Teamleden kunnen shifts op drie manieren ruilen of oppakken:
Shift ruilen: Twee teamleden wisselen van shift. Ze werken allebei de shift van de ander.
Shift overnemen: Een teamlid neemt de shift van een collega over.
Open shift oppakken: Als manager kun je een uitvraag versturen voor een open shift. Teamleden kunnen zich dan aanmelden om die shift op te pakken.
In de Planningsinstellingen kun je bepalen of de ruilverzoeken van je teamleden automatisch goedgekeurd worden of niet.
Wie kan een shift overnemen?
Een teamlid mag een shift overnemen als aan beide voorwaarden is voldaan:
Het teamlid zit in het team van de shift of beheerst de functie die aan de shift is gekoppeld.
Het teamlid heeft geen andere overlappende shift die dag.
Waar vind ik de ruilverzoeken?
Een ruilverzoek is op meerdere plekken terug te vinden. Een snel overzicht vind je rechtsboven in Eitje onder Taken:
Rooster per team
Op de pagina Rooster per team is het ruilverzoek te herkennen aan een 'laad'-icoontje. Als daar een rood uitroeptekentje bij staat, betekent dit dat er aanmeldingen zijn om het verzoek mee af te handelen. Open de shift om de details in te zien.
Rooster per teamlid
Bij Rooster per teamlid kun je een ruilverzoek herkennen aan het label Ruilverzoek open.
Rooster als tabel
Voeg in Rooster als tabel de kolom Ruilverzoek toe. Staat er Ja bij een shift? Dan staat er voor die shift een ruilverzoek open.
Filteren
Je kunt op alle Rooster-pagina's filteren op de actieve ruilverzoeken. Bovenaan de pagina, onder de datumselectie, vind je de filters. De filter Status gebruik je om op ruilverzoeken te filteren. Zo krijg je enkel de shifts die worden geruild te zien.
Op elke Rooster-pagina vind je onder de datumselectie een filter 'Status'. Selecteer Ruilverzoeken om alleen toekomstige shifts met een open ruilverzoek te zien.
💡 Tip: Open de geruilde shift en kijk onderaan bij Aanpassingen. In dit logboek zie je wie het ruilverzoek heeft goedgekeurd en wanneer.
Verzoeken behandelen via de webversie
Taken
Rechtsboven in Eitje, onder Taken, vind je een overzicht van de ruilverzoeken en de aanmeldingen op open shifts. Vanuit hier kun je deze behandelen.
Ga naar Taken rechtsboven in Eitje.
Klik op Toon alle taken.
Kies aan de linkerkant Ruilen & open shifts.
Een verzoek kan vanuit hier goedgekeurd of afgewezen worden.
Aanvragen voor open shifts vind je in dezelfde lijst.
Nadat deze verzoeken zijn goedgekeurd of afgewezen, verdwijnen ze uit het overzicht.
Rooster
Open het ruilverzoek in een shift om het verzoek te bekijken:
Open de shift en klik op Bekijk ruilverzoek (in het blauw bovenaan).
Als een teamlid het verzoek geaccepteerd heeft, hoef je alleen maar op Ruil goedkeuren te klikken, al heb je ook de optie om het af te wijzen.
Verzoeken behandelen via de app
Je kunt ook de app gebruiken om ruilverzoeken af te handelen. Je kunt dit alleen doen als je in die vestiging Admin of Manager bent.
Ga naar het menu rechtsonder in de app (drie puntjes).
In de sectie Ruilen en oppakken kies je Keur verzoeken goed.
Open het ruilverzoek, en kies onderaan Accepteer of Wijs af.
Ruilverzoeken terugvinden
Zodra een openstaand ruilverzoek is afgehandeld, vind je deze niet meer terug in een overzicht. Je kunt wel de geschiedenis terugvinden in de shift zelf.
Open een shift.
Klik onderaan op Aanpassingen.
Hier vind je de details van de ruil terug.
