Dit artikel beschrijft hoe je verlofaanvragen kunt aanmaken, behandelen en terugdraaien in de webversie. Teamleden met de rol 'Admin' of 'Verlof accorderen' kunnen dit ook voor andere teamleden doen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als de urenregistratie actief is.
Controleer ook hoe je verlofinstellingen zijn ingesteld.
Ga naar dit artikel voor uitleg over verlofverzoeken in de app.
Verlofverzoek aanmaken
Verlof aanvragen kun je met de juiste rechten voor jezelf en voor anderen doen in de webversie.
Je vindt 'Verlof' in het hoofdmenu onder 'Aanwezigheid'.
Klik op de knop '+ Verzoek aanmaken'.
Vul de betreffende velden in en klik op 'Opslaan'.
Lees hier verder voor meer details: 'Verlofverzoek behandelen'.
Openstaande verlofverzoeken
Als een teamlid verlof aanvraagt, kun je dit op twee plekken terugvinden in Eitje:
Verlofverzoeken in de takenlijst
Ga naar 'Taken' (☑️) rechtsboven in Eitje. Hier vind je verlofverzoeken die nog behandeld moeten worden.
Totaaloverzicht verlof
Ga via 'Aanwezigheid' naar 'Verlof'. Hier vind je alle verlofaanvragen terug. Naast de openstaande verzoeken vind je hier ook reeds goedgekeurde en afgewezen verzoeken, zowel in de toekomst als in het verleden.
Als Admin of iemand met de rol 'Verlof accorderen' ontvang je geen notificatie per e-mail of push-notificatie, wanneer een teamlid verlof aanvraagt.
Verlofverzoek behandelen
Een nieuw onbehandeld verlofverzoek heeft de status 'in afwachting'. Je kunt verzoeken goedkeuren, afwijzen of opslaan met status 'in afwachting'.
⚠️ Als Admin of teamlid met de rol 'Verlof accorderen' zul je het verzoek nog moeten afhandelen en in geval van goedkeuring ook het aantal verlofuren moeten controleren.
Deze informatie kun je terugvinden in een verlofverzoek (afhankelijk van het contracttype):
Verlofdatum of periode: Voor welke dag of dagen wordt er vrij gevraagd.
Registratie verlofuren:
Hier vul je het aantal verlofuren in dat bij dit verzoek hoort. Eitje doet voor degenen met een urencontract een suggestie gebaseerd op de werkweek (zie punt 5).
Zorg er (indien van toepassing) ook voor dat de uren op de juiste vestiging geregistreerd worden.
⚠️ Let op: Controleer altijd goed het aantal te registreren verlofuren en overleg waar nodig voordat je de aanvraag goedkeurt. Zeker wanneer het verlofsaldo wordt bijgehouden, is het belangrijk dat het juiste aantal uren wordt geregistreerd, omdat deze uren van het verlofsaldo afgaan. Neem daarom niet zomaar de suggestie van het systeem over.
Bericht aan teamlid: Hier kun je een opmerking achterlaten voor het teamlid, zeker als het verzoek wordt afgewezen.
Basisinformatie: Algemene informatie over de aanvraag, waaronder de naam van het teamlid, de aanvraagdatum, de reden voor het verlof en de huidige status.
Werkweek: Indien dit teamlid een geldig urencontract heeft, wordt hier de ingestelde werkweek getoond. De suggestie van het aantal op te nemen verlofuren in stap 2 komt hier vandaan.
Verlofsaldo: Alleen indien er verlofsaldo wordt bijgehouden voor dit teamlid, vind je deze informatie hier. Het toont:
Het huidige verlofsaldo (van vandaag).
Wat er nog opgebouwd zal worden tot einde contract of einde jaar.
Hoeveel verlofuren er in de toekomst al in staan.
Schattig van het saldo aan het einde van het contract (of einde jaar) zonder de uren in dit verzoek.
Schattig van het saldo aan het einde van het contract (of einde jaar) nadat dit verzoek wordt goedgekeurd.
Overlappende aanvragen: Handig om te weten wie er al verlof heeft aangevraagd voor deze periode en wat de status van die aanvraag is.
Reeds geplande shifts
Wanneer je een verlofverzoek goedkeurt, kan het zijn dat er voor dit teamlid al shifts in die periode zijn ingepland. In dat geval kun je deze shifts omzetten naar open shifts en een uitvraag doen.
💡 Ben je geen Admin? Dan heb je naast de rol ‘Verlof accorderen’ ook de rol ‘Manager’ nodig om deze optie te kunnen gebruiken.
Aanpassingen inzien (logboek)
Om meer details in te zien van een verlofverzoek, klik je links onderin op 'Logboek'. Hier zie je onder andere wie het verzoek heeft aangemaakt, wie het heeft goedgekeurd en welke aanpassingen er zijn geweest, en wanneer dat was:
Verlofverzoek bewerken
Wil je een verzoek aanpassen dat reeds is goedgekeurd of afgewezen? Dat kan als volgt:
Open het verzoek, klik op 'Bewerk' en bevestig.
Hiermee breng je het verzoek weer terug naar de status 'in afwachting'.
Je kunt het verzoek nu bewerken en opnieuw goedkeuren of afwijzen.
Je hebt hier ook de mogelijkheid het verzoek te verwijderen, al kan dit niet teruggedraaid worden en je verliest dan ook het inzicht in de aanpassingen.
Verlof in het verleden
Indien nodig kun je een verlofverzoek ook nog met terugwerkende kracht toevoegen met een datum in het verleden, bijvoorbeeld om oude verlofuren alsnog te registreren.
Verlofaanvragen in het verleden vind je hier terug in de webversie:
Ga via 'Aanwezigheid' in het menu bovenaan naar 'Verlof'.
Schakel linksboven naar 'Verleden'.