Hoppa till huvudinnehåll

Skapa en ny underrättelse

Lär dig hur du skapar en ny underrättelse i CASAI, fyller i rätt uppgifter, bedömer tids- och kostnadspåverkan samt lägger till underlag för tydlig uppföljning.

Skriven av Diagona AB

Kort sammanfattning

Den här artikeln visar hur du skapar en ny underrättelse i Underrättelse & Beslut i CASAI.

En underrättelse används för att dokumentera ett förhållande, en händelse eller en ändrad omständighet som kan påverka entreprenaden. Genom att registrera underrättelsen strukturerat skapar du bättre spårbarhet mellan händelse, ansvar, tidsfrist, kostnadspåverkan, beslutsunderlag och eventuell uppföljning.

När ska du använda detta?

Använd en ny underrättelse när du vill dokumentera något som behöver hanteras och följas upp i projektet.

Det kan till exempel vara när:

  • en ändrad omständighet kan påverka kontraktets omfattning

  • ett förhållande kan påverka tidplanen eller utförandet

  • en uppgift eller handling behöver förtydligas

  • en möjlig ÄTA-fråga behöver lyftas för besked

  • beställare eller entreprenör behöver informeras utan dröjsmål

  • projektteamet behöver ett tydligt beslutsunderlag

  • en möjlig kostnads- eller tidsplanpåverkan behöver dokumenteras

CASAI hjälper dig att dokumentera och följa upp underrättelser på ett strukturerat sätt. Kontrollera alltid projektets avtalade rutiner för hur och när underrättelser ska lämnas.

Så här gör du

  1. Gå till modulen Underrättelse & Beslut.

  2. Öppna fliken Översikt eller Ärenden.

  3. Klicka på + Underrättelse för att skapa en ny underrättelse.

  4. Fyll i avsnittet Information om underrättelsen.

  5. Ange Titel.

    Skriv en kort och tydlig rubrik som gör underrättelsen enkel att förstå i ärendelistan.

  6. Ange Innehåll.

    Beskriv sakligt:

    • vad som har upptäckts eller inträffat

    • när det uppstod

    • vilken del av projektet som berörs

    • vilken påverkan det kan få

    • vilket besked eller vilken åtgärd som behövs

  7. Välj eller definiera Kategori.

  8. Ange Ärendenummer om det ska användas för din organisation och projektets interna uppföljning.

  9. Fyll i uppgifter om vem som berörs av underrättelsen.

    Synliga fält är:

    • Fördel för beställaren

    • Entreprenörsfördel

  10. Ange information om kontrakt och avvikelse.
    Synliga fält är:

    1. Kontraktsbaslinje

    2. Förändring mot baslinje
      ​
      Använd dessa fält för att tydliggöra vad underrättelsen förhåller sig till och om den innebär en möjlig avvikelse från tidigare förutsättningar.
      ​

  11. Ange Tidsplanpåverkan.
    Välj det alternativ som bäst beskriver om underrättelsen kan påverka tidplanen:

    • Ej satt

    • Påverkar

    • Återkommer

    • Påverkar ej
      ​
      Använd Återkommer om påverkan behöver utredas innan du kan ange ett tydligt svar.
      ​

  12. Ange Kostnadspåverkan.
    Välj det alternativ som bäst beskriver om underrättelsen kan påverka kostnaden:

    • Ej satt

    • Påverkar

    • Återkommer

    • Påverkar ej
      ​
      Detta hjälper projektteamet att tidigt se vilka underrättelser som kan behöva ekonomisk uppföljning.
      ​

  13. Fyll i avsnittet Tid & Sista svarsdatum.
    Använd detta för att följa upp när svar eller besked behöver hanteras. Kontrollera alltid projektets avtalade rutiner för vilka tidsfrister som gäller.

  14. Lägg till Rader / Material vid behov.
    I avsnittet Rader / Material kan du välja från projektets prislista eller ange anpassade objekt manuellt.
    ​
    Exempel på prisrader är:

    1. Arbetsledare

    2. Grävmaskin
      ​
      Använd detta när underrättelsen behöver kompletteras med material, resurser eller kostnadsrader som stöd för bedömning och uppföljning.
      ​

  15. Fyll i Extern kostnadsuppskattning om underrättelsen har ekonomisk påverkan gentemot mottagaren.
    ​
    Här kan du ange:
    ​Ekonomisk påverkan?: Nej eller Ja

    • Min

    • Sannolikt

    • Max

    • Valuta

    • Anteckningar
      ​
      Använd fälten för att beskriva ett uppskattat kostnadsintervall när påverkan ännu inte är helt fastställd.
      ​

  16. Fyll i Intern kostnadsuppskattning om projektteamet behöver följa upp en intern bedömning.
    ​
    Här kan du ange:

    1. Ekonomisk påverkan?: Nej eller Ja

    2. Min

    3. Sannolikt

    4. Max

    5. Valuta

    6. Anteckningar
      ​
      Den interna uppskattningen kan användas som stöd för projektets egen uppföljning och analys.
      ​
      ​Den interna uppskattningen syns ej för motparten i projektet.
      ​

  17. Lägg till Bilagor.
    Du kan lägga till filer genom att:

    1. släppa filer i uppladdningsytan

    2. klicka på Bläddra och välja fil
      ​
      CASAI visar även Totalt antal filer som valts.
      ​
      Lägg till relevanta underlag, till exempel ritningar, foton, protokoll, kalkyler eller annan dokumentation som hjälper mottagaren att förstå underrättelsen.
      ​

  18. Granska underrättelsen innan du skapar och skickar den.
    Kontrollera särskilt:

    • att beskrivningen är tydlig

    • att datum och sista svarsdatum stämmer

    • att rätt kategori är vald eller definierad

    • att tidsplanpåverkan och kostnadspåverkan är korrekt angivna

    • att eventuella rader, material och kostnadsuppskattningar är rimliga

    • att relevanta bilagor är bifogade

    • att mottagaren förstår vilket besked som behövs
      ​

  19. Klicka på Skapa och skicka underrättelsen.

Tips

  • Skapa underrättelsen så snart som möjligt när ett förhållande upptäcks.

  • Skriv sakligt och konkret. Undvik värderingar om de inte behövs för att förstå ärendet.

  • Ange tydligt vilken del av entreprenaden som berörs.

  • Beskriv om underrättelsen kan påverka tid, kostnad, omfattning eller utförande.

  • Använd Återkommer om tids- eller kostnadspåverkan behöver utredas vidare.

  • Använd kostnadsintervall med Min, Sannolikt och Max när beloppet ännu inte är fastställt.

  • Lägg till bilagor som gör underrättelsen lättare att förstå och följa upp.

  • CASAI hjälper dig att skapa struktur och spårbarhet, men avgör inte om ett krav är berättigat.

Vanliga frågor

Måste jag skapa en underrättelse direkt?

I många entreprenadflöden är tidig underrättelse viktig. CASAI hjälper dig att dokumentera och följa upp detta, men projektets avtalade rutiner styr vad som gäller.

Vad ska jag skriva i innehållet?

Skriv vad som har hänt, när det upptäcktes, vilken del av projektet som berörs och vilket besked eller vilken åtgärd du behöver från mottagaren.

Vad betyder Tidsplanpåverkan?

Tidsplanpåverkan används för att ange om underrättelsen kan påverka projektets tidplan. Om påverkan inte är klar kan du välja Återkommer.

Vad betyder Kostnadspåverkan?

Kostnadspåverkan används för att ange om underrättelsen kan få ekonomiska konsekvenser. Detta hjälper projektteamet att prioritera uppföljning och beslutsunderlag.

Vad är skillnaden mellan extern och intern kostnadsuppskattning?

Extern kostnadsuppskattning används för den kostnadsbild som kan vara relevant i kommunikationen kring underrättelsen.

Intern kostnadsuppskattning används för projektteamets egen bedömning och uppföljning. Den interna uppskattningen syns ej för din motpart.

Är sista svarsdatum en juridisk tidsfrist?

Inte automatiskt. I CASAI används Sista svarsdatum som ett stöd för uppföljning. Kontrollera alltid vad som gäller enligt projektets avtal och rutiner.

Kan jag lägga till bilagor?

Ja. I avsnittet Bilagor kan du släppa filer direkt i uppladdningsytan eller klicka på Bläddra.

Relaterade artiklar

Fick du svar på din fråga?