ניהול צוות במערכת

לשונית הצוות במערכת מרכז את כלל הנושאים הקשורים לאנשי הצוות של בית העסק: זמינות שבועית, ניהול משתמשים פעילים, הקצאת הרשאות, תצוגת כרטיס משתמש אישי והגדרת תנאי שכר. בנוסף, ניתן לקבוע אילו התראות יקבל איש הצוות מהמערכת. כלי זה מסייע בניהול אפקטיבי של אנשי הצוות תוך שמירה על שליטה מלאה בגישה של כל משתמש למערכת ובתיעוד פעילותו.

במערכת קיימות מספר פעולות עיקריות לניהול הצוות, והן מאפשרות שליטה מלאה על המשתמשים, הזמינות שלהם, התראות והגדרות נוספות:

בצד ימין של המסך תמצאו את אייקון "צוות" דרכו תוכלו לגשת לכל הכלים הרלוונטיים לניהול אנשי הצוות כולל הוספה, עריכה, הרשאות וזמינות.

בעת גיוס מדריך או נציג חדש, תוכלו להקים לו משתמש מערכת כך שיוכל להכנס למערכת הניהול ולפעול בהתאם לתפקידו.

צוות > ניהול משתמשים > לחיצה על כפתור הפלוס בצד שמאל בתחתית המסך > מילוי פרטי איש הצוות > שיוך הרשאה מתאימה > שמירה.

עם השמירה, המערכת תשלח באופן אוטומטי קישור התחברות ישיר למייל שהוזן כך שאיש הצוות יוכל להתחיל לעבוד מיידית עם ההרשאות שקיבל.
​
​איך מקימים איש צוות שכבר עובד בסטודיו של בוסטאפ?

על מנת להקים איש צוות שכבר מוקם במערכות בוסטאפ נוסיף למייל שלו המשמש גם כשם משתמש בעת ההקמה וההתחברות +1 לפניי השטרודל , במידה ו+1 לא עובד יש להמשיך בסדר כרונולוגי עד שהמערכת מאפשרת להקים את המשתמש.

לדוגמא:

במידה והמייל הרגיל של המשתמש הוא noam@gmail.com אך הוא נמצא כבר בשימוש

נוסיף לו +1 לפניי השטרודל : noam+1@gmail.com

במידה ו+1 לא עובד נמשיך בסדר כרונולוגי ל+2,+3,+4 וכן הלאה.

לכל איש צוות קיים כרטיס משתמש שבו מרוכזים פרטיו והגדרותיו. במידת הצורך ניתן לעדכן את פרטיו, לאפס סיסמה, לשנות את סטטוס הפעילות, או לקבוע האם יוצג ללקוחות לצורך שיבוץ תורים.

צוות > ניהול משתמשים > שלוש נקודות ליד שם איש הצוות > עריכת כרטיס משתמש.

כדי לאפשר שיבוץ תורים לפי זמני עבודה בפועל, ניתן להגדיר משמרות עבור כל איש צוות. תצוגת זמינות שבועית מציגה את כלל הצוות וכוללת יכולת עריכה נוחה.

צוות > זמינות צוות> לחיצה על כפתור עריכה בתחתית היום הרצוי > קביעת טווח שעות משמרת > סימון כמשמרת קבועה (אם רלוונטי) > שמירה.

שיבוץ משמרות נכון מייעל את תהליך קביעת התורים ללקוחות הם יכולים לראות אילו מדריכים זמינים ומתי.

ניתן לייצא את לוח הזמינות כקובץ חיצוני. בנוסף, ניתן להציג רק מדריכים מסוימים לפי הצורך.

בצד שמאל למעלה בתצוגת זמינות > לחיצה על "ייצוא" או שימוש במסנן אנשי צוות.

כל איש צוות יכול לקבוע אילו התראות הוא יקבל מהמערכת, ובאילו ערוצים לדוגמה, התראות על שיבוץ תור חדש, הודעת ביטול, או משימה שנקבעה לו.

חשבון שלי > אזור אישי > התראות > הפעלת/כיבוי ערוצי התראה (Push, מייל, וואטסאפ).

התאמת ההתראות תורמת להתנהלות שוטפת מדויקת, מבלי לפספס פעולות חשובות.

שינוי סטטוס משתמש (פעיל / לא פעיל)- איש צוות שהסטטוס שלו יוחלף ללא פעיל יאבד את גישתו למערכת הניהול בסטודיו.

איפוס סיסמה ושליחה למייל - במידה ואיש הצוות לא מצליח להתחבר ניתן לאפס לו את הסיסמא ולשלוח לו את פרטי ההתחברות ישירות למייל באופן הבא:

כניסה לצוות> ניהול משתמשים> לחיצה על המשתמש הרצוי> עדכון סיסמא>לאחר הזנת הסיסמא החדשה יופיע כפתור שמור, לאחר התחברות ראשונית עם פרטי ההתחברות המשתמש יוכל לאמת את מספר הטלפון שלו ולהתחבר בעזרת טלפון וקוד אימות בקלות.

שימו לב: שם המשתמש תמיד יהיה המייל המעודכן במערכת

האם איש הצוות נותן שירות- קובעים אם המשתמש יכול להופיע כאיש צוות שנותן שירותים לשיעורים במידה וההגדרה דלוקה איש הצוות יופיע ללקוח בעת קביעת אימון אישי.

התחברות של איש צוות ל2 עסקים ומעבר ביניהם-

כאשר מדריך עובד ב2 סטודיואים עליו להתחבר למערכת באופן הבא

ראשית יש לוודא שהוא אכן מוקם כמדריך ב 2 הסטודיואים הרלוונטיים ולאחר מכן להנחות אותו לפעול לפי השלבים הבאים:

1. כניסה למערכת הניהול

2. התחברות לסטודיו הראשון עם שם המשתמש והסיסמא שנשלחו לו

3. ביצוע אימות טלפוני

4. התנתקות מהמערכת הראשונה על ידי לחיצה על כפתור החשבון שלי> התנתקות

5. התחברות לסטודיו השני עם פרטי ההתחברות שנשלחו

6. ביצוע אימות טלפוני

7. לאחר ביצוע האימות הטלפוני השני הוא יוכל לבצע מעבר מסטודיו לסטודיו על ידי כניסה לחשבון שלי> המקומות שלי

המערכת תומכת במגוון מודלים של שכר, שניתנים להתאמה אישית לפי הצורך. לכל מדריך ניתן לשייך שיטת חישוב אחת או מספר שיטות שונות עבור תפקידים שונים:

תעריף שעתי: משמש לחישוב שכר לפי שעות עבודה כלליות.

לדוגמא: לפי כניסה ויציאה מהמערכת.

שכר לפי שעת אירוע: מחשב שכר רק על בסיס שיעורים או טיפולים בפועל בהתאם למשך האירוע.

מחיר פיקס לתור: סכום קבוע שישולם לכל תור, ללא קשר לאורך הפעילות.

שכר לפי מספר נוכחים: מתאים לשיעורים קבוצתיים – אפשר לקבוע מדרגות תשלום לפי כמות משתתפים בשיעור. לדוגמה:

על 0–4 משתתפים > 200 ₪

על 5–8 משתתפים > תוספת של 250 ₪

כך שהסכום הכולל יכול להגיע ל-450 ₪ בהתאם לגודל הקבוצה.

ניתן להגדיר אם לקוחות שלא הגיעו (הבריזו) יכללו בחישוב.

לאחר החלת הגדרות השכר על המשתמש ניתן לראות את חישובי השכר בדוחות ייעודיים תחת דוחות> דוחות חישובי שכר

ניהול ההרשאות במערכת מאפשר להגדיר לכל איש צוות בדיוק את הגישה הרלוונטית עבורו לצפייה בלבד, לפעולה חלקית או לניהול מלא. כך ניתן להבטיח שלכל עובד תהיה גישה רק למה שהוא צריך, בהתאם לתפקידו בבית העסק.

ההרשאות בנויות לפי תבניות עם שמות לבחירתכם לדוגמא:"מנהל", "מדריך", "קבלה" כך שניתן להקצות אותה תבנית לכמה אנשי צוות במקביל. אין צורך ליצור הרשאה נפרדת לכל אדם.

ההרשאה הכללית ביותר היא הרשאת מנהל והיא הרשאה שנמצאת במערכת עם ההקמה ואינה ניתנת לעריכה ההרשאה כוללת גישה מלאה לכל חלקי המערכת. לעומת זאת, בהרשאות שיוקמו על ידי העסק (כמו הרשאת מדריך) ניתן לבחור שהן יכללו רק גישה ליומן, נוכחות, וכדומה ללא גישה להגדרות או לדוחות.

על מנת להקים הרשאה יש לבצע את השלבים הבאים:

כניסה לצוות > ניהול הרשאות > לחיצה על כפתור הפלוס בתחתית המסך > הזנת שם ההרשאה > בחירת הרשאות לפי קטגוריות (כמו: ניהול לקוחות, צפייה ביומן, דיווח נוכחות, קופה, הגדרות) > שמירה

בסיום, ניתן לשייך את ההרשאה שנבנתה לכל איש צוות חדש או קיים דרך כרטיס המשתמש שלו באופן הבא:

צוות > ניהול משתמשים > שלוש נקודות ליד שם איש הצוות > עריכת כרטיס משתמש > שדה "הרשאה" > בחירת ההרשאה המתאימה > שמירה

ניתן בכל שלב לערוך משתמש קיים, לעדכן זמינות, לשנות הרשאות, ולהחיל הגדרות שכר חדשות לפי הצורך. בנוסף, ניתן להעביר משתמשים לסטטוס "לא פעיל" אך לא ניתן למחוק אותם לגמרי.

איך מוסיפים איש צוות חדש למערכת?

האם אפשר להגביל את הגישה של איש צוות לחלקים מסוימים במערכת?

איך מגדירים את הזמינות של אנשי הצוות לשיבוצים?

אפשר לייצא את זמינות הצוות לקובץ נפרד?

איך שולחים מחדש פרטי התחברות לאיש צוות?

האם ניתן לקבוע שכר משתנה לפי מספר משתתפים בשיעור?

מה קורה כשמשנים סטטוס של איש צוות ל"לא פעיל"?

איך איש צוות יכול לנהל את ההתראות שהוא מקבל מהמערכת?

מה עושים אם איש צוות לא מופיע כאופציה לבחירה בעת קביעת תור?

ניתן לעדכן את ההרשאות הרלוונטיות תחת צוות> ניהול משתמשים במערכת.