Cette option permet aux administrateurs de recevoir automatiquement leurs rapports personnalisés à une date ou fréquence choisie, sans avoir à les générer manuellement à chaque fois.
Autrement dit, il n’est plus nécessaire d’accéder au portail et de préparer le rapport à chaque demande : le système peut désormais l’envoyer automatiquement selon la planification définie.
Chemin d’accès à la fonctionnalité
1- Rendez-vous dans le menu Statistiques.
2- Cliquez sur Rapports personnalisés.
3- En haut à droite de la page, un nouveau bouton intitulé « Modèles de rapport personnalisés automatisés » est désormais disponible
Activation de la fonctionnalité
Lors du premier clic sur ce bouton, le message suivant peut apparaître :
Info :
Vous devez activer les modèles de rapport personnalisés pour accéder à cette fonctionnalité.
Contactez contact@dokeos.com ou votre personne de contact pour plus d'informations.
Cela signifie que la fonctionnalité n’est pas encore activée sur votre plateforme.
Pour en bénéficier, il vous suffit de faire la demande d’activation auprès de l’équipe Dokeos à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Informations importantes :
Cette option est supplémentaire et nécessite une activation spécifique par notre équipe technique.
Une fois activée, vous pourrez configurer des modèles de rapports automatiques, choisir la fréquence d’envoi (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) et définir les destinataires.
Avantages :
Gain de temps : plus besoin de générer manuellement les rapports.
Fiabilité : réception automatique des rapports selon la périodicité souhaitée.
Suivi régulier : assure un accès constant aux données de performance et de progression.
Configuration d’un modèle de rapport personnalisé automatisé :
Une fois la fonctionnalité « Modèles de rapport personnalisés automatisés » activée sur votre plateforme, vous pouvez configurer vos rapports automatiques en quelques étapes simples.
Étape 1 : Préparer le rapport personnalisé :
Comme pour un rapport personnalisé classique :
Accédez à Statistiques > Rapports personnalisés.
Sélectionnez les filtres et paramètres souhaités (formations, groupes, dates, etc.).
Cliquez sur Aperçu des données pour vérifier le contenu du rapport.
Indiquez ensuite l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir le rapport.
Jusqu’ici, le processus reste identique à celui des rapports personnalisés classiques.
Étape 2 : Enregistrer le rapport comme modèle automatisé :
Une fois vos paramètres définis :
Cliquez sur Enregistrer comme modèle automatisé.
Donnez un nom à votre modèle afin de le retrouver facilement par la suite.
Validez votre enregistrement.
Cette étape permet au système de conserver vos critères de filtrage et d’envoi.
Étape 3 : Gérer et planifier vos modèles automatisés :
Après l’enregistrement, une nouvelle page s’ouvre :
Vous y retrouverez la liste de vos modèles enregistrés.
Depuis cette interface, vous pouvez visualiser, modifier ou supprimer un modèle.
Vous pouvez également définir la fréquence d’envoi automatique du rapport :
Quotidien (par exemple, chaque nuit à minuit)
Hebdomadaire
Mensuel, etc.
Étape 4 : Réception automatique des rapports
Une fois la fréquence choisie, le rapport sera automatiquement envoyé aux destinataires indiqués, selon la planification configurée.
Chaque envoi conserve la même structure et les mêmes filtres que ceux définis lors de la création du modèle.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions