De koppeling tussen Eitje en Employes doet het volgende:
De persoonlijke informatie en contracten van je teamleden synchroniseren vanuit Employes naar Eitje.
De gewerkte uren, maaltijden en toeslagen doorzetten van Eitje naar Employes.
Koppeling activeren
Het is belangrijk om te controleren of de teamleden die je al wel in Eitje hebt staan hetzelfde e-mailadres hebben als in Employes. Als dat niet zo is, worden de profielen niet gekoppeld en zul je dubbele profielen krijgen. Probeer dat te voorkomen.
Om Employes aan Eitje te koppelen hoef je alleen maar je API token uit Employes in te vullen bij Eitje. Je doet dit door via 'Data' te navigeren naar 'Koppelingen'. Vervolgens klik je op 'Toevoegen' bij Employes.
In het scherm dat nu opent vul je de 'token' in:
Deze 'token' kun je opvragen bij Employes. Via deze link vind je een specifieke handleiding van hen: https://support.employes.nl/nl/articles/6472212-token-genereren-voor-gebruik-van-api
Na het invoeren van deze gegevens is de koppeling met Employes actief en kun je direct starten met het synchroniseren van de gegevens van de teamleden.
💡 Tip: Rechtsboven onder de knop 'Notificaties' ontvang je vanaf nu meldingen over je koppeling met Employes. Lees hier meer over notificaties.
Koppeling instellen
Je ziet nu de Employes-koppeling staan. Klik op de drie puntjes bij de koppeling en kies 'Instellen'. Er zijn twee instellingen.
Bij 'Vestigingen' geef je aan welke Employes-vestiging je wilt koppelen aan je vestiging in Eitje.
Indien je met meerdere vestigingen werkt, kun je dat hier voor elke vestiging instellen.
De Eitje-vestiging wordt getoond zoals in de afbeelding hieronder in het grijs. Met het drop-down menu vind je per vestiging de administratie die uit Employes komt. Selecteer deze om te matchen.
Eventuele administraties uit Employes die niet gebruikt worden, dienen geselecteerd te worden bij 'Inactief'; laat niets ongeselecteerd.
Ga nu verder naar 'Loon & uurcodes'. Indien je toeslagen of maaltijden wilt doorzetten, moet je deze eerst hier koppelen. Verschijnen deze codes niet? Dan moeten die eerst in Employes geactiveerd worden.
💡 Tip: mocht je niet weten welke je moet koppelen, kun je altijd even contact opnemen met je boekhouder of salarisadministratie. Zij weten dit vast!
Teamleden synchroniseren
Na het activeren en instellen van de koppeling worden je teamleden gesynchroniseerd. Ze komen op de 'Team'-pagina te staan in Eitje. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen voor je de teamleden ziet verschijnen.
Elke avond rond 23:00 vindt er automatisch een synchronisatie plaats. Wil je tussendoor teamleden synchroniseren?
Op de 'Team'-pagina vind je de knop 'Tools' met de optie 'Sync'.
Navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik vervolgens bij Employes op de drie puntjes, en kies 'Sync teamleden'.
Hoe werkt de synchronisatie?
We importeren teamleden in Eitje als er in Employes een actief dienstverband én e-mailadres bekend is. Deze teamleden worden de eerste keer gematcht aan de hand van het e-mailadres. Hiermee krijgt het profiel in Eitje een Employes-ID. Is er geen match met een bestaand profiel in Eitje? Dan wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Dit profiel krijgt ook een Employes-ID.
Bij elke volgende synchronisatie kijkt het systeem alleen naar het ID en niet meer naar het e-mailadres.
Als een teamlid pas nét in Employes staat, kan het 24 uur duren voordat het teamlid met de synchronisatie wordt meegenomen en in Eitje komt te staan.
In het profiel van een teamlid kun je het Employes-ID terugvinden door het profiel te openen, en op 'Alle informatie' te klikken. Kies dan links voor 'Overig'.
⚠️ Let op: Staat er een teamlid na de eerste synchronisatie dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt is in Employes dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kunt oplossen.
➡️ Ook is het belangrijk om te weten dat Employes leidend is wat betreft contractinformatie. Deze informatie pas je dus aan in Employes, niet in Eitje! Als je deze informatie aanpast in Eitje, wordt dit bij de volgende sync overschreven door de informatie uit Employes.
Teamleden uit dienst melden
➡️ Zowel in Employes als in Eitje
Als iemand in Employes uit dienst gemeld is, vergeet dit teamlid dan niet óók in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Employes, en dan in Eitje.
Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, wordt dit profiel bij elke synchronisatie vanuit Employes weer terug in dienst gezet. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Employes, blijft deze persoon in Eitje staan. Vergeet het dus niet op beide plekken te doen.
⚠️ Let op: Een verlopen contract is niet hetzelfde als uit dienst melden. Iemand met een verlopen contract blijft gewoon in dienst.
Uren doorzetten
De gewerkte uren kunnen alleen doorgezet worden voor teamleden met een nul-urencontract. Afhankelijk van het contracttype dat je kiest, zetten we de volgende gegevens door naar Employes:
Wat zetten we door? | Nul-urencontract | Urencontract |
Gewerkte uren | ✅ |
|
Maaltijden | ✅ | ✅ |
Toeslagen | ✅ |
|
Exporteren naar Employes doe je door via 'Uren' naar 'Tools' te gaan. Kies daar voor 'Exporteren naar Employes'. Selecteer welke data je precies wilt doorzetten.
⚠️ Let op: Eitje zet enkel goedgekeurde uren door, en ook alleen voor teamleden met een actief contract op de dag van de shift. Controleer vóór het exporteren naar Employes dus dat alle uren in die periode zijn goedgekeurd. Je kunt indien nodig wel de uren opnieuw doorzetten zonder risico, mits je nog geen loonrun hebt gedraaid.
Zet je informatie opnieuw door?
Houd er dan rekening mee dat je alles opnieuw door moet zetten. Je kunt niet 'Toeslagen' kiezen om alleen de toeslagen aan te vullen, je moet dan ook opnieuw de 'Uren' en eventuele andere data selecteren.
Zodra uren geëxporteerd zijn naar Employes, kan je dit herkennen in de urenregistratie aan het grijze bolletje en de tekst 'Geëxporteerd'.
Op de pagina 'Uren als tabel' is hier een specifieke kolom voor beschikbaar:
