Balans

Een balans is een momentopname van de financiële situatie van je dispuut. Het laat in één overzicht zien wat het dispuut bezit (de Activa) en wat het verschuldigd is (de Passiva), inclusief het Eigen vermogen. Denk bij Activa aan het saldo op de bankrekening, openstaande schulden van de leden, of een voorraad dassen. Aan de passivakant vind je bijvoorbeeld nog te betalen rekeningen of een reserve voor het aankomende lustrum.

Het resultaat van de resultatenrekening vloeit direct door naar de balans. Als het dispuut in een jaar €500 overhoudt (winst), dan stijgt het eigen vermogen op de balans met datzelfde bedrag. Maakt het dispuut €300 verlies, dan daalt het eigen vermogen met €300.

Je kunt het zo zien:

Voor de kascontrolecommissie en de ALV zijn beide overzichten essentieel: de resultatenrekening toont of het bestuur verstandig met het geld is omgegaan, en de balans bewijst dat de cijfers kloppen met wat er daadwerkelijk op de rekening staat en aan verplichtingen openstaat.

Omdat een dispuut vrijwel nooit schulden heeft staan op de balans van een dispuut meestal alleen de bezittingen tegen over het eigen vermogen. Het eigen vermogen is vrijwel altijd geld dat overgebleven is uit eerder ontvangen contributies ed.

Als quaestor of bestuurslid draag je verantwoordelijkheid voor het geld van je leden. De balans helpt je om:

Als je van start gaat met Dispuutonline weet het boekhoudprogramma nog niet wat de huidige stand van zaken is rondom de financiën van het dispuut. Het is belangrijk dat je Dispuutonline hiervan op de hoogte brengt, zodat het systeem verder kan rekenen met deze bedragen, zodat je balans straks goed reflecteert hoe het dispuut er voor staat. Op deze pagina vind je meer informatie over het opstellen van de beginbalans.

Vaste activa zijn bezittingen die voor langere tijd in bezit zijn van het dispuut. Denk hierbij aan een dispuutscamera of de statafels op het dispuutshuis. Op deze bezittingen worden meestal afschrijvingen gedaan. Niet elk dispuut heeft vaste activa en sommige disputen kiezen er voor om bijvoorbeeld een dispuutscamera in z’n geheel op een uitgavenpost te boeken en zo in één keer af te schrijven in dat boekjaar.

Disputen schaffen vaak bijvoorbeeld dassen en reünistenspeldjes in grote aantallen aan. Als het niet lukt deze dassen meteen kwijt te kunnen kun je het restant boeken op een voorraadpost. Op deze manier heb je constant inzicht in hoeveel vermogen je aan dassen hebt. Als je een das verkoopt aan een lid wordt dit geld omgezet in liquide middelen.

Liquide middelen zijn geldmiddelen die direct beschikbaar zijn voor het dispuut. Dit is het geld dat op de dispuutsrekening staat, eventuele spaarrekeningen en eventueel kasgeld. Bij de posten die je hier onder laat vallen kun je aangeven dat het om een bankrekening gaat. Vervolgens kun je bij het verwerken van bankmutaties aangeven voor welke bankrekening je bankmutaties importeert en zal Dispuutonline automatisch een transactieregel op die specifieke bankpost boeken.

Het is altijd een handig controlemiddel om na het verwerken van alle bankmutaties te controleren of het bedrag dat op de bank staat volgens de Balans overeenkomt met wat er daadwerkelijk op de bankrekening staat. Zo weet je dat je alles juist hebt verwerkt.

Debiteuren zijn personen of andere disputen waar je nog geld van moet ontvangen. Vaak gaat dit vooral om de eigen leden van het dispuut, maar soms moet je ook nog iets terug krijgen van een ander dispuut.

Het Eigen vermogen is gelijk aan alle bezittingen van het dispuut min alle schulden. Oftewel, de activa min de passiva. De centrale vraag die je hierbij altijd kunt stellen is “Wat is mijn bezit en wat is hiervan geleend?”. Disputen hebben vrijwel nooit leningen of ander geld dat zij nog verschuldigd zijn. Dus is het Eigen vermogen vrijwel gelijk aan de bezittingen.

Dispuutonline voegt ook automatisch de resultaten van elk boekjaar aan het Eigen vermogen toe op de balans. Zo kun je er voor kiezen om aan het eind van je boekjaar het eventuele positieve of negatieve resultaat te laten staan en daarmee mee te rekenenen met het Eigen vermogen van het dispuut. De andere optie is om het positieve resultaat weg te boeken.

Een Voorziening is een chique woord voor een spaarpotje. Een spaarpotje met een bepaald, voorafgesteld doel. Disputen hebben bijvoorbeeld vaak een voorzieningspost voor het onderhoud van het huis of het repareren van de dispuutsboot. Vaak gaat een voorzieningspost gekoppeld met een spaarrekening waar dit geld op staat en een uitgavenpost waar op elk boekjaar een bepaald (vaak vooraf afgesproken) bedrag opzij gezet wordt voor de voorziening. Ook heb je een Voorzieningspost nodig voor een spaarplan.

Crediteuren zijn het tegenovergestelde van Debiteuren, dit zijn niet personen of disputen waar je nog geld van moet krijgen, maar juist geld van verschuldigd bent. Disputen kiezen er echter zelden voor om deze bedragen op hun balans te zetten.

Onder deze categorie kan de tussenpost genaamd Vooruitontvangen bedragen vallen, waar geld op geboekt wordt dat je van je leden of een dispuut ontvangt dat pas later weer uitgegeven zal worden. Bijvoorbeeld wanneer je alvast een aanbetaling int bij je leden voor bijvoorbeeld Koningsdag.