Waarom deze functie gebruiken
Bespaar tijd op handmatige processen
Zorg voor nauwkeurige voorraadniveaus
Automatische creditnota‑generatie
Volg retouren eenvoudig
Het retourproces voor verkoop kan alleen worden gestart zodra de orderartikelen de status Gefactureerd hebben bereikt en de factuur is geboekt.
Dit komt doordat de voorraad pas wordt verminderd op het moment dat de factuur wordt geboekt, waardoor dit het vroegste geldige moment is om een retour te verwerken.
Stapsgewijze instructies
1. Retour starten
Klik op Retour aanvraag.
Retour naar een ander depot
Als de klant de goederen wil terugbrengen naar een ander depot dan het depot van waaruit de levering is verzonden, selecteer je een alternatief retourdepot. Wanneer de retourbeweging wordt bevestigd, maakt het systeem automatisch een voorraadverplaatsing aan van het oorspronkelijke depot naar het geselecteerde retourdepot.
2. Retouraanvraag accepteren
Voer de retourhoeveelheid in en klik op de knop Retouraanvraag accepteren.
Er is een optie binnen een gebruikersrol waarmee je kunt bepalen of de Returns Note op het scherm verschijnt wanneer je een retouraanvraag aanmaakt.
Dit kan handig zijn als je het document op dat moment wilt e‑mailen naar de klant als bewijs van de retouraanvraag.
Als je niet wilt dat het document op dat moment verschijnt, kun je het altijd opnieuw afdrukken via het tabblad Transporten in je order, of het menu Voorraadmutaties.
Dit zal een Retouraanvraag transport aanmaken.
Zodra het artikel is geretourneerd:
Wanneer de exacte hoeveelheid is teruggebracht, bevestig je het transport. Het systeem genereert automatisch een concept‑creditnota voor de geretourneerde producten en het bedrag.
Het artikel wordt vervolgens teruggeboekt naar de voorraad via een de actie Inboekdetails.
Wijzig gecrediteerde hoeveelheid
Let op: Als een geretourneerd artikel beschadigd is en in quarantaine moet worden geplaatst, moet het via een voorraadtransactie uit de voorraad worden gehaald. Zie hiervoor onze handleiding voor handmatige voorraadtransacties.
De origineel bestelde hoeveelheid blijft behouden ter referentie. De geretourneerde hoeveelheid wordt afzonderlijk geregistreerd. De bijbehorende Retourtransport wordt automatisch bijgewerkt om de teruggeboekte voorraad weer te geven.
3. Creditnota bekijken
Je kunt de creditnota bekijken in het account van de klant, zodat je altijd volledige transparantie hebt en de financiële verwerking correct verloopt.
Belangrijke opmerkingen
Als je het retourtransport annuleert en de bijbehorende creditnota bevindt zich nog in de concept-fase, dan wordt de creditnota automatisch verwijderd, samen met de voorraadtransactie.
Wanneer de creditnota is bevestigd, is het niet mogelijk om het transport nog te annuleren.