Butlerapp bietet dir die Möglichkeit, ein Mahnwesen online abzuwickeln. Die Mahnung mit der fälligen Rechnung im Anhang wird direkt aus der Software per E-Mail an deinen Kunden gesendet.
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Dabei entscheidest du, wie viele Mahnstufen es gibt und nach welchen Zeiträumen eine Rechnung in Verzug gesetzt werden soll. Somit hast du volle Kontrolle über jeden einzelnen Schritt in deinem Mahnprozess.
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​Vor dem Mahnen:
➤ Mahnstufen festlegen
➤ Mahntexte formulieren
➤ Tags anlegen
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​Mahnprozess:
➤ Erste Mahnung senden
➤ Zweite Mahnung senden

Als Erstes solltest du entscheiden, wie viele Mahnschritte du aufbauen möchtest.

Seitenmenü → Einstellungen → Nachrichtenvorlagen
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Für jede Mahnstufe brauchst du eine separate Nachrichtenvorlage. Wir empfehlen dir, mit jeder Mahnung die entsprechende offene Rechnung im Anhang mitzusenden. So hat dein Kunde das benötigte Rechnungsdokument sofort parat.
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Achte also beim Anlegen der Mahnungsvorlagen auf folgende Einstellungen:

Seitenmenü → Einstellungen → Tags
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Lege für jede Mahnstufe einen Tag an:

Im Bereich „Rechnungen“ hast du einen schnellen Überblick über alle ausstehenden Rechnungen. Folgendes Vorgehen schlagen wir dir vor:

1. Überfällige Rechnungen auswählen:
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Setze den Filter „Verzug“ auf „JA“:

2. Erste Mahnung senden:
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Wähle die Rechnungen, die gemahnt werden sollen, und klicke auf das Symbol „Kunden benachrichtigen“:

Wähle die Nachrichtenvorlage „1. Mahnung“ aus:

3. Gemahnte Rechnungen taggen:

Für eine eindeutige Nachvollziehbarkeit sollten die Rechnungen, die gemahnt wurden auch mit „1. Mahnung“ getaggt werden:

4. Zahlungsziel verlängern:
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Entscheide, nach welchem Zeitraum du die zweite Mahnung verschicken möchtest, und ändere entsprechend das Zahlungsziel der gemahnten Rechnungen.

z. B. Erste Mahnung wird am 01.09. geschickt. Wenn du die zweite Mahnung in einer Woche verschicken möchtest, setze das Zahlungsziel auf den 07.09.
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Mehr zum Thema „Zahlungsziel ändern“ findest du hier.

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Solltest du bis zum festgelegten Zahlungsziel keinen Zahlungseingang feststellen, kannst du eine weitere Mahnung senden.
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​1. Rechnungen, die bereits gemahnt wurden, auswählen:
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Setze den Filter „Verzug“ auf „JA“ und den Filter „Tags“ auf „1. Mahnung“. So bekommst du einen Überblick über alle Rechnungen, die bereits gemahnt wurden, jedoch immer noch offen sind.
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​2. Zweite Mahnung senden:
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Wähle die Rechnungen, die gemahnt werden sollen und klicke auf das Symbol „Kunden benachrichtigen“. Wähle die Nachrichtenvorlage „2. Mahnung“ aus.
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​3. Gemahnte Rechnungen taggen:
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Tagge die gemahnten Rechnungen mit „2. Mahnung“.
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💡Tipp: Für eine bessere Übersicht empfehlen wir dir, den Tag „1. Mahnung“ zu entfernen.
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​4. Zahlungsziel verlängern:
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Entscheide, nach welchem Zeitraum du eine weitere Mahnung verschicken möchtest, und ändere entsprechend das Zahlungsziel der gemahnten Rechnungen.

✅ Fertig!