Mit dieser Funktion kannst du alle Lehrkräfte verwalten, die eine Vertretung benötigen. Mit dem Vertretungs-Tool können abwesende Lehrkräfte ihre Kurse anderen Lehrkräften anbieten, damit diese sich als Vertretung eintragen können. So verwaltest du die Abwesenheiten deiner Lehrkräfte ganz einfach.
ℹ️ Diese Funktion ist ein Zusatzmodul, bitte wende dich an deinen Account Manager, um sie zu erhalten.
Schritt 1: Lehrkraft-Ansicht aktivieren
Damit deine Lehrkräfte Zugriff auf diese Funktion haben, benötigen sie Zugang zum Lehrkräfte-Bereich.
Du kannst diesen Zugang standardmäßig für alle neuen Lehrkräfte in Einstellungen > Lehrkräfte-Bereich aktivieren
Alternativ kannst du diesen Zugang für jede Lehrkraft einzeln im jeweiligen Profil verwalten. Gehe zu Lehrkräfte, wähle deine Lehrkraft aus und aktiviere dann den Schalter Lehrkraft-Ansicht
Schritt 2: Zugriff auf Vertretungsanfragen
Unter Mein Studio > Vertretung werden alle Vertretungsanfragen angezeigt
Du kannst Anfragen filtern nach:
Lehrkraft, Einrichtung, Aktivität, Kategorie, Standort (bei Zusatzmodul)
Status der Anfrage: verspätet, rechtzeitig
Status der Anfragen: offen oder geschlossen
Datum des Kurses
Die Angaben zeigen:
Ob die Anfrage rechtzeitig oder verspätet gestellt wurde
Ob die Anmeldung offen oder geschlossen ist, und wie viele Lehrkräfte sich für diese Anfrage eingetragen haben
Schritt 3: Festlegen, welche Kurse deine Lehrkräfte unterrichten können
Über den Tab Lehrkräfte:
Gib im Profil deiner Lehrkraft im Bereich Vertretung an, welche Aktivitäten, Workshops oder Kategorien sie unterrichten kann, und in welchen Einrichtungen.
Du kannst sie einer Fachgruppe zuordnen (sie folgt dann den Regeln dieser Gruppe) oder eine individuelle Regel für sie erstellen.
Über den Tab Vertretung:
Im Tab Fachgruppen kannst du Gruppen von Lehrkräften erstellen, damit du nicht jede Lehrkraft einzeln einrichten musst. Klicke auf Gruppe hinzufügen
Wähle einen Namen für die Gruppe sowie die Kurse und Kategorien, die die Lehrkräfte dieser Gruppe unterrichten können, und die Einrichtungen, in denen sie tätig sein können. Weise der Gruppe Lehrkräfte zu.
Wenn eine Lehrkraft als kompatibel mit einem Kurs markiert ist, kann sie per E-Mail benachrichtigt werden, die entsprechenden Vertretungsanfragen einsehen und darauf reagieren.
Außerdem steht eine Übersicht der verfügbaren Lehrkräfte nach Fachbereich zur Verfügung.
Schritt 4: Gestellte Anfragen verwalten
Details der Anfrage aufrufen und eine Lehrkraft zuweisen:
Um die Informationen zur Anfrage aufzurufen, klicke auf den Pfeil in der Spalte Aktion
Es erscheint die Liste der Lehrkräfte, die sich als Vertretung für den Kurs eingetragen haben. Um eine Lehrkraft zuzuweisen: Klicke auf Zuweisen. Die ausgewählte Lehrkraft wird dann dem betreffenden Kurs zugewiesen
Anfrage ablehnen: Du kannst eine Anfrage mit dem Kreuz in der Spalte Aktion ablehnen
Bitte beachte, dass diese Lehrkraft nach dieser Aktion keine neue Vertretungsanfrage für diesen Kurs mehr stellen kann.
Vertretungsverlauf aufrufen:
Im Bereich Vertretungsverlauf findest du alle Kurse, für die die Vertretungsanfrage abgeschlossen wurde.
Schritt 5: Verspätete Anfragen verwalten
Unter Einstellungen > Lehrkraft-Ansicht > Vertretungseinstellungen
Lege fest, wie viele Tage vor Kursbeginn eine Anfrage als verspätet gilt.
Limit für verspätete Anfragen festlegen:
Aktiviere den Schalter „Limit für verspätete Anfragen“ und lege die maximale Anzahl verspäteter Anfragen fest, die eine Lehrkraft stellen kann. Bestimme außerdem, in welchem Zeitraum dieses Limit gilt. Wird das Limit überschritten, kann die Lehrkraft keine verspäteten Vertretungsanfragen mehr stellen. Rechtzeitige Vertretungsanfragen bleiben aber weiterhin möglich.
Lege einen Anmeldeschluss fest, damit du genügend Zeit hast, eine Lehrkraft für den Kurs auszuwählen. Bestimme, wie viele Tage vor Kursbeginn sich Lehrkräfte nicht mehr für eine Vertretungsanfrage eintragen können
Speichere deine Änderungen.
Schritt 6: Anmeldeschluss für Bewerbungen verschieben
Bei einer verspäteten Bewerbung ist der Anmeldeschluss meist bereits abgelaufen. Du kannst den Anmeldeschluss für diesen einen Kurs verlängern, damit deine Lehrkräfte mehr Zeit haben, sich einzutragen.
Klicke unter Mein Club > auf das Uhr-Symbol in der Spalte Anmeldeschluss. Wähle das neue Datum aus
Wenn du weitere Informationen zu unseren Funktionen benötigst, schau dir gerne diesen Abschnitt an!