Prérequis
Disposer d'une annonce publiée sur le site web de l'agence pour le projet de vente
L'acquéreur doit avoir une fiche acquéreur à l'étape « À qualifier » ou « En recherche », rattachée au même groupe d'agences que le projet de vente
L'acquéreur doit avoir une adresse email renseignée, qui ne soit pas sur liste noire : désinscription, échec de remise, signalement comme spam, ajout manuel ou opposition RGPD
Marche à suivre
Rendez-vous sur la fiche du projet de vente concerné.
Ouvrez l'onglet « Rappro. ».
Dans la section « Nouveaux rapprochements », cliquez sur la ligne de l'acquéreur à qui vous souhaitez envoyer l'annonce pour le sélectionner. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
Dans la barre de sélection, cliquez sur le bouton « Proposer », l'icône en forme d'avion en papier, puis sur « Proposer par email ». Pour un seul acquéreur, vous pouvez aussi survoler sa ligne et cliquer directement sur l'avion en papier. L'email s'ouvre, prérempli avec l'annonce et le ou les acquéreurs sélectionnés.
Vérifiez le message, cliquez sur « Envoyer email », dont le chiffre indique le nombre de destinataires, puis confirmez l'envoi.
Depuis l'onglet Rappro. de la fiche de vente, vous pouvez envoyer l'annonce directement aux acquéreurs listés.
Vérifier que l'envoi a bien été effectué
Pour confirmer qu'un acquéreur a bien reçu l'email :
Ouvrez la fiche acquéreur de la personne concernée.
Consultez l'onglet « Activités ». Les emails sont aussi regroupés dans l'onglet « Emails ».
Repérez les activités marquées d'une icône éclair : elles indiquent un envoi depuis Avest.
Le statut d'ouverture (une coche pour non ouvert, deux coches pour ouvert) n'est pas encore suivi pour les annonces envoyées : ces emails restent affichés avec une coche, même s'ils ont été ouverts.
Cliquez sur l'aperçu pour voir le détail du message envoyé.
Points d'attention
Contexte multi-agences : la liste de rapprochement couvre toutes les agences du groupe. Si l'acquéreur est rattaché à une agence du groupe à laquelle vous n'avez pas accès, il apparaît avec la mention « Accès interdit » et vous ne pouvez pas le sélectionner. S'il est rattaché à un autre groupe d'agences, il n'apparaît pas dans la liste.
Fiche archivée : si la fiche acquéreur est archivée, l'acquéreur n'apparaît pas dans les rapprochements et ne peut donc pas recevoir l'annonce. Désarchivez la fiche avant l'envoi.
Email sur liste noire : si l'adresse email de l'acquéreur est sur liste noire, par exemple après une désinscription, elle est écartée de l'envoi et l'email ne lui sera pas envoyé.
Consentement : si l'acquéreur n'a pas de consentement actif pour le démarchage par email, il est retiré par défaut de l'envoi. Pour l'inclure malgré tout, activez l'option « Inclure le contact sans consentement dans l'envoi » dans la liste des destinataires.
Acquéreur déjà contacté : si le bien lui a déjà été proposé, il n'apparaît plus dans « Nouveaux rapprochements » mais dans « Rapprochements proposés ». Sélectionnez-le dans cette section pour lui reproposer le bien.
Résultat
L'acquéreur reçoit un email contenant les informations de l'annonce. L'envoi est tracé dans l'historique des activités de la fiche acquéreur, et l'acquéreur passe dans la section « Rapprochements proposés » de la fiche de vente.
Envoyer plusieurs annonces dans un même email : c'est possible depuis la fiche acquéreur.
1. Ouvrez la fiche acquéreur, onglet « Rapproc. ».
2. Dans la section « Nouveaux rapprochements mandats signés », cliquez sur les biens à proposer pour les sélectionner.
3. Cliquez sur « Proposer », puis sur « Proposer par email » : l'email s'ouvre avec toutes les annonces sélectionnées. Les biens sans annonce publiée sont ignorés.
4. Ajoutez ou retirez des annonces si besoin depuis le champ « Annonces » de l'email, puis cliquez sur « Envoyer email » et confirmez.
Vous pouvez aussi passer par le menu « … » de la fiche acquéreur, puis « Envoyer des annonces » et « Envoyer par email ». L'envoi par SMS reste limité à une seule annonce.