Schvalování dokladů je proces, kdy uživatelé Dishboardu kontrolují a potvrzují údaje z faktury, které Dishboard z faktury automaticky přečte. Schválením dokladu z něj vytvoříte náklad.
Jak to funguje?
Veškeré doklady, které do Dishboardu nahrajete, najdete ke schválení v sekci Faktury:
Zde v sekci Ke schválení najdete veškeré doklady, ze kterých Dishboard již přečetl údaje a lze je schválit. Schválení zahájíte kliknutím na tlačítko Schválit vedle každého dokladu:
Následně se dostanete na obrazovku, kde v pravé části uvidíte samotný doklad, zatímco vlevo se zobrazí přepsané údaje, které Dishboard rozpoznal. Zde jsou klíčové dva kroky:
Zvolit typ nákladu: je potřeba rozhodnout, zda se jedná o suroviny nebo o jiný typ nákladu.
Zvolit kategorii: každý typ nákladu je nutné zařadit do konkrétní kategorie, kterou si uživatel může sám nastavit dle svých potřeb (např. bar, kuchyně apod.).
Navíc jsou k dispozici dvě pole, která mohou celý proces schvalování zjednodušit:
- Zapamatovat: Umožní systému automaticky předvyplnit kategorii při schvalování faktur od stejného dodavatele v budoucnu.
- Automatické schvalování faktur: Povolí automatické schvalování všech budoucích faktur od konkrétního dodavatele. Tato funkce se aktivuje pouze v kombinaci s funkcí „Zapamatovat“.
💡 Pokud se „Den nákupu“ na faktuře rovná „Dnu splatnosti“, Dishboard automaticky zaškrtne políčko **„Již zaplaceno“**, což vám ušetří další krok při zpracování faktury.
Rozdělení faktur do více kategorií
V případě, že pracujete s fakturou, která zahrnuje zboží či služby z více než jedné kategorie (např. větší nákup z Makra), můžete využít funkci Rozdělit.
Tato funkce umožňuje daný doklad rozdělit a vytvořit z něj několik různých nákladů podle typu a kategorie. Při rozdělení Dishboard automaticky dopočítává částky pro každou kategorii a zobrazuje součet rozdělených nákladů, což zajišťuje naprostou přesnost:
Které údaje Dishboard z dokladů čte?
Dishboard čte z vašich dokladů různý počet údajů v závislosti na tarifu vašeho předplatného:
Tarif Premium:
Celková částka
Dodavatel
Datum nákupu
Datum splatnosti
Číslo faktury
Variabilní symbol
Tarif Pro
Vše, co v tarifu Premium, plus bankovní informace dodavatele (číslo bankovního účtu a kód banky).
Tarif s integrací do účetních systémů
V rámci integrace s účetními systémy pak Dishboard čte navíc rozdělení DPH, předkontace, členění DPH, adresu dodavatele, způsob platby, typ dokladu a DUZP.
Zabránění duplicitám
Další výhodou je ochrana před duplikací faktur. Pokud se v systému objeví stejná faktura vícekrát, vedle tlačítka „Schválit“ se zobrazí ikona duplikátu.
Můžete tak jednoduše rozpoznat a odmítnout duplicitní faktury, a předejít tak dvojitým nákladům nebo platbám.
Práce se schválenými fakturami
Po schválení faktury s ní můžete v Dishboardu dále pracovat na několika místech. Všechny schválené faktury naleznete v sekci Schválené faktury:
Vytvořené náklady následně můžete spravovat a upravovat v sekci Náklady:
