De koppeling tussen Eitje en Fooks doet het volgende:
Persoonlijke informatie en contracten van je teamleden doorzetten van Fooks naar Eitje.
De gewerkte uren en dagen doorzetten van Eitje naar Fooks.
Mocht een teamlid wél bekend zijn in Eitje, maar nog niet in Fooks, dan kun je de naam en het e-mailadres van dit teamlid eenmalig exporteren naar Fooks. Dit zorgt ervoor dat het teamlid wordt aangemaakt in Fooks, zodat je een uitnodiging kunt versturen om het contract te laten tekenen.
Koppeling activeren
Om de koppeling te activeren begin je in Eitje.
Klik in het menu op 'Data' > 'Koppelingen'.
Bij de HR-koppeling zie je Fooks staan, klik op 'Toevoegen'.
In het volgende scherm vul je het wachtwoord in. Dit is de API Autorisatie Key, die je terugvind in Fooks bij Instellingen > Open API.
Klik op 'Koppeling activeren'
Vervolgens moet je de koppeling nog instellen.
Vestigingen: hier duid je aan welke Fooks-vestiging(en) je wilt koppelen aan je vestiging(en) in Eitje. Gebruik je een vestiging niet? Koppel deze dan aan Inactief.
Loon & uurcodes: indien je toeslagen en maaltijden uit Eitje wilt doorzetten, moet je deze eerst koppelen aan loon- en uurcodes in Fooks.
Teamleden synchroniseren naar Eitje
Na het activeren, worden je teamleden direct gesynchroniseerd van Fooks naar Eitje. Ze komen dan op de Team-pagina in Eitje te staan. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen voor je de teamleden ziet.
Vestiging(en) van het teamlid
In Fooks kan een teamlid aan een hoofdlocatie gekoppeld worden. Dit wordt overgenomen in Eitje, en is de contractvestiging.
Daarnaast kun je ook extra vestigingen selecteren in Fooks. Dit doe je bijvoorbeeld als een teamlid ook (soms) in andere vestigingen werkt. Deze vestigingen worden ook gesynchroniseerd in Eitje.
De locaties die je selecteert in Fooks zijn leidend. Het handmatig toevoegen van vestigingen in Eitje heeft dus geen zin.
Iedere avond rond 22:00 worden de teamleden automatisch gesynchroniseerd. Wil je teamleden tussendoor handmatig syncen? Dat kan op twee locaties in Eitje:
De teampagina: klik rechtsboven op de knop 'Tools' en vervolgens op 'Sync Fooks'.
De koppelingen-pagina: navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik vervolgens op de drie puntjes achter de koppeling, en dan op 'Sync teamleden'.
⚠️ Let op: Staat een teamlid nu dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt in Fooks dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kan oplossen.
Teamleden eenmalig exporteren naar Fooks
Je kunt de naam en het e-mailadres van een teamlid in Eitje eenmalig exporteren naar Fooks. Dit doe je als volgt:
Navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'.
Druk op de drie puntjes achter de Fooks-koppeling.
Klik op 'Teamleden exporteren'.
Selecteer vervolgens welke teamleden je wilt exporteren.
Teamleden uit dienst melden
Afhankelijk van je instellingen, moet je een medewerkers wel of niet óók in Eitje uit dienst melden.
Alleen in Fooks: als de instelling ''medewerkers automatisch uit dienst melden'' aan staat, worden teamleden automatisch uit dienst gemeld in Eitje wanneer je hen uit dienst meldt in Fooks.
De instelling staat op de volgende locatie:
Navigeer naar Data > Koppelingen
Open je Fooks koppeling
Klik op de drie puntjes en vervolgens op Instellen
In stap 4 ''Instellingen'' kun je het schuifje aanzetten.
2. Zowel in Fooks als in Eitje: als de instelling ''medewerkers automatisch uit dienst melden'' uit staat, dan is het belangrijk om de medewerker zowel in Fooks als in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Fooks en dan in Eitje. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, komt die bij elke synchronisatie vanuit Fooks terug binnen. En als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Fooks, blijft die in Eitje staan. Vergeet het dus niet op beide plekken te doen!
⚠️ Let op: Een contract dat afloopt is niet hetzelfde als uit dienst treden.
Uren doorzetten naar Fooks
Welke gegevens zetten we door naar Fooks?
De gewerkte uren
De gewerkte dagen (deze worden automatisch door Fooks berekend o.b.v. de datum van de shift).
⚠️ Let op: Eitje zet enkel goedgekeurde uren door. Controleer dus voor het exporteren naar Fooks of de uren zijn goedgekeurd.
Toeslagen en maaltijden worden op dit moment nog niet doorgezet. Deze optie volgt binnenkort.
Je kunt de uren op twee manieren exporteren:
Via de Uren-pagina: klik rechtsboven op 'Tools' > 'Uren exporteren naar Fooks'.
Via de Koppelingen-pagina: klik op 'Exporteer uren naar Fooks'.
Zodra de uren zijn geëxporteerd naar Fooks, kun je dit herkennen in de urenregistratie.
