Vous avez importé votre liste de prestataires.
A présent, vous pouvez programmer une campagne de mise à jour.
Pour cela, vous pouvez procéder de 2 façons :
Via :
❔Attention : si vous choisissez de passer par les sélections Apidae, il faut programmer la campagne via l'onglet "campagnes" |
Programmer une campagne de mise à jour via l'onglet "campagnes"
Pour programmer une campagne de mise à jour, vous avez la possibilité de passer par l'onglet "campagnes".
Pour cela, le bouton "actions" en haut à droite de l'écran, vous permet de débuter une nouvelle programmation.
La programmation de votre campagne s'effectue en 5 étapes :
Vous pouvez à tout moment basculer d'une étape à une autre, puis revenir à une étape précédente. Les informations saisies sont automatiquement enregistrées.
Étape 1 - Sélection des prestataires
Vous pouvez renommer l'intitulé de votre campagne. Cette information reste interne à Dahub et n'est pas diffusée à vos prestataires.
Par défaut, toute votre liste de prestataires est prise en compte lors de cette première étape. A vous de sélectionner grâce aux filtres les prestataires souhaités pour la campagne. Ces différents filtres seront crées en amont de la programmation de la campagne de mise à jour.
Vous pouvez aussi choisir une sélection Apidae (dont le projet a été en amont ajouté sur Dahub)
Étape 2 - Récapitulatif des prestataires sélectionnés
La seconde étape récapitule la liste des prestataires sélectionnés en amont. Elle informe sur le nombre de fiches prises en compte dans la campagne en cours de création.
On y retrouve les informations suivantes :
- Le nom de la fiche
- La catégorie de la fiche
- Le destinataire de la fiche (c'est à cette adresse e-mail que sera envoyé le questionnaire de mise à jour)
Vous y retrouverez aussi la liste des pros n'ayant pas d'e-mails renseignés, et pourrez alors l'ajouter grâce au crayon à droite.
Si vous n'ajoutez pas d'e-mail, ces pros ne seront alors pas contactés dans la campagne.
Vous retrouverez également la liste des pros déjà impliqués dans une campagne de mise à jour. Cette alerte vous permet de rapidement identifier les pros déjà contactés pour éviter une double sollicitation non souhaitée.
Étape 3 - Informations du questionnaire
Vous avez la possibilité de personnaliser votre questionnaire en sélectionnant les champs d'informations souhaités.
Vous souhaitez faire une campagne liée à la mise à jour des multimédias ? Il vous suffit de sélectionner "Médias" dans l'espace "Champs communs" et de désélectionner les autres champs.
Lors de la création d'une campagne, tous les champs sont sélectionnés par défaut.
Cette option de sélectionner/désélectionner vous permet de cibler vos campagnes, de gagner du temps et de faire gagner du temps à vos prestataires.
Vous pouvez prévisualiser votre questionnaire en sélectionnant le bouton "prévisualiser" en haut à droite, ou même charger un modèle de formulaire si vous en avez déjà créer en amont.
Si l'ensemble des prestataires concernés par la campagne ont des catégories de fiches différentes, vous avez la possibilité de sélectionner la prévisualisation par type de fiche.
Vous pouvez aussi, grâce au petit crayon situé à côté de chaque champ :
Renommer le nom du champ pour faciliter la compréhension des informations au pro
Ajouter un texte d'aide à la saisie pour l'aiguiller vers ce que vous souhaitez qu'il saisisse.
Et grâce à la petite étoile rouge située à côté de chaque champ :
Rendre obligatoire un champ. En savoir plus
Étape 4 - Conception du mail d'envoi
Cette étape permet à votre prestataire de vous identifier, de comprendre votre démarche et vos objectifs de mises à jour des informations. A cet effet, nous avons rendu cet environnement totalement personnalisable.
L'expéditeur du mail est obligatoirement renseigné en amont dans l'onglet "configuration" > "boîtes d'envoi"
❔ Certains de vos prestataires ont plusieurs objets ? L'espace pro permet au prestataire de recevoir un seul mail, et un lien vers une page qui lui est totalement dédiée et où il peut consulter et valider tous les questionnaires qui le concernent. |
Vous disposez de deux espaces de texte complètement libres et personnalisables.
Vous pouvez ensuite générer votre signature. Votre logo est directement importé depuis l’onglet "configuration" > "structure" et les autres informations du mail émetteur renseigné en amont.
Étape 5 - Options de campagne
Options d'envoi :
Désactiver l'envoi d'e-mail vous concerne si vous voulez envoyer une campagne de mise à jour et d'adhésion en même temps, tout en envoyant qu'un seul e-mail pour les deux. Attention, si vous effectuez une relance, l'e-mail ne sera pas désactivé pour les relances.
Envoyer un seul e-mail pour un même destinataire, vous permet d'envoyer un seul e-mail à un socio-pro qui serait propriétaire de multi-établissements, et qui aurait plusieurs fiches avec le même e-mail dans la campagne en cours d'envoi.
Suggestion :
Si vous détenez l'option suggestion de données, vous choisissez ici de l'activer, ou non pour cette campagne.
"Spécifiés des périodes d'ouvertures et tarifaires" : cette option vous permet de choisir le mode de saisie des périodes d'ouvertures et tarifaires des questionnaires. La troisième option suggère à vos prestataires les informations en temps réel sur le SIT + une année sur les périodes. (ex : si à l'instant la période est 12-12-2020 au 12-02-2021, nous proposons 12-12-2021 au 12-02-2022)
Critères internes :
Retrouvez plus d'informations juste ici.
Si vous avez ajouté un projet Apidae sur votre compte Dahub (notamment pour associer vos sélections Apiae).
Vous pouvez également, grâce à ce projet Apidae, associer vos critères internes à vos fiches lors du paramétrage de votre campagne
Ils seront alors présélectionnés automatiquement sur les réponses avant la mise à jour Apidae.
Pour cela, il faut au préalable ajouter Dahub en tant que Membre collaborateur sur les critères internes que vous souhaitez ajouter à vos fiches.
A savoir que le paramétrage des options ne pourra plus être modifié après le premier envoi de la campagne et s'appliquera aussi à ses relances.
Étape 6 - Planification de votre campagne : date et heure d'envoi
Cette dernière étape consiste à planifier l’heure et la date d’envoi de vos campagnes.
Vous y retrouverez également un récapitulatif des options, suggestions, spécificités et critères choisis, dans l'étape précédente.
Une fois le choix effectué, le bouton "finaliser" déclenche automatiquement le processus d’envoi de votre campagne et vous renvoie sur l'onglet "Campagnes"
Vous pouvez également enregistrer votre campagne en brouillon si vous souhaitez y revenir plus tard.
Vous avez programmé votre campagne !
Celle-ci s'affiche dans l'onglet "campagne" de votre compte.
Les informations suivantes y sont renseignées :
Le nom de votre campagne
Le statut du dernier envoi (terminé/en cours d'envoi)
Le taux de réponse global de la campagne
Le taux d'ouverture de la campagne (prestataires ayant ouvert le formulaire sans le valider)
Le nombre de prestataires inclus dans la campagne (ici 10)
Le nombre de réponses à traiter
L'heure/date de chaque envoi effectué
Programmer une campagne de mise à jour via l'onglet "prestataires"
Pour programmer et envoyer une campagne de mise à jour directement depuis l'onglet prestataires, sélectionnez les prestataires souhaités dans l'onglet "prestataires" à l'aide de l'outil de sélection disponible à gauche des fiches.
Comment sélectionner efficacement mes prestataires ?
Grâce aux différents filtres présents sur votre écran. Par exemple : je souhaite lancer ma campagne de mise à jour adhérents 2024.
Vous aurez en amont créer un tag "adhérents" (soit lors de l'import de votre liste prestataires, soit directement depuis le bouton "Actions" disponible sur l'onglet prestataires) qui est ensuite filtrable depuis l'onglet prestataires.
Le filtre "catégorie" vous permet de sélectionner vos prestataires par type de fiches.
Le filtre "commune" vous permet de sélectionner vos prestataires par commune/territoire/bassin de vie.
Après avoir sélectionné vos prestataires, cliquez ensuite sur le bouton "Actions" en haut à droite de votre écran, puis : "programmer une campagne de mise à jour"
La programmation de votre campagne s'effectue en 4 étapes :
Vous pouvez à tout moment basculer d'une étape à une autre, puis revenir à une étape précédente. Les informations saisies sont automatiquement enregistrées.
Passez à l'étape suivante et référez vous aux étapes 3, 4 et 5 de : programmer une campagne de mise à jour via l'onglet "campagnes".
Le processus est exactement le même, jusqu'à envoi de la campagne.