Werk je in het basisonderwijs én werk je op school met Basispoort? Dan hebben wij goed nieuws voor je. Je kunt namelijk een koppeling tussen Basispoort en Basicly maken. Dit heeft twee voordelen:
Groepen, leerlingen en klassen worden automatisch gesynchroniseerd met Basispoort;
Leerkrachten en leerlingen kunnen inloggen bij Basicly via Basispoort.
⚠️ BELANGRIJK VOORAF!
Let goed om de onderstaande punten wanneer je de koppeling met Basicly gaat maken:
Zorg ervoor dat de persoon met de ICT-coördinator rol in Basispoort de koppeling met Basicly maakt;
Wanneer je al met Basicly werkt en je wil de voortgang van je leerlingen behouden? Dan is het belangrijk om éérst - voordat je de koppeling met Basispoort maakt - te zorgen dat de informatie in Basicly overeenkomt met die van Basispoort. Zorg ervoor dat de klassen van het huidige schooljaar klaarstaan met:
de juiste naam
de juiste leerlingen en
het juiste startjaar
Maak daarna pas de koppeling per klas. Je hebt nu de mogelijkheid om bestaande leerlingen te matchen met de leerlingen in Basispoort. Op deze manier zorg je ervoor dat de juiste groepen, leerkrachten en leerlingen gekoppeld worden én niet dubbel in het systeem komen te staan;
Wanneer je al met Basicly werkt en je wil de voortgang van je leerlingen niet behouden? Sla dan gerust de vorige stap over. Verwijder alle oude klassen en leerlingen en maak dán de koppeling met Basispoort.
Twijfel je of heb je vragen? Neem dan contact op via de chat.
Hoe maak ik een koppeling met Basispoort?
Log in bij Basispoort en ga naar Beheer. Klik vervolgens op het tabblad Uitgeverijen om daar het schuifje voor Basicly aan te zetten. Hiermee geef je aan dat wij als Basicly de gegevens uit Basispoort mogen importeren. Vergeet niet om dit op te slaan!
Controleer eerst of je in Basispoort alle rechten voor Basicly open hebt staan. Zo ja, ga dan vervolgens naar je account in Basicly (rechts bovenin) en klik vervolgens op Basispoort.
Je komt nu in een scherm waarin je de koppeling kunt maken met Basispoort. Op basis van jullie brin code en postcode wordt een suggestie gedaan van jullie Basispoort account. Check of dit klopt en zo ja, klik dan op ‘School koppelen’. Klopt er iets niet? Neem dan contact op via de chat zodat we mee kunnen kijken.
Na het koppelen van de school krijg je de optie om aan te geven welke groepen je vanuit Basispoort wilt importeren. Er zijn hier twee mogelijke situaties:
Jullie beginnen net met Basicly en er staan nog geen groepen in Basicly. Selecteer de groepen waarmee jullie met Basispoort werken en geef aan dat ze als nieuwe groep in het systeem gezet mogen worden.
Jullie werken reeds met Basicly en willen bestaande groepen aan groepen uit Basispoort koppelen. In dit geval koppel je de groepen in Basicly aan de juiste groepen in Basispoort.
Na het koppelen krijg je een overzicht te zien van alle groepen en leerlingen die je vanuit Basispoort hebt geselecteerd. Vervolgens zijn er twee mogelijke situaties:
Jullie beginnen net met Basicly en er staan nog geen leerkrachten en leerlingen in Basicly. Dan kunnen alle leerkrachten en leerlingen als nieuwe gebruikers worden geïmporteerd vanuit Basispoort. Als de koppeling geslaagd is komt er een koppelteken (∞) voor de groepsnaam te staan.
Jullie werken al met Basicly en hebben reeds leerkrachten en leerlingen in Basicly staan. In deze situatie word je eenmalig gevraagd om aan te geven welke leerlingen en leerkrachten vanuit Basispoort gekoppeld moeten worden aan de leerlingen en leerkrachten in Basicly. Basicly doet een suggestie, dus in het gros van de gevallen hoef jij alleen nog te controleren of het klopt. Nog niet bestaande leerlingen of leerkrachten kunnen dan alsnog als nieuwe gebruiker worden toegevoegd. Als de koppeling geslaagd is komt er een koppelteken voor de groepsnaam te staan.
Na deze stap staan alle leerkrachten, leerlingen en groepen in Basicly en kunnen jullie vanuit Basispoort naar Basicly. Iedere avond wordt er een update van Basispoort gedaan zodat de groeps- en leerlingadministratie altijd synchroon loopt met Basispoort.
Bij het koppelen van de klas wordt meestal het niveau van de desbetreffende groep automatisch ingesteld. Het kan voorkomen dat deze informatie niet meegestuurd wordt door Basispoort. In dat geval is het belangrijk om handmatig het niveau van de klassen te selecteren. Klik daarvoor in de klas op 'aanpassen' > selecteer het niveau van de groep > 'klas opslaan'.
Hoe controleer ik of de koppeling goed werkt?
Synchronisatie
De koppeling werkt naar behoren wanneer leerlingen en klassen in Basispoort overeenkomen met leerlingen en klassen in Basicly. Voeg je bijvoorbeeld een nieuwe leerling toe aan Basispoort? Dan zal deze leerling uiterlijk de volgende dag ook in Basicly te vinden moeten zijn, in de juiste klas.
Single Sign On
Wanneer leerlingen en leerkrachten het platform van Basicly openen via Basispoort (of een tussenprogramma), hoeven ze niet meer in te loggen met hun (gebruikersnaam en) wachtwoord. Wordt er wél om inloggegevens gevraagd, dan is de koppeling met Basispoort niet goed verlopen óf je logt niet in via Basispoort (of een tussenprogramma als MOO).
👉 Let op: het is dus belangrijk om te controleren of jullie via de juiste weg inloggen om de koppeling volledig te benutten. Log je in via Basispoort? Dan zou je gebruik moeten kunnen maken van Single Sign On. Log je in via een tussenprogramma als bijvoorbeeld MOO of Cloudwise, dan is dit programma als het goed is gekoppeld aan Basispoort en kun je ook dan gebruikmaken van Single Sign On. Werkt dit niet of zie je in jullie programma geen Basicly tegel staan? Zorg er dan voor dan in dat specifieke programma Basicly tussen de tegels met aanbieders komt te staan.
Veelgestelde vragen:
1️⃣ Wat gebeurt er met de reeds opgebouwde voortgang van de leerlingen?
De voortgang van leerlingen blijft behouden wanneer je de juiste leerling vanuit Basispoort koppelt aan de bijbehorende leerling in Basicly. De koppeling met Basispoort verandert daar niets aan.
2️⃣ Wat gebeurt er met de reeds opgebouwde voortgang van de klassen?
Ook deze voortgang blijft behouden. Net als met de leerlingen wordt de voortgang van de groep bewaard na de koppeling.
3️⃣ Welk type gebruiker kan een koppeling met Basispoort tot stand brengen?
Wij adviseren om alleen de persoon met de ICT-coördinator rol in Basispoort de koppeling met Basicly te maken. Deze persoon moet in Basicly ook de coördinator-rol hebben. Via je ‘profiel’ rechts bovenin kun je bekijken of je die rol hebt. Heb je deze rol niet, dan kun je bij het overzicht van leerkrachten zien wie deze rol wel heeft.
4️⃣ Wat zijn de voordelen van de koppeling met Basispoort?
Het grootste voordeel is dat leerlingen en leerkrachten via Basispoort kunnen inloggen bij Basicly. Hiervoor hoeven zij geen aparte inlog meer te gebruiken, maar kunnen ze bij Basicly via hun vertrouwde Basispoort omgeving.
Verder houdt de koppeling in dat het klassenmanagement in Basicly synchroon loopt met Basispoort. Wijzigingen aan leerkrachten, leerlingen en groepen in Basispoort worden automatisch overgenomen door Basicly en zijn vanaf de volgende dag zichtbaar.
5️⃣ Mijn samenstelling van groepen in Basicly is anders dan in Basispoort. Wat nu?
Het kan voorkomen dat je de groepsindeling in Basicly anders georganiseerd hebt dan het in Basispoort staat. Wanneer je koppelt met Basispoort dan wordt de groepsindeling van Basispoort overgenomen. Het is niet mogelijk om via Basicly aparte groepen aan te maken die niet in Basispoort staan.
6️⃣ Is het nog mogelijk om los van Basispoort groepen en leerlingen aan te maken?
Het antwoord is nee. Na de koppeling is Basispoort leidend. Vanaf dit moment is het niet meer mogelijk om los van Basispoort groepen en leerlingen aan te maken. Dit om te voorkomen dat gegevens van groepen, leerlingen en leerkrachten door elkaar gaan lopen. Als je nieuwe groepen of leerlingen wilt toevoegen, dien je dit te doen via het Leerlingenadministratiesysteem. Na de synchronisatie wordt dit meegenomen.
7️⃣ Krijgen mijn collega's een mail wanneer de koppeling gemaakt is om hen te laten weten dat zij in kunnen loggen?
Nee, collega's ontvangen geen mail. Zij kunnen vanuit Basispoort direct doorklikken naar Basicly. Het is goed om hen hier zelf nog even van op de hoogte te stellen.
8️⃣ Kan ik een gekoppelde leerkracht weer ontkoppelen?
Dat kan. Bijvoorbeeld wanneer je per ongeluk een collega hebt geïmporteerd die niet met Basicly werkt. Om hem of haar te ontkoppelen doorloop je deze stappen:
Klik op je profiel;
klik op Leerkrachten;
klik op de specifieke leerkracht;
klik rechtsboven op de groene knop 'ontkoppelen' en
klik vervolgens op de groene knop 'verwijderen'.
9️⃣ Kan ik een gekoppelende klas ontkoppelen?
Dat kan. Bijvoorbeeld wanneer je per ongeluk de verkeerde klas gekoppeld hebt. Wil je de klas ontkoppelen? Doorloop dan de volgende stappen:
Klik op je profiel;
klik op 'Klassen';
klik op de desbetreffende klas;
klik rechtsboven op 'loskoppelen' en
koppel nu de juiste groep zoals je dit al eens gedaan hebt.
1️⃣0️⃣ Ik heb al een koppeling met MOO, maar wil koppelen met Basispoort. Wat nu?
Heb je in het verleden een koppeling gemaakt tussen Basicly en MOO? Geen probleem. Ga als volgt te werk:
Klik op je account in Basicly (rechts bovenin) en klik vervolgens op je profiel.
Schakel vervolgens de koppeling met MOO uit door het schuifje ‘actief’ om te zetten, zodat dit grijs wordt.
Nu is de koppeling met MOO uitgeschakeld en kun je vanaf hier de stappen uitvoeren als uitgelegd bij punt 1 in dit artikel.
Geef vervolgens in MOO aan dat jullie Basicly als aanbieder toe willen voegen aan jullie overzicht, zoals jullie dat ook met andere aanbieders doen.
Roepen de bovenstaande punten vragen bij je op?
Benader ons dan gerust via robert@basicly.co