Het idee is om privéafspraken in te stellen die het lid kan boeken, evenals payroll regels waarmee u kunt bijhouden wat uw instructeurs u verschuldigd zijn voor de huur van een ruimte.
In tegenstelling tot het aanvankelijke gebruik, zullen de loonregels u toelaten om precies te weten hoeveel uren de instructeur uw ruimte heeft gebruikt. Met deze informatie kunt u hen factureren voor de uren die ze u verschuldigd zijn.
Het enige wat u hoeft te doen is het volgen van drie eenvoudige stappen:
Maak privéafspraken en stel de beschikbaarheid van de instructeurs in (aangemaakt in de docentensectie) vanuit hun docentenaccount, om slots aan te bieden die geboekt kunnen worden door leden.
> Raadpleeg dit artikel voor hulp bij het maken van privéafspraken!
Stel de payroll regels in die zullen bepalen wat de instructeurs gefactureerd krijgen voor de huur van uw ruimte waarin hun consultaties plaatsvinden.
Hier is het de bedoeling om een vast tarief in te stellen voor elk consult: als een lid een uur boekt, dan zal de instructeur u het bedrag van zijn vaste "vergoeding" moeten betalen.
Hier is een voorbeeld:
De huur van een ruimte kost de instructeur €50, dus ik stel mijn payrollregel zo in dat hij een vast tarief van €50 per consult "betaalt" (dat in werkelijkheid aan de leraar wordt gefactureerd).
Een lid boekt een consultatie: dit blokkeert een slot. Ik vind het consult op de loonstrook van de leraar. Ik weet nu dat de beoefenaar mij €50 verschuldigd is voor de huur van de ruimte die hij heeft gebruikt om zijn consultatie met het lid uit te voeren.
3. Vergeet de facturering niet! Hier zijn twee opties:
a. Geef leden de optie om hun afsprakenkaart later te betalen en houd alle afspraken onbetaald totdat de instructeur deze ophaalt bij de persoon en dit registreert op het platform als "Handmatige betaling".
⚠️ Hierbij moet u deze instructeurs ook toegang geven tot een account met medewerker toegang, zodat ze de factuur voor hun consulten/sessies handmatig kunnen bijwerken zodra het lid zijn sessie heeft gehad.
OF
b. Stel de afsprakenkaart in op 0€, zodat al uw leden gemakkelijk kunnen boeken en de instructeur pas kunnen betalen wanneer ze op het consult aankomen.
⚠️Hierbij hoeft de behandelaar de betaling niet handmatig in te voeren in de backoffice. Het nadeel hiervan is dat er geen echte boekhoudkundige opvolging zal zijn, aangezien afspraakkaarten voor 0€ gefactureerd zullen worden.