Balans

De balans is een momentopname van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van het dispuut. De balans geeft een compleet overzicht van de financiële stand van zaken van je dispuut, waar de resultatenrekening alleen inzicht biedt in het eventuele verschil tussen de inkomsten en uitgaven van een bepaald boekjaar.

De balans bestaat uit twee gedeelten die met elkaar in evenwicht zijn; de Activa (bezittingen) en de Passiva (schulden en het eigen vermogen).

Omdat een dispuut vrijwel nooit schulden heeft staan op de balans van een dispuut meestal alleen de bezittingen tegen over het eigen vermogen. Het eigen vermogen is vrijwel altijd geld dat overgebleven is uit eerder ontvangen contributies ed.

Als je van start gaat met dispuutonline weet het boekhoudprogramma nog niet wat de huidige stand van zaken is. Hierom voer je een beginbalans in binnen Dispuutonline. Op deze pagina vindt je meer informatie over het opstellen van de beginbalans.

Vaste activa zijn bezittingen die voor langere tijd in bezit zijn van het dispuut. Denk hierbij aan een dispuutscamera of zaken op het dispuutshuis. Op deze bezittingen worden vaak afschrijvingen gedaan. Niet elk dispuut heeft vaste activa en sommige disputen kiezen er voor om bijvoorbeeld een dispuutscamera in z’n geheel op een uitgavenpost te boeken en zo in één keer af te schrijven in dat boekjaar.

Disputen schaffen vaak bijvoorbeeld dassen en reünistenspeldjes in grote aantallen aan. Als het niet lukt deze dassen meteen kwijt te kunnen kun je ze het beste boeken op een Voorraadpost. Op deze manier heb je constant inzicht in hoeveel geld je aan dassen hebt. Als je een das verkoopt aan een lid boek je het van de Voorraadpost af en op de Ledenschuld van het lid.

Op de voorraadpost boek je de inkoopprijs van de das. Als je de das verkoopt met winst aan een lid kun je de winst op een inkomstenpost boeken.

Liquide middelen zijn geldmiddelen die direct beschikbaar zijn voor het dispuut. Dit is het geld dat op de dispuutsrekening staat, eventuele spaarrekeningen en eventueel kasgeld. Bij de posten die je hier onder laat vallen kun je aangeven dat het om een bankrekening gaat. Vervolgens kun je bij het verwerken van bankmutaties aangeven voor welke bankrekening je bankmutaties importeert en zal Dispuutonline automatisch een transactieregel op die specifieke bankpost boeken.

Het is altijd een handig controlemiddel om na het verwerken van alle bankmutaties te controleren of het bedrag dat op de bank staat volgens de Balans overeenkomt met wat er daadwerkelijk op de bankrekening staat. Zo weet je dat je alles juist hebt verwerkt.

Debiteuren zijn personenen of entiteiten waar je nog geld van moet ontvangen. Bij disputen zijn dat vooral de leden met hun Ledenschuld. Soms schiet je ook wat voor voor een ander dispuut. In dat geval kun je bij het verwerken van de kosten van die activiteit het deel wat dat dispuut moet betalen op een debiteurenpost boeken. Als dit veel disputen en activiteiten zijn kan het handig zijn om per dispuut een Debiteurenpost aan te maken, om zo het overzicht op de balans te bewaren.

Het Eigen vermogen is gelijk aan alle bezittingen van het dispuut min alle schulden. Oftewel, de activa min de passiva. De centrale vraag die je hierbij altijd kunt stellen is “Wat is mijn bezit en wat is hiervan geleend?”. Disputen hebben vrijwel nooit leningen of ander geld dat zij nog verschuldigd zijn. Dus is het Eigen vermogen vrijwel gelijk aan de bezittingen.

Dispuutonline voegt ook automatisch de resultaten van elk boekjaar aan het Eigen vermogen toe op de balans. Zo kun je er voor kiezen om aan het eind van je boekjaar het eventuele positieve of negatieve resultaat te laten staan en daarmee mee te rekenenen met het Eigen vermogen van het dispuut. De andere optie is om het positieve resultaat weg te boeken.

Een Voorziening is een chique woord voor een spaarpotje. Een spaarpotje met een bepaald, voorafgesteld doel. Disputen hebben bijvoorbeeld vaak een voorzieningspost voor het onderhoud van het huis of het repareren van de dispuutsboot. Vaak gaat een voorzieningspost gekoppeld met een spaarrekening waar dit geld op staat en een uitgavenpost waar op elk boekjaar een bepaald (vaak vooraf afgesproken) bedrag opzij gezet wordt voor de voorziening.

Ook heb je een Voorzieningspost nodig voor een spaarplan.

Crediteuren zijn het tegenovergestelde van Debiteuren, dit zijn niet personen of entiteiten waar je nog geld van moet krijgen, maar juist geld van verschuldigd bent. Disputen hebben bijna nooit crediteuren.

Onder deze categorie kan de tussenpost genaamd Vooruitontvangen bedragen vallen, waar geld op geboekt wordt dat je van je leden of een dispuut ontvangt dat pas later weer uitgegeven zal worden. Bijvoorbeeld wanneer je alvast een aanbetaling int bij je leden voor bijvoorbeeld Koningsdag.