Nákladové faktury a účtenky lze do Dishboardu nahrávat hned několika způsoby:
přímým nahráním souborů (dokladů) z vašeho zařízení přes rozhraní Dishboardu
zasláním či přeposláním emailu s fakturou na unikátní Dishboard email
pořízením a nahráním fotografie dokladu přes telefon
Pojďme se nyní na jednotlivé způsoby podívat po jednom.
1) Přímé nahrání souborů přes rozhraní Dishboardu
Tento způsob nahrávání je zpravidla vhodný u dokladů, které máte uložené elektronicky na svém počítači nebo telefonu.
Pro nahrání dokladů postupujte následovně:
Klikněte na tlačítko Nahrát přijatou fakturu, které najdete na různých místech Dishboardu, například na úvodní stránce v sekci Celkové náklady:
Zobrazí se vám okno, kde můžete do zeleného pole soubory faktur jednoduše přetáhnout, nebo zvolit v souborech kliknutím do zeleného pole:
Po zvolení souborů potvrdíte nahrání tlačítkem Nahrát:
💡 Pomocí tohoto zeleného pole můžete nahrávat hned několik faktur zároveň, avšak maximální limit je 10 souborů najednou. Pokud chcete nahrát více než 10 souborů současně, je potřeba nahrání rozdělit na více dávek.
2) Zaslání faktur na unikátní Dishboard email
Dalším způsobem nahrávání dokladů je prostřednictvím unikátní emailové adresy, kterou Vám Dishboard automaticky vygeneruje.
Tato emailová adresa slouží jako sběrný koš pro vaše faktury. Veškeré faktury, které na tento email přijdou, se automaticky nahrají do Dishboardu.
Svůj unikátní Dishboard email najdete ve spodní části okna pro nahrávání faktur:
Tato emailová adresa je unikátní pro každou provozovnu. Pokud v Dishboardu vedete několik samostatných provozoven (s vlastními účty), každá má svůj unikátní email.
Způsoby využití sběrného emailu
Způsobů, kterými svůj sběrný email můžete využívat, je hned několik:
a) Dodavatelé zasílají faktury přímo na sběrný email
Nastavte si s dodavateli, aby emaily s fakturami posílali přímo na váš Dishboard email nebo dali váš sběrný email do kopie všech emailů s fakturami.
Pro komunikaci tohoto požadavku s dodavateli můžete použít následující vzor emailu:
Dobrý den, $JMÉNO,
chtěli bychom Vás požádat o malou úpravu našeho kontaktního emailu, která by nám velmi pomohla v procesu přijímání faktur.
Mohli byste prosím při zasílání veškerých faktur naší firmě prosím vždy zahrnout následující emailovou adresu v kopii?
Emailová adresa: $VÁŠ_UNIKÁTNÍ_DISHBOARD_EMAIL
Tato adresa nám funguje jako sběrný koš pro faktury a pomůže nám s jejich lepší organizaci a rychlejším placením.
Mohli byste prosím potvrdit, zda je tento požadavek možné provést?
Ještě jednou díky za spolupráci a těším se na Vaši odpověď!
$PODPIS
b) Ruční přeposílání faktur
U dodavatelů, kteří faktury z nějakého důvodu nezasílají přímo na Váš Dishboard email, stačí příchozí faktury z vaší schránky na sběrný email jednoduše během dvou kliknutí přeposlat.
c) Automatické přeposílání faktur
Pokud chcete proces přeposílání plně automatizovat, lze ve vaší emailové schránce nastavit také automatické přeposílání na základě filtrů či pravidel. Detailní instrukce najdete v tomto článku.
d) Hromadné zasílání vyfocených/naskenovaných dokladů
Nahrávání přes email je vhodné také v případech, kdy chcete nahrát několik vyfocených dokladů (např. účtenek) zároveň.
Stačí nafotit či naskenovat dané snímky a následně je přímo z galerie či souborů v telefonu odeslat na sběrný email jako přílohu jednoho emailu.
3) Pořízení a nahrání fotografie dokladu přes telefon
Tento způsob nahrávání je vhodný zejména v případech, kdy chcete rychle vyfotit a nahrát jednu či vícero papírových účtenek.
Otevřete si Dishboard (dishboard.app) v prohlížeči svého telefonu a přihlaste se.
Pomocí tlačítka pro nahrávání faktur otevřete okno se zeleným polem a klikněte do něj. Jedna z možností, které se objeví, je pořídit snímek:
Po pořízení snímku opět dokončíte nahrání pomocí tlačítka Nahrát.
💡 Pokud se chystáte nafotit a nahrát větší počet účtenek najednou, může být jednodušší variantou pořízení fotografií do galerie a následné zaslání souborů na sběrný email v rámci přílohy jednoho emailu (viz bod d výše).
Instrukce pro správné nahrávání fotografií dokladů
Při pořizování a následném nahrávání snímků dokladů do Dishboardu doporučujeme dodržovat následující postupy pro zajištění co nejrychlejšího a nejkvalitnějšího čtení dat.
💡 Ve zkratce
Nahrávejte pouze daňové doklady, tedy faktury a účtenky. Ostatní typy dokladů jako dodací listy či smlouvy nejsou určeny k automatickému čtení systémem Dishboardu.
1 soubor = 1 doklad. V případě vícestránkových dokladů je potřeba spojit naskenované stránky do jednoho PDF souboru, který následně nahrajete (viz podrobnější instrukce níže).
Fotografie fyzických dokladů pořizujte v co nejlepší kvalitě a stavu dokladů. Jednoduchá pomůcka: pokud zvládnete z vyfocené faktury přečíst data okem, zvládne je zpravidla přečíst i Dishboard.
Správné nahrávání účtenek
V případě zmačkaného dokladu ho před vyfocením nejprve co nejvíce vyrovnejte, aby data byla co nejlépe čitelná:
Jak je zmíněno výše, na snímku musí být vždy pouze jeden doklad. Zároveň je důležité, aby byl doklad zachycen celý a se všemi důležitými údaji (nebojte se nechat okraje):
Správné nahrávání fyzických faktur
Papírové faktury doporučujeme fotit ve středním a vysokém rozlišení, aby mohl Dishboard jednodušeji rozpoznávat data.
Jednostránkové faktury
Vyfoťte celou fakturu i s okraji papíru na jednotném pozadí (doporučujeme nefotit nad dalšími papíry/fakturami)
Vícestránkové faktury
Oboustranné a vícestránkové faktury je nutné do Dishboardu nahrávat jako jeden soubor. Pokud jednotlivé stránky té samé faktury nahrajete zvlášť, nebudou přečteny správně.
K naskenování a následnému sloučení snímku do jednoho PDF souboru doporučujeme využít aplikaci skeneru či čtečku PDF. Soubor PDF si následně uložte do souborů a nahrajte z knihovny telefonu (případně lze využít také sběrný email, kam soubory můžete poslat).
Zde najdete odkazy na doporučené bezplatné aplikace pro čtení PDF na iOS i Android:
Příklad naskenované faktury:
