Contexto
Ana es dueña de una distribuidora mayorista. Lleva su contabilidad en otro sistema y quiere centralizarla en Bind ERP para evitar procesos duplicados y errores de captura, tener su información contable al día y consultar sus estados financieros en tiempo real. El problema: necesita migrar sus saldos contables a Bind y no conoce los pasos para hacerlo.
Objetivo del caso de uso
Migrar tus saldos contables de otro sistema a Bind ERP y activar tu contabilidad en un solo proceso, cargando tu catálogo y balanza en XML.
Cómo lo resuelve Bind
Bind ERP te permite activar la contabilidad cargando dos archivos de contabilidad electrónica en formato XML: tu Catálogo de cuentas (a tercer nivel) y tu Balanza de comprobación. Con ellos, el sistema da de alta tus cuentas contables, carga tus saldos iniciales y genera automáticamente una póliza de diario con esos saldos. Todo se hace desde el módulo de Contabilidad.
Flujo narrado
1. Ana revisa que sus saldos estén cuadrados
Antes de activar la contabilidad, Ana se asegura de que los saldos administrativos de sus módulos en Bind coincidan con los de la balanza de comprobación que va a cargar.
Por ejemplo, que el total de Cuentas por cobrar (CxC) en Bind sea igual al saldo de Clientes en su balanza del otro sistema.
Si tienes dudas sobre si tus montos son correctos, revisa ¿Qué debo saber antes de activar la contabilidad en Bind ERP?
2. Ana prepara sus archivos XML
Ana tiene a la mano sus dos archivos de contabilidad electrónica en formato XML:
Su Catálogo de cuentas, configurado a tercer nivel(único válido).
Su Balanza de comprobación.
3. Ana entra al módulo contable
Ana va a Contabilidad > Reportes financieros.
4. Ana elige activar la contabilidad con XML
Aparece la pantalla de activación y Ana hace clic en Activar contabilidad.
Nota: si no te aparece esta pantalla, significa que la contabilidad ya está activada en tu empresa.
5. Ana carga su Catálogo de cuentas
Primero, Ana carga el XML de su Catálogo de cuentas a tercer nivel. Al hacerlo, le aparece un mensaje en rojo.
No se preocupa: hace clic en Siguiente. Si en la siguiente pantalla el mensaje en rojo sigue apareciendo, entonces sí debe revisar que:
Esté subiendo el archivo correcto.
El archivo tenga terminación .xml.
El catálogo esté configurado exclusivamente a tercer nivel.
Nota: si después de cargar el archivo la pantalla aparece como si no hubieras seleccionado nada, solo haz clic en Siguiente para continuar.
6. Ana carga su Balanza de comprobación
Después, Ana carga el XML de su Balanza de comprobación y hace clic en Siguiente.
Nota: si aparece un mensaje de archivo incorrecto, revisa que estés subiendo el archivo correcto y que tenga terminación .xml.
7. Ana revisa que los saldos cuadren
Con los dos archivos cargados, Bind le muestra a Ana el resumen de su balanza para que valide los saldos. En su caso, los totales coinciden: Cargos $5,980,285.50 y Abonos $5,980,285.50. Como todo cuadra, hace clic en Importar cuentas con saldo.
8. Bind carga las cuentas y los saldos
El sistema ejecuta el proceso de carga de las cuentas contables y sus saldos.
9. Bind genera la póliza de diario
Al terminar, Bind le muestra a Ana la póliza de diario que creó automáticamente con sus saldos iniciales.
Resultado
¡Listo! Ana cargó sus saldos iniciales y activó su contabilidad en un solo proceso.
Ahora:
Ya no duplica procesos: Bind es su única fuente de información contable confiable.
Tiene su información al día: su catálogo de cuentas y su balanza están integrados, así que sus registros financieros quedan alineados y actualizados.
Consulta sus estados financieros en tiempo real: con el módulo de contabilidad activado, monitorea su situación financiera sin esperar reportes externos.
Nota: Si quieres conocer la otra forma de activar la contabilidad, consulta Activar la contabilidad en Bind ERP.