sur Fin de consentement ou sur Fin de conservation pour isoler les contacts arrivés à échéance.

La page liste tous les contacts en délai de grâce, triés par échéance : les plus proches de la suppression définitive en haut, avec pour chacun la ligne Suppression définitive le. Pour chacun, vous pouvez Restaurer la fiche tant que le délai court. Passé ce délai, la suppression devient définitive. Ce délai est fixe et n'est pas paramétrable par votre agence.

Les actions groupées ne se lancent pas depuis cette page mais depuis le Fichier contacts. Filtrez la liste sur Fin de consentement ou Fin de conservation, sélectionnez les lignes à traiter, puis utilisez la barre d'actions qui apparaît, 500 contacts au plus. Elle propose « Mettre à jour le consentement », « Anonymiser » et « Supprimer ».

« Mettre à jour le consentement » s'applique à tous les contacts cochés, sans condition d'administration. Cette fenêtre n'enregistre qu'un recueil : elle ne lit pas l'état des contacts sélectionnés et ne permet pas de retirer un consentement. En la validant, vous attestez avoir recueilli le consentement explicite de chacune des personnes sélectionnées, pour les canaux cochés. Ne l'utilisez que pour des contacts dont vous pouvez démontrer l'accord un par un.

Le ciblage et la sélection se font à la main, ligne par ligne. Il n'existe pas de sélection automatique par origine du contact, par date de création ou par étape des transactions liées.

Vérifiez votre sélection avant de valider. Pour « Anonymiser » et « Supprimer », les contacts situés hors de votre périmètre d'administration sont ignorés, et la fenêtre de confirmation vous indique combien. Aucune autre exclusion n'est appliquée : il vous revient de retirer de la sélection les contacts liés à un mandat, une offre, une promesse ou une location, en cours ou passés.

Le détail de ces actions groupées figure dans les actions sur une fiche contact.

Cet article décrit les fonctions disponibles dans Avest à la date de sa dernière mise à jour. Les fonctions évoluent : en cas de doute, l'application fait foi.