Cette fonctionnalité vous permet de manager au mieux tous vos professeurs ayant besoin d'un remplaçant. Avec l'outil de remplacement, les professeurs étant absents peuvent proposer leurs cours aux autres professeurs afin qu'ils puissent s'inscrire dessus en tant que remplaçant. Il sera donc plus facile pour vous de gérer les absences de vos professeurs.

ℹ️ Cette feature est un upsell, merci de contacter votre chargé de compte pour l'obtenir.

Etape 1 : Activer l'espace professeur

Pour que vos professeurs aient accès à la fonctionnalité, ils doivent obligatoirement avoir accès à l'espace professeur.

Vous pouvez activer par défaut cet accès pour tous vos nouveaux professeurs dans Paramètres > Espace professeur

Ou bien, vous pouvez le gérer professeur par professeur, sur le profil de chaque professeur. Rendez-vous dans Professeurs, choisissez votre professeur, puis activez le toggle Espace professeur

Etape 2 : Accéder aux demandes de remplacement

Dans Mon Studio > Remplacement, l'ensemble des demandes de remplacements sont affichées

Vous pouvez filtrer sur les demandes selon :

Les informations indiquent :

Etape 3 : Indiquer les cours que vos professeurs peuvent enseigner

Depuis l'onglet Professeur :

Sur le profil de votre professeur, dans la section Remplacement, indiquez les activités, ateliers ou catégories que votre professeur peut enseigner, ainsi que les établissements dans lesquels il peut enseigner.

Vous pouvez choisir de l'affecter à un groupe de discipline (il suivra alors les règles de ce groupe), ou bien de lui créer une règle personnalisée.

Depuis l'onglet Remplacement :

Dans l'onglet Groupes de disciplines. Vous pouvez créer des groupes de professeurs afin de ne pas avoir à paramétrer professeur par professeur. Cliquez sur Ajouter un groupe

Donnez un nom au groupe, choisissez les séances et les catégories que les professeurs de ce groupe pourront enseigner. Associez des établissements à ce groupe. Associez des professeurs à ce groupe.

Lorsqu'un professeur est indiqué comme compatible avec une séance, il pourra donc être prévenu par email, voir les demandes de remplacement correspondantes et y répondre.

Un résumé des professeurs disponibles par discipline est également mis à votre disposition.

Etape 4 : Gérer les demandes effectuées

Accédez au détail de la demande et assignez un professeur :

Pour accéder aux informations de la demande, cliquez sur la flèche dans la colonne Action

La liste des profs s'étant inscrits pour être remplaçant sur la séance apparaît. Pour assigner un professeur : cliquez sur Attribuer. Le professeur sélectionné sera affecté en professeur sur la séance en question

Refusez la demande : Vous pouvez refuser une demande à l'aide de la croix dans la colonne Action

Attention, en réalisant cette action, aucune nouvelle demande de remplacement sur cette séance ne pourra être effectuée par ce professeur.

Accédez à l'historique des remplacements :

Dans la section Historique des remplacements, vous avez accès à l'ensemble des séances dont la demande de remplacement a été résolue

Etape 5 : Gérer les demandes en retard

Dans Paramètres > Espace professeur > Paramètres de remplacement

Définissez le nombre de jours avant le début de la séance durant lesquels la demande sera considérée comme en retard

Fixer une limite de demandes en retard :

Activez le toggle "Limite de demandes en retard" puis indiquez le nombre de demandes en retard maximum qu'un professeur peut réaliser. Indiquez la fréquence de cette limite. Si la limite est dépassée, le professeur ne pourra plus effectuer de demandes de remplacement en retard. Il pourra néanmoins toujours effectuer des demandes de remplacement dans les temps.

Indiquez une date de fermeture des inscriptions afin de vous laisser le temps de choisir quel professeur assigner à la séance. Définissez le nombre de jours avant le début de la séance durant lesquels les professeurs ne pourront plus s'inscrire sur une demande de remplacement

Sauvegardez vos changements.

Etape 6 : Repousser la date de fermeture des inscriptions

Lorsqu'une demande en retard est effectuée, la plupart du temps, la date de fermeture est déjà passée. Vous pouvez la repousser seulement pour cette séance afin de laisser plus de temps à vos professeurs pour s'inscrire.

Dans Mon Club > Cliquez sur l'icône horloge dans la colonne Date de fermeture. Choisissez la nouvelle date de fermeture