Het begrijpen van de complexiteit van de structuur van een zakelijke entiteit is van cruciaal belang in ieder KYC-proces. In dit artikel leggen wij uit hoe u gebruik kunt maken van de KYC Suite om dit bij te houden.
Inhoudsopgave
Vertegenwoordiging en eigendomsstructuur
In de KYC Suite maken wij onderscheid tussen twee structuren:
Vertegenwoordigingsstructuur
Deze structuur laat zien door wie/wat een entiteit of product wettelijk vertegenwoordigd wordt.
Eigendomsstructuur
Deze structuur laat zien door wie/wat een entiteit in bezit is.
In de Client File is er een overzicht beschikbaar voor elke relatie en elk product. De product-structuur ondersteund enkel de weergave van de inkomende connecties. De relatie-structuur ondersteund wel de weergave van de gehele structuur, zowel binnenkomende als uitgaande connecties.
Voorbeeld structuur
In de onderstaande structuur worden beide structuren tegelijkertijd weergegeven:
Door te klikken op "Toon vertegenwoordiging" zal enkel de vertegenwoordiging worden getoond:
Door te klikken op "Toon eigendom" zal enkel de eigendomsstructuur getoond worden:
Connectie typen
In de KYC Suite ondersteunen wij twee type connecties: eigendom en (wettelijke) vertegenwoordiging.
Een connectie bestaan alleen tussen twee partijen en heeft een richting.
Bijvoorbeeld: een UBO is eigenaar van een bedrijf. Een bedrijf is eigendom van een UBO. Hier wordt de richting van de eigendomsconnectie geduid met "eigenaar van" of "eigendom van"
Vertegenwoordiging
Een entiteit "vertegenwoordigd" of wordt "vertegenwoordigd door" een andere entiteit.
Momenteel ondersteund de KYC Suite het vertegenwoordigen van een zakelijke entiteit, een natuurlijk persoon die een gezamenlijke rekening vertegenwoordigd of een natuurlijk persoon die een kind-rekening vertegenwoordigd.
Eigendom
Een entiteit is "eigenaar van" of "eigendom van" een andere entiteit.
Zakelijke entiteiten en gezamenlijke rekeningen kunnen eigendom zijn van een andere entiteit. Een natuurlijk persoon kan nooit eigendom zijn van een andere entiteit.
Eigendom kan worden uitgedrukt in een "eigendom percentage", dit kan gebruikt worden om de grootte van een aandeel te duiden.
Wijzigen van connecties
Zodra een entiteit geregistreerd staat in de Client File kunnen de connecties hiervan aangepast/gewijzigd worden.
Notitie: Het wijzigen van connecties kan gedaan worden in het connecties-scherm niet in het juridische structuur-venster.
Connecties toevoegen
Nieuwe connecties kunnen worden toegevoegd aan bestaande entiteiten in de Client File. Wanneer je een connectie wenst toe te voegen aan een entiteit die nog niet bestaat, dient deze eerst aan de Client File toegevoegd te worden. Bijvoorbeeld, via het onboardingsproces, of door de betreffende entiteit te importeren.
Voorbeeldscenario's
Een tweede vertegenwoordiger toevoegen voor een kind-rekening;
Een nieuwe UBO toevoegen voor een zakelijke entiteit.
Notitie: Momenteel ondersteunen wij nog niet het toevoegen van connecties bij gezamenlijke rekeningen.
Connecties verwijderen
Bestaande connecties kunnen worden verwijderd. Bij het verwijderen van een connectie wordt er een taak gecreëerd. Het verwijderen van een connectie in de Client File moet namelijk worden goedgekeurd door een gebruiker die gemachtigd is dit te doen.
Het is niet mogelijk meerdere connecties tegelijkertijd te verwijderen. We begrijpen dat dit een omslachtig proces kan zijn. Laat het ons weten als u het optimaliseren van dit proces op prijs stelt, zodat wij weten dat dit een gewenste functionaliteit is.
Een audit trail wordt bijgehouden en is te vinden...
... in het Activiteiten logboek van de entiteit wiens connectie is verwijderd;
... op de Taken-pagina, waar er gefilterd kan worden op alle taken die gerelateerd zijn aan veranderingen in connecties.
Wijzigen eigendom percentage
Het wijzigen van eigendom percentages is mogelijk door bij een connectie te klikken op het potlood-icoon onder "Eigendom percentage". Hier kan de ingevoerde waarde gewijzigd worden. Het is ook mogelijk het huidige percentage te verwijderen door deze te legen.
Notitie: Er is geen ingebouwde check om ervoor te zorgen dat de percentages optellen tot 100%. U bent dus vrij om aandelen te verdelen voor zover die bij u bekend zijn.