Si un client vous contacte directement car il souhaite annuler tout ou partie de sa réservation :
Vous pouvez annuler l'intégralité du dossier de réservation s'il a réservé une ou plusieurs offres et/ou des options,
Vous pouvez annuler une partie seulement de son dossier de réservation.
Pour annuler un dossier de réservation :
Cliquez sur Réservations dans le Menu Principal,
Sélectionnez la ligne de dossier de votre choix,
Précisez si le dossier est annulé à la demande du client, si le client ne s'est pas présenté (No-Show.) ou si vous annulez à votre demande.
Les frais d'annulation sont immédiatement calculés en fonction des taux d'annulation saisis dans vos conditions générales et particulières de vente, mais vous avez la possibilité de rentrer le montant que vous souhaitez (ou de ne rien prélever du tout : dans ce cas, il suffit de rentrer 0€).
IMPORTANT : si vous souhaitez prélever des frais d'annulation via votre propre TPE, il faudra d'abord que vous saisissiez les coordonnées bancaires de votre client afin de lui prélever les frais concernés avant d'annuler la réservation. Dans le cas contraire, vous n'aurez plus accès aux coordonnées bancaires.
Si vous utilisez les TPE virtuels Stripe, Paybox ou Payzen, vous n'avez qu'à rentrer les frais que vous souhaitez prélever et vous pourrez ensuite lancer le virement du montant correspondant.
Si vous avez déjà prélevé une somme sur le dossier de réservation, le calcul des frais d'annulation tiendra également compte des montants encaissés et vous indiquera :
Si vous pouvez prélever des sommes supplémentaires.
Si vous devez rembourser des sommes à votre client car vous êtes en situation de trop-perçu.
Pour annuler une partie d'un dossier de réservation :
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve au niveau de l'offre que vous souhaitez enlever.
Vous aurez ensuite la possibilité d'annuler à la demande du client, si le client ne s'est pas présenté ou à votre demande, comme lorsque vous annulez une réservation en entier.
Vous pouvez ensuite sélectionner les offres que vous souhaitez annuler et rentrer des frais d'annulation si vous souhaitez en prélever.
Le motif de l'annulation s'affichera ensuite directement sous vos offres.