💡 In Douano zijn er drie manieren om herinneringen/aanmaningen te versturen voor vervallen openstaande facturen.
💡 Je kan pas herinneringen versturen als de verkoopfactuur via mail verzonden werd naar de klant.
Volledig automatisch: kies je voor volledig automatisch dan zal Douano dagelijks kijken naar de openstaande facturen. Naar de klanten die een vervallen openstaande factuur hebben zal er automatisch een herinnering/aanmaning verstuurd worden.
⚠️ Wanneer je voor automatisch kiest is het heel belangrijk dat je dagelijks mee bent met het afpunten van je facturen. Zoniet zullen er klanten onterecht een herinnering/aanmaning toegestuurd krijgen.
Semi-automatisch: na het afpunten van alle facturen kan je met één klik op de knop een herinnering en/of aanmaning in bulk versturen naar alle klanten die vervallen openstaande facturen hebben.
💡 Ben je niet in de mogelijkheid om dagelijks je facturen af te punten, is dit de veiligste en snelste methode.
Manueel: je kan ook manueel per klant een herinnering versturen.
Instellingen voor herinneringen en aanmaningen
☝️ Alvorens je herinneringen en aanmaningen kan versturen, controleer je of je de parameters hiervoor hebt ingesteld.
⇢ Controleer of stel eerst de parameters in bij Instellingen - Facturatie - Betalingsherinneringen. Je kan hier deze 👉 gids voor raadplegen.
⇢ Controleer of stel vervolgens de e-mailsjablonen in voor herinneringen en aanmaningen bij Instellingen - Communicatie - E-mailsjablonen. Volg hiervoor deze 👉 gids.
Herinneringen en aanmaningen - Automatisch
💡 Heb je gekozen voor de optie Automatisch, dan hoef je voor het versturen van herinneringen of aanmaningen geen verder actie's uit te voeren in Douano.
Douano zal nu dagelijks de openstaande facturen controleren. Voor de facturen die vervallen zijn zal er automatisch een herinnering of aanmaning naar de klant verzonden worden.
Herinneringen en aanmaningen - Semi-automatisch
💡 Het semi-automatisch uitsturen van herinneringen en aanmaningen doe je in de Factuurhistoriek. In deze module krijg je de volledige facturatie historiek per klant te zien:
Welke facturen werden er reeds naar een klant/leverancier verstuurd en wanneer.
Welke klant heeft nog openstaande facturen.
Naar welke klanten werden al herinneringen of aanmaning verzonden en wanneer...?
⇢ Ga naar Facturatie - Factuurhistoriek.
💡 Door rechts bovenaan op het groene icoontje te klikken kan je in bulk herinneringen/aanmaningen versturen naar klanten met één of meerdere facturen die de vervaldatum overschreden hebben.
⚠️ Zorg er wel voor dat, alvorens je deze functie gebruikt, je klaar bent met het afpunten van je facturen bij Facturatie - Verkoopfacturen. Zoniet zullen er klanten onterecht een herinnering/aanmaning toegestuurd krijgen.
Herinneringen en aanmaningen - Manueel
⇢ Ga naar Facturatie - Verkoopfacturen. Onder het tabblad 'Vervallen' vind je alle facturen terug die nog een openstaand bedrag hebben en waarvan de betaaltermijn verstreken is.
Selecteer de facturen waarvoor je een herinnering wil uitsturen en klik via het menu icoon rechts bovenaan op 'Geselecteerde facturen e-mailen'.
Pas het type bericht aan naar Herinnering of Aanmaning en klik op verzenden.
