Con Cardda puedes rendir tus gastos por WhatsApp y que tu empresa te los reembolse. En este artículo te contamos tres novedades:
Varios archivos para un mismo gasto: envía la boleta, el voucher o un PDF juntos y quedan en un solo reembolso.
Reembolso en curso: ve sumando gastos a un mismo reembolso para que te paguen todo de una vez.
Combinar y separar reembolsos: quien administra los reembolsos en la web puede juntar o separar reembolsos de una misma persona.
Para ubicarte: un archivo es un respaldo (una boleta, un voucher, un PDF); un gasto puede tener uno o varios archivos; y un reembolso puede juntar uno o varios gastos.
Para quien rinde un gasto (por WhatsApp):
Cómo pedir un reembolso
Escribe al WhatsApp de Cardda.
Envía la foto o el PDF de tu boleta o factura.
Cardda lee el documento y te muestra un resumen con el comercio, el monto y la fecha.
Revisa el resumen y confírmalo. Si algo está mal, díselo con tus palabras (por ejemplo: "el monto es $13.000") y Cardda lo corrige.
Listo: te confirma el número de tu reembolso.
Varios archivos de un mismo gasto
A veces un gasto tiene más de un respaldo: una boleta larga que no cabe en una foto, la boleta más el voucher de la tarjeta, o el PDF más una foto. Puedes enviarlos todos y quedan adjuntos a un solo reembolso.
Envíalos antes de confirmar el resumen. Pueden llegar en un mismo mensaje o en mensajes seguidos; mientras no hayas confirmado el reembolso, Cardda los agrupa en el mismo gasto. Puedes adjuntar hasta 10 archivos por gasto.
Lo que envías después de confirmar cuenta como un gasto nuevo. A un reembolso ya creado no se le agregan archivos.
Cardda te dice cómo los agrupó antes de crear el reembolso. Si es claro que son del mismo gasto, lo verás en el resumen ("Respaldos: 3 archivos"). Si no es claro, te pregunta primero: "Me mandaste 2 archivos. ¿Son del mismo gasto o son gastos distintos?".
El monto no se suma entre archivos del mismo gasto. La boleta y el voucher de una misma compra son un solo gasto, con un solo monto.
Si un archivo no se pudo recibir, Cardda no crea el reembolso a medias: te pide que lo vuelvas a enviar.
Consejo: si mandaste boletas de compras distintas, Cardda las trata como gastos distintos. Si te equivocaste, respóndele en el chat antes de confirmar el resumen.
Reembolso en curso: suma varios gastos y cobra todo de una vez
Si rindes varios gastos seguidos (por ejemplo, durante un viaje), puedes ir sumándolos a un mismo reembolso, tu reembolso en curso. Así finanzas te paga todo junto, en una sola transferencia.
Cómo funciona:
Cuando envías un gasto y ya tienes un reembolso en curso, Cardda te pregunta: "Tienes un reembolso en curso de $X. ¿Le sumo este o lo dejo aparte?".
Elige:
Súmalo: el gasto se agrega a tu reembolso en curso.
Déjalo aparte: el gasto queda como un reembolso propio. Úsalo cuando necesites que te lo paguen pronto (por ejemplo: "este págamelo aparte").
Si ya venías sumando gastos (tu reembolso en curso ya tiene dos o más), Cardda no te vuelve a preguntar: lo suma y te avisa en el resumen que va a tu reembolso en curso. Cuando lo guarda, te confirma el total actualizado y cuántos gastos quedaron. Si querías ese gasto aparte, díselo.
Cuándo se cierra tu reembolso en curso:
Tú no tienes que cerrarlo. Lo cierra el equipo de finanzas de tu empresa cuando lo aprueba o lo paga.
Desde ese momento, el siguiente gasto que envíes abre un reembolso en curso nuevo.
Si finanzas rechaza uno de los gastos, ese gasto queda fuera del total y te avisamos. Los demás gastos siguen en el reembolso.
Dónde verlo: en Cardda web, en Mis cuentas, puedes ver tu reembolso en curso con cada uno de sus gastos y el total. Lo ves en modo lectura: los cambios los hace quien administra los reembolsos de tu empresa.
Nota: si un gasto está asignado a un presupuesto, siempre queda como un reembolso aparte.
Para quien administra los reembolsos (en Cardda web)
Cómo se ve un reembolso con varios gastos
Un reembolso que agrupa varios gastos es un reembolso combinado:
Es la unidad que se aprueba y se paga. Al aprobarlo o pagarlo, el estado se aplica a todos sus gastos.
Aparece como un solo reembolso, con una etiqueta que indica cuántos gastos tiene ("3 gastos"). Los gastos que están adentro no aparecen por separado, así que no se cuentan dos veces en los filtros de pagados o por pagar.
Al abrirlo ves la sección Gastos, con cada gasto, su fecha, monto, estado y cuántos archivos tiene. Desde ahí puedes entrar al detalle de cada gasto y volver al reembolso.
El total y el vencimiento se calculan solos: el total es la suma de los gastos que no están rechazados y el vencimiento es el del gasto que vence primero.
Combinar reembolsos
Junta varios reembolsos de una misma persona en uno solo, para pagarlos en una sola transferencia. Los gastos quedan dentro de un solo reembolso, que se aprueba y se paga como uno.
Ve a Cuentas por pagar.
Marca dos o más reembolsos de la misma persona. Si no ves las casillas para marcarlos, activa primero el modo Seleccionar.
Haz clic en Combinar.
Revisa la vista previa: rendidor, total, vencimiento, cantidad de gastos y el estado que tendrá el reembolso combinado.
Confirma.
Si te equivocaste, en el aviso de confirmación tienes Deshacer: vuelve a dejar los gastos como reembolsos separados.
Sobre el estado: el estado que tendrá el reembolso combinado lo ves en la vista previa, antes de confirmar.
Separar un gasto
Saca un gasto de un reembolso combinado para que quede como un reembolso propio.
Abre el reembolso combinado y, en la sección Gastos, haz clic en Separar en la fila del gasto.
También puedes abrir el detalle del gasto y usar Separar desde el aviso "Parte del reembolso".
El gasto pasa a ser un reembolso propio y el total y el vencimiento del combinado se recalculan solos.
Si al separar el combinado queda con un solo gasto, deja de ser un reembolso combinado y ese gasto vuelve a ser un reembolso normal.
Cuándo no se puede combinar o separar
Para combinar:
Solo reembolsos de la misma persona, la misma empresa y la misma moneda.
No se puede si alguno ya está pagado, conciliado, en una nómina o con una transferencia en curso.
No se puede con reembolsos rechazados ni asignados a un presupuesto.
Para separar:
No se puede si el reembolso está pagado, conciliado, en una nómina, con una transferencia en curso o asignado a un presupuesto.
Sí puedes separar gastos de un reembolso rechazado. De hecho, si un reembolso quedaría solo con gastos rechazados, Cardda te pide separar esos gastos primero.
Si algo no se puede, Cardda te muestra el motivo antes de confirmar.
Crear un reembolso desde la web
Al crear un reembolso para una persona que ya tiene uno en curso, Cardda te pide elegir:
Sumar al reembolso en curso, o
Aparte: un reembolso propio, que se paga por separado.
Si la persona no tiene un reembolso en curso, el nuevo gasto abre uno.
Nota: si asignas el reembolso a un presupuesto, siempre queda aparte y no se suma al reembolso en curso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo combinar o separar reembolsos desde WhatsApp?
No. Por WhatsApp puedes sumar un gasto a tu reembolso en curso o dejarlo aparte. Para combinar o separar reembolsos ya creados, pídeselo a quien administra los reembolsos de tu empresa, que lo hace desde Cardda web.
¿Me pagan cada gasto por separado?
Si los sumaste a tu reembolso en curso, no: recibes una sola transferencia por el total. Los gastos que dejaste aparte se pagan por separado.
Si rechazan uno de mis gastos, ¿se cae todo el reembolso?
No. Solo ese gasto queda fuera del total y te avisamos. El resto del reembolso sigue su curso.
¿Dónde veo qué pasó con cada gasto?
En el detalle de cada gasto, en su historial de actividad: ahí ves cuándo entró o salió de un reembolso, y cuándo se aprobó o se pagó junto con él.