1. Acceder al módulo de compras:
Navegar hasta la sección "Compras" del software de contabilidad.
Seleccionar la opción "Libro de compras".
Luego, seleccione Listado de Documentos.
Hacer clic en el botón "Nuevo" para crear un nuevo registro de compra.
2. Completar la información del encabezado:
En el formulario que aparece, ingrese los datos del encabezado de la factura:
Proveedor: Seleccione el proveedor al que corresponde la factura de la lista desplegable.
Tipo de documento de compra: Elija el tipo de documento de compra correspondiente, como factura, nota de crédito o nota de débito.
Folio: Ingrese el número de folio de la factura.
Proveedor nacional o extranjero: Indique si el proveedor es nacional o extranjero.
Local: Seleccione el local al que corresponde la factura.
En la parte inferior, seleccione la forma de pago de la factura y las fechas de emisión y vencimiento del documento.
3. Ingresar el detalle de la factura:
En la sección "Ingreso Detalle", ingrese los detalles de los productos o servicios comprados:
Articulo o Servicio / Comentario: Si cuentas con Ciclo de Abastecimiento (Orden de compras) debes indicar el articulo o servicio que irá relacionado a la compra de esa factura. Por el contrario, debes indicar un comentario alusivo a la compra que se realizó.
Tipo de compra: Seleccione la cuenta contable asociada a la compra. A modo de ejemplo, si compraste insumos de oficina debes seleccionar una cuenta de gasto similar a la compra. Por otro lado, si tu objetivo es llevar un control de stock de mercaderías, debes utilizar la cuenta "Facturas por recibir", que permitirá relacionar la entrada de inventario por la recepción de existencias posteriormente.
Cantidad (Opcional): Este campo se habilita solo planes con ciclo de abastecimiento. Se debe indicar la cantidad de unidades compradas.
Monto: Ingrese el monto correspondiente a cada línea de la factura.
En caso de que la factura tenga cuentas de gastos que requieran análisis de centro de negocios, complete la información correspondiente en la sección "Análisis por Centro de Negocios".
4. Separar los montos afecto y exento:
En la parte inferior del formulario, ubicar la casilla "Exento".
Ingresar manualmente el monto total correspondiente a las compras exentas de IVA.
Esta cantidad se restará automáticamente del total de la compra para el cálculo de impuestos.
5. Guardar el documento de compra:
Hacer clic en el botón "Guardar" ubicado en la esquina superior derecha del formulario.
El sistema registrará el documento de compra con la separación correcta entre montos afectos y exentos.
Consejos adicionales:
Es importante verificar que toda la información ingresada sea correcta antes de guardar el documento.
Se recomienda revisar las configuraciones del sistema para asegurarse de que los impuestos se calculen correctamente sobre los montos afectos.
En caso de dudas, consultar el manual de usuario del software de contabilidad o contactar al soporte técnico del proveedor.