Teamleden kunnen onderling shifts ruilen. Dit kan op drie verschillende manieren:
Shift ruilen: Teamleden wisselen onderling van shift. Teamlid A werkt de shift van teamlid B en omgekeerd.
Shift overnemen: Een teamlid neemt de shift over van een ander teamlid.
Open shift: Als manager verstuur je een uitvraag voor een open shift die teamleden mogen oppakken.
In de Planninginstellingen kan je bepalen of de ruilverzoeken van je teamleden automatisch goedgekeurd worden.
Wie mag een shift overnemen?
Een teamlid mag een shift overnemen als:
Dat teamlid in het team zit waar de shift zich in bevindt óf als de functie van de shift overeenkomt met een functie die het teamlid beheerst.
Als het teamlid op dat moment nog niet is ingepland.
Waar staan de ruilverzoeken?
Een ruilverzoek is op meerdere plekken terug te vinden, afhankelijk van de weergave.
Weergave Planning per team: het ruilverzoek is te herkennen aan een laad-icoontje. Als er een rood uitroepteken in het ruilicoon staat, betekent dit dat het verzoek klaar is om te behandelen.
Weergave Planning per teamlid: het ruilverzoek is te herkennen aan de tekst ''Ruilverzoek open''.
Weergave Planning als tabel: wanneer je de kolom 'Ruilverzoek' toevoegt aan de tabel, kun je hier terugzien of een shift wel of niet geruild is.
Op iedere planning-pagina kun je ook filteren op de ruilverzoeken:
Klik beneden in de balk op 'Status' > 'Ruilverzoeken'. Zo krijg je enkel de shifts die geruild zijn te zien of waar een ruilverzoek voor is aangevraagd te zien.
Op de startpagina: op de startpagina, onder 'Communicatie', staan alle openstaande verzoeken die nog goedgekeurd moeten worden onder het kopje 'Management' aan de rechterkant.
💡 Tip: als je de geruilde shift opent, kun je ook zien wie en wanneer het ruilverzoek is goedgekeurd.
Verzoeken behandelen via de webversie
Je kan in het rooster direct de ruilverzoeken behandelen. Door op ''Ruilverzoek openen'' klikken open je de informatie van het ruilverzoek. Als een teamlid het verzoek geaccepteerd heeft, hoef je alleen maar op 'Inplannen' te klikken om het goed te keuren.
Verzoeken behandelen via de app
Ook kun je via de app je verzoeken beheren. Je kunt dit alleen doen als je in die vestiging de rol 'Admin' of 'Manager' hebt.
Ga naar Menu > Verzoeken > Ruilverzoeken goedkeuren.
Klik op het verzoek.
Klik op 'Accepteer verzoek' om het verzoek goed te keuren
⚠️ Let op: In geval van een overname moet je eerst een teamlid selecteren om de knop 'Accepteer verzoek' te zien.
