Definitie contributie
De contributie is een maandelijks/jaarlijks bedrag dat leden onvoorwaadelijk bijdragen aan het dispuut. De hoogte van de contributie hangt af van de afspraken binnen het dispuut.
De meeste disputen kiezen er ook voor de wekelijse borrel op de vereniging of andere standaard activiteiten waarvan geacht wordt dat leden aanwezig zijn te betalen vanuit deze contributie. Daardoor kan het zijn dat de maandelijkse contributie wat hoger uit valt dan bij andere disputen, maar zorgt er wel voor dat de quaestor niet steeds bij hoeft te houden wie er wel en niet aanwezig zijn bij deze standaard activiteiten.
Wij raden aan altijd minimaal zo’n 5 tot 10 euro per lid te vragen aan maandelijkse contributie, om standaard zaken als bankkosten, boekhoudkosten en ALV-kosten te betalen.
Je kunt de contributie van elk lid makkelijk aanpassen door op de Schuldenlijst naar Acties => Contributie instellen te gaan.
Afweging contributie of ledenschuld
Er zijn grofweg twee manieren om de kosten van een activiteit te betalen;
Door de kosten op een uitgavenpost te boeken. Hiermee zeg je eigenlijk “iedereen die contributie betaalt betaalt (per ratio) evenveel mee aan deze kosten/activiteit, ongeacht of je aanwezig bent of niet);
Door de kosten op de schuld van leden te boeken.
Het voordeel aan het boeken van de kosten op een uitgavenpost is dat je niet hoeft bij te houden wie er aanwezig waren. Het nadeel is dat dit misschien niet altijd even eerlijk is als bepaalde leden er vaker niet bij kunnen zijn.
De meeste disputen hebben hier een middenweg in genomen en boeken alleen dure, minder frequente activiteiten zoals een Koningsdag of Oud en Nieuw (deels) op de schuld van de aanwezige leden. De rest van de kosten kun je dan op een uitgavenpost boeken.
Overige maandelijkse bedragen
Het kan zijn dat er binnen het dispuut afspraken zijn voor overige maandelijkse bedragen. Bijvoorbeeld voor het sparen voor de groentijd of het jaarlijkse gala. Hoe je dit boekt, hangt er van af of het de bedoeling is dat het geld wat een lid bijdraagt ook direct ten goede komt van dat lid zelf, of dat het net als de contributie op één hoop gegooid kan worden.
Als het belangrijk is dat het geld terugkomt bij het lid zelf, kun je er het beste een spaarplan voor aanmaken. In dat geval heb je ook meteen een overzicht van wat iedereen op dat moment heeft gespaard en kun je beter laten zien dat het gespaarde geld daarna ook weer ten goede komt van het lid dat het geld overgemaakt heeft.
Als het niet nodig is om bij te houden wat iedereen individueel gespaard heeft en dat de bijdrages niet per see ten goede hoeven te komen van de individuele leden, kun je het maandelijkse bedrag op dezelfde manier boeken als de maandelijkse contributie. Namelijk, door een losse transactie aan te maken met één regel op een inkomstenpost voor (bijvoorbeeld) de Groentijd en één regel per lid op de standaard Ledenschuld post. Vervolgens kan dit geld uitgegeven worden door een uitgavenpost aan te maken voor de Groentijd en hier de kosten op te boeken.
Verschil debiteuren en liquide middelen
Voordat je contributie gaat innen, is het van belang dat je goed doorhebt wat het verschil is tussen Debiteuren en Liquide middelen. Als je de contributie boekt, hoeft dat niet per see te betekenen dat je het meteen ook daadwerkelijk in liquide vorm op de bankrekening hebt staan.
Als je de contributie op de Ledenschuld boekt, zeg je daarmee eigenlijk dat je nog een X bedrag per lid moet krijgen. Je kunt pas wat met die contributie als je het daadwerkelijk op de bankrekening krijgt gestort als het lid zijn of haar schuld aflost. In de tussentijd is het nog steeds wel bezit, maar dan in de vorm van Debiteuren (= nog te vorderen bedragen). Zowel de Debiteuren als de Liquide middelen post staan aan de Activazijde van je balans, het grote verschil is dat je het ene bedrag al op je rekening hebt staan en het andere bedrag nog moet innen van je leden.
Als je de contributie boekt via de incassomodule zit deze stap daar natuurlijk niet tussen, omdat je de contributie pas inboekt wanneer je het op de bankrekening gestort hebt gekregen.
Contributie innen
Er leiden meerdere wegen naar Rome en het boeken van de contributie is daar geen uitzondering op. Hieronder leggen we de twee meest voorkomende manieren om de contributie te innen van je leden uit. Beiden hebben ze voor en nadelen, waardoor ze het afwegen waard zijn.
Via de Schuldenlijst
Als je de contributie wilt innen via de Schuldenlijst dien je elke maand de contributie op de schulden van alle leden te boeken. Dit kan met een losse transactie, door voor elk lid zijn of haar contributie op de Ledenschuld post te boeken. Als je de contributie ingesteld hebt op het profiel van elk lid kun je dit met een paar drukken op de knop regelen via de Contributie boeken pagina.
Leden betalen op deze manier hun contributie mee met de overige bedragen die op hun schuld geboekt zijn, zoals de kosten van een activiteit.
Via de Incassomodule
Omdat een dispuut doorgaans niet erg liquide is (oftewel weinig geld op de lopende bankrekening heeft staan), is het van belang dat leden elke maand op tijd de maandelijkse contributie betalen. Zo voorkom je dat je als quaestor je fusten niet meer kan betalen.
Dit, in combinatie met het feit dat leden beruchte wanbetalers zijn, is de reden dat disputen er soms voor kiezen de maandelijkse contributie te innen via de Incassomodule. Als datum wordt vaak de dag gekozen dat DUO gestort wordt, om een terugboeking wegens onvoldoende saldo te voorkomen.
Het voordeel aan het gebruiken van de incassomodule is dat je zeker weet dat je alle contributies ontvangt en dus de volgende rekeningen kunt betalen. Het nadeel is dat er bepaalde kosten verbonden zijn aan het uitvoeren van incasso’s. Dit verschilt per bank, maar komt vaak neer op een paar euro per incasso.