Балансова система Edvibe — це інструмент автоматичного обліку кількості уроків на балансах учнів, приймання оплат за уроки, контролю відвідуваності груп. Вам не потрібно буде вручну вести облік уроків за кожним учнем в окремому файлі, балансова система Edvibe зробить це за вас.

Коротко опишемо, чим зручна балансова система для того, щоб ви могли визначитися, чи підійде вона вашій мовній школі.

✅ Дозволяє створити гнучку систему тарифів і, в разі потреби, робити знижки та спеціальні тарифи для пробних уроків.

✅ Ви зможете відстежувати кількість оплачених занять, які залишилися на балансах учнів за допомогою звітів.

✅ Дозволяє забороняти вхід учня в клас за відсутності уроків на балансі (якщо таке налаштування активоване).

✅ Разом з увімкненою опцією приймання оплат від учнів дозволяє учням самостійно купувати пакети уроків з подальшим автоматичним зарахуванням на баланс учня.

Перед увімкненням балансової системи необхідно налаштувати тарифи школи. Перейдіть у розділ "Налаштування - Онлайн-уроки - Балансова система" та натисніть на кнопку створення нового тарифу.

Далі необхідно заповнити таку інформацію про тариф:

Якщо в школі передбачено ведення тестового уроку (або уроків), можна створити відповідний пакет з нульовою вартістю.

Можливо, з якихось причин ви поки що не плануєте користуватися тарифом, його можна помістити в архів. Архівні пакети ви не зможете додати учням і при виборі тарифу учням вони теж будуть недоступні.

Активувати тариф можна, для цього перейдіть у вкладку "Архівні" і натисніть на кнопку "Активувати".

Зверніть увагу!

❗️ Якщо тариф, який ви хочете додати в архів, активний у когось з учнів школи, то його потрібно видалити в профілі кожного учня.

Перед активацією балансової системи зробіть необхідні налаштування.

Після того як ви виконали всі налаштування, переведіть тумблер "Використовувати балансову систему" в активне положення.

Зверніть увагу!

❗️ Після активації балансової системи в школі, відключити її неможливо!

Якщо ви вже встигли додати учнів до школи, то в їхніх профілях з'явиться функція додавання балансів, виходячи із заданих у тарифній системі пакетів.

Натисніть на кнопку додавання пакета та оберіть оплачений учнем пакет уроків.

Ви можете сформувати учневі свій пакет виходячи із заданих у школі тарифів і тривалості уроків. Натисніть на вкладку "Свій пакет" і виберіть кількість уроків, встановіть вартість і термін дії пакета. Коментар можна додати будь-який, наприклад, причини додавання кастомного пакета.

Додані учню пакети уроків можна згодом редагувати або видалити.

Під час редагування пакета, ви не зможете змінити тариф і тривалість уроків, тільки списати або додати уроки та змінити термін дії пакета.

Зверніть увагу!

❗️ Видалити пакет уроків учня можна тільки за нульового балансу. Якщо ви хочете видалити пакет раніше, ніж учень витратить усі уроки на ньому, потрібно буде спочатку списати залишок.

За балансової системи уроки в графік можна буде ставити тільки за наявності доступних пакетів на балансах учнів. Те саме стосується і викладачів школи: система не дасть забронювати уроки за нульового балансу учня.

Заплановані уроки візуально не списуються з балансу учня, вони списуються тільки в момент початку уроку, під час його проведення. Якщо урок уже розпочався, то в картці уроку вчитель зможе змінити статус уроку з учнем тільки з "Урок успішно проведено" на "Неявка учня".

Цей статус і відобразиться в картці купленого пакета в учня в розділі "Деталізація".

Деталізація - це детальний звіт, у якому міститься інформація про поповнення балансу учня та списання уроків.

Щоб побачити деталізацію, перейдіть у профіль учня та натисніть кнопку "Деталізація".

У звіті доступна така інформація:

У деталізації є можливість вибору конкретного пакета уроків і демонстрації інформації щодо нього.

Коментарі, які залишають співробітники школи під час поповнення і списання пакетів уроків, теж відображаються в деталізації.

Детальну інформацію по кожному уроку ви побачите, натиснувши на стрілочку вниз навпроти дати уроку.

У групах усе працює трохи інакше. Потрібно спочатку задати тариф уроків у налаштуваннях групи, і тільки потім система дасть можливість додавати баланс уроків учням групи. У групі може бути встановлений тільки один основний тариф. Інші категорії тарифів учням цієї групи встановити не вийде.

Також у групах, крім статусу уроку, є ще таке поняття як "Відвідуваність", де можна зазначити, хто з учнів був на уроці, а хто ні, оскільки в кожного учня групи свій баланс уроків. Попросіть вчителів не забувати заповнювати статуси відвідуваності групи. Детальніше про відвідуваність читайте в нашій статті.

Урок не призначений - вільний слот, доступний для встановлення в графік, але ще не проставлений. Система запропонує додати урок.

Урок заплановано - слот уже заброньовано, але урок ще не проведено. Змінити час ще можливо.

Урок успішно проведено - проставляється в момент початку уроку, урок успішно проведено і списується з балансу учня.

Неявка учня - урок списується з балансу учня і зазначається в картці як неявка з причини учня.

Урок списано при скасуванні - коли учень скасував заняття, але до початку уроку вже залишилося менше часу, ніж було встановлено в налаштуваннях школи для скасування уроку без штрафу.

* Якщо всі уроки з доступного пакета вже заплановані, під час спроби поставити новий урок, то урок буде поставлено в графік, але останній запланований урок буде позначено сірим кольором, як урок без балансу.

** Якщо урок скасовано більш ніж за 24 години (налаштовується в налаштуваннях), то цей урок просто видаляється з графіка.

У графіку різні статуси уроків виділяються різними кольорами.

Жовтий - усі уроки, які заплановані, але ще не почалися.

Бірюзовий - урок триває в поточний момент і ще не закінчився.

Зелений - урок успішно проведено (у групах завжди зелений, але пам'ятаємо про відвідуваність)

Червоний - коли урок не відбувся через неявку учня (відмічена неявка). Або коли учень скасував урок менш ніж за 24 години. Для того щоб враховувалося все це в балансах.

Сірий - урок запланований, але на дату його проведення баланс нульовий.

Немає уроків на балансі - на балансі немає уроків, але є повторювані заняття, вони будуть позначені в графіку. Щойно з'являться уроки на балансі, наступний запланований урок має бути заповнений слотом із доданого пакета.

Не було уроків на балансі - урок, час якого вже минув, але баланс був нульовий.

Якщо ви раніше проводили уроки, але не використовували балансову систему, то під час активації балансової системи, під час додавання нових учнів працюватиме логіка, описана в статті вище. Але ось як перевести вже наявну базу?

Учні, які у вас були до включення балансової системи, залишаться на колишній системі. Переведення таких студентів відбувається в кожного окремо, у момент додавання першого балансу уроків. Після цього акаунт учня буде переведено на балансову систему.

Але потрібно врахувати, що під час переходу всі майбутні уроки буде видалено, і потрібно буде їх наново проставити в графіку, щоб підключилася балансова система.

Балансова система не активована

Балансова система активована

Переведення групових класів відбувається в момент додавання тарифного плану в профілі групи. Після встановлення тарифного плану групи, усім учням цієї групи потрібно проставити баланси уроків у груповому класі.

Крок 1. Встановлюєте тариф у профілі групи.

Крок 2. Встановлюєте тариф у профілі кожного учня групи.

Після авторизації у своєму обліковому записі, учень може поповнити баланс самостійно (якщо підключена система приймання оплат) або звернутися до адміністратора для оплати.

Учень натискає на кнопку поповнення балансу.

Якщо приймання оплат активовано, учень обирає тариф, який планує оплатити.

Після вибору тарифу необхідно натиснути на кнопку оплати.

Якщо оплата пройшла успішно, то баланс учня буде поповнено.

Приклад

На балансі учня в індивідиальному класі Class Alice є 4 уроки по 15 хв і 20 уроків по 45 хв.

Якщо з учнем запланувати та провести урок у цьому класі з обраним тарифом, кількість уроків із цим тарифом на балансі автоматично зменшиться на 1 урок.

Якщо прийом оплат не активований і учень спробує оплатити пакет уроків, він побачить повідомлення, яке ви додали в налаштуваннях балансової системи.