1. Accéder à la page d’invitation des utilisateurs
Connectez vous à la plateforme en tant qu’administrateur.
Dans le menu, cliquez sur « Utilisateurs ».
Cliquez sur le bouton « Inviter des utilisateurs ».
A. Télécharger le modèle de fichier .xlsx
Cliquez sur le bouton « Télécharger le modèle ».
Le fichier sera enregistré sur votre ordinateur au format .xlsx.
B. Compléter le fichier .xlsx
1. Ouvrir le fichier
Double-cliquez sur le fichier téléchargé depuis la barre de téléchargement ou le dossier de destination (généralement “Téléchargements”).
2. Définir la méthode d’invitation
Invitation par e-mail :
Remplissez les champs : Adresse e-mail, Prénom, Nom.Invitation sans e-mail :
Remplissez les champs : Nom, Prénom, Login, Mot de passe.
3. Compléter les informations principales
Champ | Description | Remarques |
Adresse e-mail | Entrez l’adresse e-mail en minuscules. | Si vous utilisez la méthode sans e-mail, laissez ce champ vide. |
Prénom / Nom | Entrez le prénom et le nom de l’utilisateur. |
|
Rôle | Entrez le rôle (ex. : formateur, administrateur). | Le rôle apprenant est activé par défaut. |
Login | Composé de chiffres et lettres (pas uniquement chiffres et sans caractères spéciaux, sauf -). | ⚠️ Doit être en mode texte. |
Mot de passe | Fournissez le mot de passe si le login est renseigné. | ⚠️ Doit être en mode texte. |
Groupe | ID du groupe sans le “#”. Si plusieurs groupes, séparez par ;. |
|
Langue | Exemple : en pour anglais, fr pour français. |
|
Date de naissance | Facultatif. Format : YYYY-MM-DD |
|
Adresse postale | Facultatif. |
|
Champs personnalisés | Complétez si l’administrateur a créé des champs spécifiques. | Laissez vide sinon. |
Date d’expiration du compte | Facultatif. Format : YYYY-MM-DD. | La date doit être dans le futur. |
Filtres | Exemple : Département, Bureau. Séparez plusieurs valeurs par ;. | ⚠️ Ne laissez pas les cellules vides pour supprimer un filtre. |
4. Inscription automatique à une formation ou un parcours
Formation :
Colonne : Subscribe Training Ids
Exemple : 12345;67890
Pour récupérer l’ID, regardez l’URL de la formation :
https://votreplateforme.com/training/12345 → ID = 12345
Parcours :
Colonne : Subscribe
Exemple : 111;222
Pour récupérer l’ID du parcours :
https://votreplateforme.com/path/67890 → ID = 67890
C. Importer le fichier et vérifier l’historique
Cliquez sur « Sélectionner un fichier à importer » et choisissez votre fichier.
Cliquez sur « Prévisualiser » pour vérifier les données avant l’importation.
Après vérification, cliquez sur « Valider les utilisateurs » pour finaliser l’importation.
Cochez « Créer des filtres automatiquement » si votre fichier contient des filtres non encore créés.
Historique d’importation
Statut | Signification |
Échoué | L’importation a échoué. Les lignes concernées sont indiquées pour corriger les erreurs. |
Traité | L’importation a été effectuée avec succès. |
En traitement | L’importation est en cours. |
ℹ️ En cas d’échec, vérifiez qu’aucune cellule ne contient d’espaces avant de sauvegarder votre fichier.
D. Mise à jour des filtres utilisateurs
Suppression : cellule vide → le filtre n’est pas supprimé.
Remplacement : nouvelle valeur → ancienne valeur remplacée.
Ajout : valeurs existantes + nouvelle valeur séparée par ;
Exemple :
Avant : Département = RH
Nouvelle valeur : RH;Juridique
Résultat : utilisateur conserve RH et ajoute Juridique.
Attention:
Il faut Toujours utiliser ; comme séparateur au lieu d'une virgule.
Mini FAQ
Puis-je supprimer des utilisateurs en masse ?
❌ Non, seules l’ajout et la modification sont possibles via le fichier .xlsx.Statut « En traitement » bloqué ?
Vérifiez le fichier et contactez le support si nécessaire.Doublons dans le fichier ?
Attention Supprimez lès avant l’importation, le logiciel ne les détecte pas.
Pour toute question, contactez : support@dokeos.com