In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden ein vereinfachtes Formular zur Voranmeldung von Besuchern zur Verfügung stellen.
Unterschied zur Voranmeldung über die Verwaltungsoberfläche
Voranmeldungsformulare sind grundsätzlich identisch zur Voranmeldung über die Verwaltungsoberfläche. Der entscheidende Unterschied: Sie können diese Formulare über einen einfachen Link teilen – zum Beispiel im Intranet. So müssen Mitarbeitende nicht in der Verwaltungsoberfläche angelegt sein, um Voranmeldungen erfassen zu können.
Außerdem lassen sich Voranmeldungsformulare gezielt einschränken, z. B. auf bestimmte Besuchergruppen.
Beispiel:
Sie erstellen ein Voranmeldungsformular ausschließlich für die Besuchergruppe „Potenzielle Kunden“ und teilen den Link gezielt mit der Vertriebsabteilung.
💡 Gut zu wissen: Wenn Mitarbeitende das Voranmeldungsformular nutzen, werden Sie bei Eintreffen des Besuchs automatisch informiert – ganz ohne zusätzliche Einstellungen.
1. Formular anlegen
Navigieren Sie zu Verwalten > Voranmeldungsformulare und fügen Sie dort ein neues Formular hinzu.
2. Standorte und Gruppen festlegen
Pro Formular können Sie festlegen, für welche Standorte und Gruppen eine Voranmeldung möglich ist.
Auch standortübergreifende Formulare sind möglich. So können Sie ein Formular für alle Mitarbeitenden aller Standorte erstellen. Die Mitarbeitenden wählen dann beim Ausfüllen aus, für welchen Standort die Voranmeldung gelten soll.
💡 Ideal, wenn Ihre Mitarbeitenden Besuch an verschiedenen Standorten empfangen.
3. Gültigkeitszeitraum einschränken (optional)
Sie möchten Voranmeldungen nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfassen, z. B. für ein spezielles Event? Vergeben Sie einfach einen Gültigkeitszeitraum, in dem das Formular aktiv ist.
4. Zugriff einschränken (optional)
Sie möchten den Zugriff auf das Formular mit einem Passwort schützen?
Kein Problem – richten Sie den Passwortschutz im entsprechenden Abschnitt ein. Das Passwort kann jederzeit geändert oder deaktiviert werden.
5. Link erhalten und teilen
Sobald Sie das Formular gespeichert haben, erhalten Sie automatisch den Link zum Teilen. Klicken Sie einfach auf "Link kopieren" und senden Sie ihn an die jeweiligen Mitarbeitenden 🥳
ℹ️ Sie wünschen sich mehr Kontrolle über eingereichte Voranmeldungen?
Aktivieren Sie den Freigabe-Prozess in der jeweiligen Gruppe. So entscheiden Sie, welche Voranmeldungen genehmigt werden – und welche nicht.