In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Freigabe-Prozess für Voranmeldungen aktivieren, sodass Voranmeldungen erst nach einer Genehmigung wirksam werden.
1. Aktivieren des Freigabe-Prozesses
Bearbeiten Sie eine beliebige Gruppe und wählen Sie den Menüpunkt "Voranmeldung" aus. Klicken Sie anschließend auf "Vorgaben für Voranmeldungen" und aktivieren Sie die Option „Voranmeldungen müssen genehmigt werden“:
2. Auswirkung des Freigabe-Prozesses
Nach Aktivierung des Freigabe-Prozesses werden neu eingereichte Voranmeldungen zunächst mit dem Status „Ausstehende Freigabe“ gekennzeichnet. Sie müssen manuell durch einen Nutzer in der Verwaltungsoberfläche genehmigt werden.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie Voranmeldungsformulare nutzen und sicherstellen möchten, dass das Empfangspersonal Voranmeldungen die von Mitarbeitern getätigt wurden vorab genehmigen muss. Da der Freigabe-Prozess auf Gruppenebene aktiviert wird, können Sie den Ablauf gezielt und effizient steuern.
Sobald der Freigabe-Prozess aktiv ist, sehen Nutzer bereits vor dem Absenden der Voranmeldung einen Hinweis darauf, dass diese einer Genehmigung bedarf. In der Verwaltungsoberfläche ist dies durch eine entsprechende Beschriftung des „Absenden“-Buttons sowie – bei Voranmeldungsformularen – durch einen zusätzlichen Hinweis nach dem Absenden erkennbar.
3. Benachrichtigung über den Status der Freigabe
Sie können den Gastgeber automatisch über den Status einer Voranmeldung informieren, indem Sie beim Erstellen der Voranmeldung die Option der Gastgeber-Benachrichtigung aktivieren.
ℹ️ Sie möchten selbst über neue oder ausstehende Voranmeldungen benachrichtigt werden? Diese Einstellungen finden Sie wie gewohnt unter Verwalten > Einstellungen > Benachrichtigungen in Ihrem Standortbereich.
4. Übersicht über ausstehende Voranmeldungen
Alle ausstehenden Voranmeldungen finden Sie im Tab „Erwartet“ in der Live-Ansicht. Falls es offene Anfragen gibt, wird dies durch einen roten Kreis am Tab kenntlich gemacht.
5. Freigabe von ausstehenden Voranmeldungen
Klicken Sie auf den Tab „Ausstehende Voranmeldungen“:
Klicken Sie dann auf die gewünschte Voranmeldung. Nun können Sie diese entweder genehmigen oder ablehnen:
Bei Genehmigung wird die Voranmeldung in den Tab „Vorangemeldet“ verschoben.
ℹ️ Erst mit der Genehmigung wird auch die Einladungs-E-Mail an den Kunden gesendet.
ℹ️ Abgelehnte Voranmeldungen bleiben 24 Stunden als Nachweis sichtbar und werden danach automatisch gelöscht. Eine abgelehnte Voranmeldung kann nachträglich nicht mehr genehmigt werden.