Butlerapp bietet dir die Möglichkeit, ein Mahnwesen online abzuwickeln. Die Mahnung mit der fälligen Rechnung im Anhang wird direkt aus der Software per E-Mail an deinen Kunden gesendet.
Dabei entscheidest du, wie viele Mahnstufen es gibt und nach welchen Zeiträumen eine Rechnung in Verzug gesetzt werden soll. Somit hast du volle Kontrolle über jeden einzelnen Schritt in deinem Mahnprozess.
Vor dem Mahnen:
➤ Mahnstufen festlegen
➤ Mahntexte formulieren
➤ Tags anlegen
Mahnprozess:
➤ Erste Mahnung senden
➤ Zweite Mahnung senden
Vor dem Mahnen
Mahnstufen festlegen
Als Erstes solltest du entscheiden, wie viele Mahnschritte du aufbauen möchtest.
Mahntexte formulieren
Seitenmenü → Einstellungen → Nachrichtenvorlagen
Für jede Mahnstufe brauchst du eine separate Nachrichtenvorlage. Wir empfehlen dir, mit jeder Mahnung die entsprechende offene Rechnung im Anhang mitzusenden. So hat dein Kunde das benötigte Rechnungsdokument sofort parat.
Achte also beim Anlegen der Mahnungsvorlagen auf folgende Einstellungen:
Tags anlegen
Seitenmenü → Einstellungen → Tags
Lege für jede Mahnstufe einen Tag an:
Mahnprozess
In der neuen Version wird der Mahnprozess über globale Trigger konfiguriert. Weitere Informationen zur verbesserten Trigger-Funktion findest du im Artikel „NEU: Verbesserte Trigger-Funktion“.
Mahnungen können automatisch nach einem voreingestellten Rhythmus versendet werden.
So richtest du die Mahnungen ein:
1. Navigiere zum Bereich „Automatisierungen“ im linken Seitenmenü unter dem Reiter „Einstellungen“
2. Klicke im Block „Automatisierungen“ oben rechts auf das „+“-Symbol.
3. In der erscheinenden Maske wähle folgende Felder aus:
„Für“: Wähle Rechnungen aus der Dropdown-Liste.
„Wann“: Wähle Rechnung ist fällig aus
„Zeittyp“: Nach dem Ereignis
„Zeiteinheit“ und „Zeitmenge“: Wähle z. B. Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr sowie die gewünschte Zeitmenge.
„Nachrichtenvorlage“: Wähle die Vorlage, die zu diesem Ereignis versendet werden soll.
Hinweis: Auf diese Weise lassen sich auch die zweite und dritte Mahnung automatisiert konfigurieren – jeweils mit eigenen Zeitabständen und Vorlagen.
✅ Fertig!