Ce tutoriel vous explique comment télécharger, compléter et importer un fichier .xlsx pour ajouter des utilisateurs en masse à votre plateforme. Assurez-vous d'avoir le rôle d'administrateur pour effectuer ces actions.
Accéder à la page d'invitation des utilisateurs
Connectez-vous à la plateforme en tant qu'administrateur.
Dans le menu, cliquez sur "Utilisateurs".
Cliquez ensuite sur le bouton "Inviter des utilisateurs".
A. Télécharger le modèle de fichier .xlsx
Télécharger le modèle :
Cliquez sur le bouton "Télécharger le modèle".
Le modèle sera enregistré sur votre ordinateur au format .xlsx.
B. Compléter le fichier .xlsx
Ouvrir le fichier :
Ouvrez le fichier téléchargé en cliquant dessus dans la barre de téléchargement ou dans le dossier où il a été enregistré (généralement dans "Téléchargements").
Définir votre méthode d'invitation :
Invitation par e-mail :
Si vous souhaitez inviter les utilisateurs par e-mail, renseignez les champs suivants : adresse e-mail, nom et prénom.
Invitation sans e-mail :
Si vous souhaitez inviter les utilisateurs sans adresse e-mail, remplissez les champs suivants : nom, prénom, login et mot de passe.
Pour plus de détails sur les différences entre ces deux méthodes, consultez le tutoriel dédié.
Information :
Le tableau Excel peut contenir des colonnes personnalisées et des filtres qui varient en fonction de votre configuration. Par exemple : "Département", "Contrat", "Pays", "Clients".
Adresse e-mail :
Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur en minuscules.
Si vous utilisez la méthode d'invitation sans e-mail, laissez ce champ vide.
Prénom :
Entrez le prénom de l'utilisateur.
Nom de famille :
Entrez le nom de famille de l'utilisateur.
Rôle :
Entrez le rôle de l'utilisateur (ex. : formateur, administrateur).
Le rôle d'apprenant sera activé par défaut, car il s'agit du rôle de base.
Login :
Entrez le login de l'utilisateur, composé de chiffres et de lettres (pas uniquement de chiffres et sans caractères spéciaux, à l'exception du tiret "-").
Mot de passe :
Entrez le mot de passe de l'utilisateur. S'il utilise le login, vous devez fournir un mot de passe que vous communiquerez à l'utilisateur.
Attention :
Les logins et mots de passe doivent être en mode texte. Évitez les résultats de formules Excel. Si nécessaire, convertissez le fichier en CSV, supprimez les formules, puis sauvegardez-le à nouveau en XLSX avant l'importation.
Si vous utilisez l'adresse e-mail pour l'invitation, laissez le champ login vide.
Si vous renseignez le login et le mot de passe, ne remplissez pas l'adresse e-mail, car le compte sera créé sans envoi d'invitation par e-mail.
Groupe :
S'il doit être inscrit dans un groupe, entrez l'ID du groupe sans le "#".
Si plusieurs groupes doivent être assignés, séparez-les par un point-virgule (;) sans espace.
Langue :
Entrez la langue de l'utilisateur (ex. : "en" pour anglais, "fr" pour français).
Date de naissance (facultatif) :
Entrez la date d'anniversaire de l'utilisateur si vous le souhaitez.
Adresse postale (facultatif) :
Entrez l'adresse postale de l'utilisateur si vous le souhaitez.
Champs personnalisés :
Complétez les champs personnalisés si l'administrateur a créé des champs personnalisés. Si aucun champ personnalisé n'a été créé, laissez ces colonnes vides.
Date d'expiration du compte (facultatif) :
Entrez la date d'expiration du compte au format YYYY-MM-DD (année-mois-jour). Cette date doit être dans le futur.
Filtres :
Complétez les filtres (ex. : "Département") en utilisant la même orthographe que celle utilisée lors de la création des filtres. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour un même filtre en les séparant par un point-virgule (;).
C. Importer le fichier et vérifier l'historique d'importation
Importer le fichier :
Cliquez sur "Sélectionner un fichier à importer", choisissez le fichier sur votre disque dur.
Cliquez sur "Importer des utilisateurs".
Cochez l'option "Créer des filtres automatiquement" si vous avez renseigné des filtres additionnels dans votre fichier Excel qui n'ont pas été créés préalablement par l'administrateur sur la plateforme.
Vérifier l'historique d'importation
L'historique d'importation vous permet de consulter toutes les tentatives d'importation effectuées, en fournissant l'heure, la date, le statut de chaque importation ainsi que le fichier Excel importé. Vous pouvez rencontrer trois statuts différents :
Échoué : L'importation a échoué. Vous recevrez des indications sur les éléments non acceptés ainsi que les numéros de ligne concernés pour pouvoir corriger les erreurs.
Traité : L'importation a été effectuée avec succès.
En traitement : L'importation est en cours.
Information :
En général, lorsque le statut est Échoué, le système indique les éléments non acceptés ainsi que les numéros de ligne. Assurez-vous que les cellules Excel ne contiennent pas d'espaces avant de sauvegarder votre fichier pour éviter les erreurs.
Mini FAQ
Puis-je supprimer des utilisateurs en masse ?
Non, le fichier .xlsx permet uniquement d'ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier les informations des utilisateurs déjà existants. La suppression en masse n'est pas supportée par cette méthode.
Le statut "En traitement" ne change pas depuis 30 minutes. Que faire ?
En général, le statut "En traitement" ne devrait pas dépasser 10 minutes. Si cela prend plus de temps, vérifiez votre fichier pour d’éventuelles erreurs ou contactez le support technique pour obtenir de l'aide.
Le fichier d'importation contient des doublons. Dokeos est-il capable de les détecter ?
Non, le logiciel d'importation ne détecte pas les doublons. Il est donc important de supprimer les doublons de votre fichier avant de procéder à l'importation.
Pour toute question ou assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le support à l'adresse support@dokeos.com