Qué significa conciliar
Conciliar es unir dos cosas que ya viven en Cardda:
La cuenta por pagar (la factura de tu proveedor) y el movimiento que la pagó (la transferencia que hiciste desde Cardda).
Cuando las unes, pasan tres cosas solas:
La factura cambia a Pagada o Parcialmente pagada, según cuánto se cubrió.
En la ficha aparece el monto conciliado y de qué banco salió la plata.
Puedes descargar el comprobante de la transferencia desde la misma factura.
La diferencia con cambiar el estado a mano es justamente esa. Marcar una factura como “Pagada” a mano te sirve para ordenarte, pero no deja nada atrás: si tu proveedor reclama o tu contador te pide el respaldo, no hay de dónde sacarlo. Una factura conciliada sí lo tiene.
Si pagas por Cardda, no tienes que hacer nada
Este es el camino normal y el que te recomendamos: cuando pagas una cuenta por pagar desde Cardda y la transferencia queda aprobada, la conciliación se hace sola. La factura pasa a Pagada, queda vinculada a la transferencia y el comprobante queda disponible ahí mismo.
No hay que apretar ningún botón extra ni acordarse después.
Si todavía no pagas tus cuentas desde Cardda, revisa el artículo Cómo pagar una cuenta conectando tu cuenta bancaria. Es el paso que hace que todo lo demás funcione solo.
Cuándo te toca conciliar a ti
El botón de conciliar existe para los casos que no calzan uno a uno:
Una factura que se pagó en dos veces. Dos transferencias distintas cubren la misma factura.
Una transferencia que pagó varias facturas. Un solo movimiento se reparte entre dos o más cuentas por pagar.
Un anticipo que quieres descontar. Le adelantaste plata al proveedor y ahora llega la factura definitiva.
Una nota de crédito que no se enlazó sola. La mayoría se enlaza automáticamente al llegar del SII, pero si la nota no trae la referencia a la factura, la unes tú.
Cómo se hace, paso a paso
Abre la cuenta por pagar, desde la lista de Cuentas por pagar o desde el panel lateral.
Baja hasta la sección Conciliación. A la derecha ves el monto que ya está conciliado y un botón +.
Haz clic en el +. Se abre un buscador que dice “Busca un registro para conciliar…”.
Arriba del listado hay pestañas con la cantidad de registros de cada tipo: Todos, Sugerencias, Anticipos y reembolsos del proveedor, Otros registros y Transacciones bancarias. Úsalas para ir directo a lo que buscas, o escribe en el buscador para filtrar.
Elige el registro. Se abre Previsualizar conciliación, con el proveedor, el tipo, el monto, la fecha y el Monto a conciliar.
Revisa que el monto sea el que esperas y aprieta Confirmar vinculación.
¡Listo! La factura actualiza su estado.
Las Sugerencias son un atajo, no una regla. Cardda te propone los candidatos más probables mirando tres señales: que sean del mismo proveedor, que el monto se parezca (hasta un 10% de diferencia) y que la descripción se parezca. Igual conviene que revises antes de confirmar.
La barra “Disponible”
Cada registro del buscador muestra dos montos: el total y, debajo, cuánto le queda Disponible con una barrita de progreso.
Es la parte que todavía no se ha usado en otra conciliación. Si una transferencia de $1.000.000 ya pagó una factura de $600.000, en la lista aparece con $400.000 disponibles: eso es lo máximo que puede aportar a la siguiente.
Los registros que quedaron en cero desaparecen del buscador. No es un error: es que ya se usaron completos y no tienen nada más que aportar.
Conciliar por partes
No necesitas que los montos calcen exactos. Cardda siempre concilia el menor de los dos: lo que le falta a la factura o lo que le queda libre al movimiento.
Una factura pagada con dos transferencias: concilias la primera, la factura queda Parcialmente pagada, y después concilias la segunda. Ahí pasa a Pagada.
Una transferencia que paga dos facturas: abres la primera factura y la concilias, después abres la segunda y concilias el saldo que quedó disponible.
Cómo deshacer una conciliación
En la sección Conciliación de la factura, busca el registro vinculado.
Haz clic en la X que está a su derecha.
Confirma en Desvincular.
Se revierte la conciliación y el estado de pago vuelve atrás. Puedes volver a conciliar con el registro correcto de inmediato.
Preguntas frecuentes
No encuentro la transferencia en el buscador. ¿Por qué? Hay tres motivos posibles, en orden de frecuencia:
El pago no salió por Cardda. En el buscador solo aparecen las transferencias hechas desde la plataforma. Si pagaste desde la web de tu banco, ese movimiento no existe en Cardda y no hay nada que vincular.
La transferencia todavía no está aprobada. Mientras está en curso no aparece; aparece cuando el banco la confirma.
Ya se usó completa. Si su saldo disponible llegó a cero, sale de la lista.
¿Puedo conciliar desde el movimiento en vez de desde la factura? No. La conciliación siempre parte desde la cuenta por pagar.
¿Puedo conciliar una factura en dólares con una transferencia en pesos? No. Los dos registros tienen que estar en la misma moneda.
¿Conciliar es lo mismo que marcar la factura como pagada? No, y esta es la parte importante. Marcar el estado a mano cambia lo que se ve; conciliar cambia lo que se ve y deja el movimiento que lo respalda. Si puedes elegir, concilia.
¿Necesito un permiso especial? No. Cualquier persona de tu empresa que pueda ver la cuenta por pagar puede conciliarla.
¿Y los anticipos y las notas de crédito? Van por el mismo botón. Las notas de crédito que llegan del SII con la referencia a la factura se enlazan solas; los anticipos los vinculas tú desde la pestaña Anticipos y reembolsos del proveedor.