Configuración y funcionamiento de notificaciones en CT Firms
1. ¿Dónde configurar las notificaciones?
Para acceder a la configuración de tus notificaciones en CT Firms:
Dirígete al menú ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haz clic sobre tu nombre de usuario y selecciona la opción "Mi cuenta".
En la barra lateral izquierda, selecciona la opción "Notificaciones".
(Imagen: acceso a "Mi cuenta" y opción de Notificaciones)
Allí verás el listado completo de notificaciones disponibles y los horarios configurables.
3. Funcionamiento general
Las notificaciones están asociadas al usuario, no al ambiente: los cambios que hagas solo te afectan a ti.
Todos los avisos se envían por correo electrónico.
Los horarios mostrados corresponden a la zona horaria del ambiente (por país).
Los cambios se aplican desde el día siguiente. Si hoy configuras una nueva hora de envío, comenzará a usarse mañana.
Ejemplo: si hoy a las 10:00 configuras una notificación para las 11:00, no se activará hoy. Comenzará a regir mañana a las 11:00.
4. Aviso de nuevos movimientos
Este es la única notificación que permite seleccionar múltiples horas de notificación:
4.1 Destinatarios
Todos los usuarios activos del ambiente que tengan causas asociadas.
No incluye a invitados.
Se extrae una lista de causas visible para el usuario al que le llegara el correo:
Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.
4.2 Descripción
Recibirás un correo con los movimientos nuevos de las causas a las que tienes acceso, ya sea por carga manual o por actualización automática desde portales oficiales.
4.3 Secciones del correo
Este correo presenta dos secciones completamente diferentes:
Encabezado - Estado de la actualización
Objetivo
Presentar un conteo de causas que se hayan actualizado con éxito (utilizando nuestros actualizadores internos de acceso a portales) y las que no
El encabezado contempla los conteos de causas que se hayan actualizado correctamente, independientemente de si se han creado movimientos relevantes ese día. Se trata de un recuento general del estado de las causas a las que tiene acceso un usuario, que no está necesariamente relacionado con los movimientos en el cuerpo.
Funcionamiento
Se extrae una lista de causas visible para el usuario al que le llegara el correo:
Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.
Luego se categorizan esas causas en:
Causas actualizadas: causas que se actualizaron con éxito desde la última notificación a ese usuario. El número tiene un link para poder ver el listado de esas causas en CTFirms.
Causas pendientes de revisar: Causas que se actualizaron con éxito hace más de 24 horas. Son causas con posibles errores de actualización. El número tiene un link para poder ver el listado de esas causas pendientes en CTFirms.
Cuerpo - Lista de causas, movimientos y adjuntos
Objetivo
Presentar movimientos (y sus adjuntos) extraídos de los portales oficiales (y creados en CT Firms) entre la fecha de la última notificación y la actual.
Ejemplo 1: si la notificación se envía a las 9:00 hora local, se consideran causas con movimientos entre las 9:00 del día anterior (fecha de última notificación) y las 9:00 del día de la notificación.
Ejemplo 2: si la notificación se envía a las 9:00 y 18:00 hora local, para el email de las 9:00 se consideran causas con movimientos entre las 18:00 del día anterior (fecha de última notificación) y las 9:00 del día de la notificación.
Si la diferencia entre la última notificación y la actual es de más de un día, solo se tendrán en cuenta los movimientos creados en CTFirms desde las 00:00 horas de la zona horaria del ambiente del día anterior.
Por ejemplo, si tengo configurada la notificación a las 9:00 (hora local), la última vez se mandó el 5 de mayo y ahora es 8 de mayo, se enviarán los movimientos creados entre el 7 de mayo a las 00:00 (hora local) y el 8 de mayo a las 9:00 (hora local).
¿Por qué se usa la fecha de creación del movimiento en CTFirms y no la fecha presente en el movimiento como tal?
El sistema valida la fecha de creación del movimiento en CTFirms, por encima de la fecha del movimiento, ya que este podría haber sido creado con retraso en su portal oficial.
Por ejemplo, estos 3 movimientos fueron subidos a la OJV y extraídos por CTFirms el dia 18 de enero del 2025, sin embargo tienen fechas de movimiento anteriores. Esto es inevitable, debido a que el portal del la OJV fue el que tuvo un retraso a la hora de subir la información.
Funcionamiento
Se extrae una lista de causas visibles para el usuario al que le llegara el correo:
Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.
De esta lista de causas, se excluyen todas las que no hayan tenido un movimiento creado en CTFirms el día en que se envía la notificación. Este movimiento puede provenir del portal oficial o creado por el usuario.
Si no hay ninguna causa con movimientos creados en el período (por ejemplo, si hoy es 2 de agosto, pero el último movimiento se creó en CTFirms el 24 de julio en CTFirms), no se envía el correo.
Una vez determinadas las causas que forman parte del correo, se saca una lista de un máximo de 10 causas y se extraen los movimientos por cada una, con las siguientes reglas:
Un máximo de tres movimientos presentados.
En caso de que haya más de uno, se ordena del movimiento más nuevo al más antiguo.
De estos movimientos, se extrae una lista de adjuntos por causa, con las siguientes reglas:
Un máximo de tres adjuntos presentados
Sin regla de ordenamiento.
Estos datos se muestran en el mensaje de notificación junto con un botón de acción que redirige a la plataforma web, en la sección de lista de movimientos, donde se muestran los movimientos activos por orden del más antiguo al más nuevo. Considera solo movimientos creados en CTFirms desde la fecha en que se mando el correo hacia adelante.
(Imagen: ejemplo del correo de aviso de movimientos)
El correo se divide en:
Encabezado: muestra cuántas causas se actualizaron correctamente y cuántas tienen actualizaciones pendientes. Incluye enlaces directos a esas listas dentro de CT Firms.
Actualizadas: causas actualizadas desde la última notificación.
Pendientes de revisar: causas que no han sido verificadas hace más de 24h.
Cuerpo: lista de hasta 10 causas, cada una con:
Máximo 3 movimientos, del más nuevo al más antiguo.
Máximo 3 adjuntos por causa.
4.4 Funcionamiento
Se usa la fecha de creación del movimiento en CT Firms, no la fecha original del movimiento.
Si el movimiento fue creado fuera del período configurado, no será incluido.
Si no hay movimientos creados en el período, no se envía el correo.
Si la diferencia entre la última notificación y la actual supera las 24 horas, solo se consideran movimientos creados desde las 00:00 del día anterior.
(Imagen: ejemplo explicativo de fechas de creación y visualización)
5. Aviso de nuevos eventos
5.1 Destinatarios
Todos los usuarios activos del ambiente.
No incluye a invitados.
5.2 Cuerpo del correo
(Imagen: ejemplo del correo de eventos)
Este correo muestra hasta 10 causas y hasta 3 eventos por causa.
5.3 Funcionamiento
Se incluyen eventos extraídos automáticamente desde los portales judiciales.
No se adjunta archivo .ics de calendario.
Solo se muestran causas visibles para el usuario.
6. Asignación a causa
Destinatarios
Usuario asignado directamente a una causa.
Sí incluye a usuarios invitados.
7. Mención a usuario en comentario
Destinatarios
Usuario mencionado en el comentario.
Sí incluye a usuarios con rol de invitado.
8. Buenas prácticas
Verifica que la zona horaria del ambiente esté correctamente definida.
Ajusta tus horarios de notificación para que coincidan con tu jornada laboral.
Si dejas de recibir correos, revisa tu carpeta de spam o filtros del correo.
Mantén siempre activa al menos una hora de notificación para los avisos importantes.
9. Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar diferentes notificaciones por causa? No. La configuración aplica a todas las causas que tienes asignadas.
¿Qué pasa si desactivo todas las notificaciones? No recibirás correos hasta que las vuelvas a activar manualmente.
¿Desde cuándo se aplican los cambios? Desde el día siguiente al que realizaste la modificación.
¿Los invitados reciben notificaciones? Solo en los casos de asignación a causa o mención en comentario.
Para más información o soporte personalizado, escribe a soporte@ctfirms.com