Teamleden kunnen onderling shifts ruilen. Dit kan op drie verschillende manieren:
Shift ruilen: Teamleden wisselen onderling van shift. Teamlid A werkt de shift van teamlid B en omgekeerd.
Shift overnemen: Een teamlid neemt de shift over van een ander teamlid.
Open shift: Als Manager verstuur je een uitvraag voor een open shift die teamleden mogen oppakken.
In de Planninginstellingen kan je bepalen of de ruilverzoeken van je teamleden automatisch goedgekeurd worden of niet.
Wie mag een shift overnemen?
Een teamlid mag een shift overnemen als:
Dat teamlid in het team zit waar de shift zich in bevindt óf als de functie van de shift overeenkomt met een functie die het teamlid beheerst.
Als het teamlid op dat moment nog niet is ingepland.
Waar staan de ruilverzoeken?
Een ruilverzoek is op meerdere plekken terug te vinden. Een snel overzicht vind je rechtsboven in Eitje, onder 'Taken':
Rooster per team
Op de pagina 'Rooster per team' is het ruilverzoek is te herkennen aan een 'laad'-icoontje. Als er een rood uitroepteken in het icoon staat, betekent dit dat het verzoek klaar is om te behandelen.
Rooster per teamlid
Bij 'Rooster per teamlid' kun je een ruilverzoek herkennen aan de tekst 'Ruilverzoek open'.
Rooster als tabel
In het rooster als tabel kun je de kolom 'Ruilverzoek' toevoegen. Zo kun je terugzien of een shift wel of niet geruild is.
Filteren
Je kunt ook filteren op de ruilverzoeken in de planning. Bovenaan de pagina, onder de datumselectie, vind je de filters. De filter 'Status' gebruik je om op ruilverzoeken te filteren. Zo krijg je enkel de shifts die geruild zijn te zien of waar een ruilverzoek voor is aangevraagd.
💡 Tip: als je de geruilde shift opent, kun je ook zien wie en wanneer het ruilverzoek is goedgekeurd bij 'Aanpassingen'.
Verzoeken behandelen via de webversie
Taken
Rechtsboven in Eitje, onder 'Taken' vind je een overzicht van de ruilverzoeken en de aanmeldingen op open shifts. Vanuit hier kun je deze behandelen.
Ga naar 'Taken'.
Klik op 'Toon alle taken'.
Kies aan de linkerkant 'Ruilen & open shifts'.
Een ruilverzoek kan vanuit hier goedgekeurd of afgewezen worden.
Aanvragen voor open shifts vind je in dezelfde lijst.
Rooster
Je kunt ook in het rooster direct de ruilverzoeken behandelen. Door op 'Ruilverzoek openen' te klikken open je de informatie van het ruilverzoek. Als een teamlid het verzoek geaccepteerd heeft, hoef je alleen maar op 'Ruil goedkeuren' te klikken.
Verzoeken behandelen via de app
Je kunt ook de app gebruiken om ruilverzoeken af te handelen. Je kunt dit alleen doen als je in die vestiging de Admin bent of de rol 'Manager' hebt.
Ga naar het menu rechtsonder in de app.
Kies 'Keur verzoeken goed' in de sectie 'Ruilen en oppakken'.
Open het ruilverzoek, en kies onderaan 'accepteer' of 'wijs af'.