Het scherm Voorraadtransacties is ideaal om je voorraadniveaus te beheren en om verschillende transacties op artikelniveau bij te houden, zoals het inkopen van nieuwe voorraad of het afboeken van artikelen. Deze transacties kun je handmatig aanmaken. Ze kunnen ook automatisch worden geregistreerd wanneer je artikelen toevoegt aan Niet-beschikbare items.
Deze handleiding leidt je door het proces van voorraadtransacties, laat zien waar je je transactiegeschiedenis kunt vinden en hoe je nieuwe transacties kunt aanmaken.
Voorraadtransacties bekijken/bewerken
Om je voorraadtransacties te bekijken en te beheren open je de productpagina, selecteer je een voorraadartikel en klik je op het tabblad Voorraadtransacties.
Hier zie je een lijst met alle transacties voor dit specifieke voorraadartikel. Eén transactie wordt automatisch aangemaakt wanneer het artikel wordt gecreëerd. Andere transacties worden handmatig aangemaakt wanneer je zelf het voorraadniveau aanpast.
Op het tabblad Voorraadtransacties kun je de onderstaande informatie zien
Bron
De gebruiker die de transactie heeft verwerkt
Type
Openen (Automatisch)
Wanneer je voor het eerst voorraad toevoegt aan het systeem, wordt er automatisch een openingsbalans-transactie aangemaakt.
Kopen (Toename)
Handmatig je voorraad verhogen wanneer artikelen worden ingekocht, via een inkooporder of op een andere manier.
Let op: deze transactie wordt automatisch aangemaakt wanneer artikelen worden ontvangen via een inkooporder.
Deze methode is bedoeld voor bulkartikelen die regelmatig opnieuw worden ingekocht.
Voor serienummer‑artikelen is handmatig inkopen meestal niet nodig, omdat de initiële hoeveelheid wordt vastgelegd via de automatische beginsaldo
Vind (Toename)
Handmatige voorraadtransactie die je gebruikt wanneer er fysiek meer artikelen worden gevonden dan in het systeem staan geregistreerd. Deze aanpassing verhoogt de voorraad in ERP Go zodat die overeenkomt met de daadwerkelijke voorraad.
Afschrijven (Afname)
Handmatige voorraadtransactie die je gebruikt wanneer de fysieke voorraad lager is dan wat in het systeem staat. Deze aanpassing verlaagt de voorraad in ERP Go zodat deze overeenkomt met de werkelijke situatie.
Maken (Toename)
Wanneer voorraad intern wordt geproduceerd of samengesteld in plaats van ingekocht bij een leverancier. Deze aanpassing verhoogt de voorraad om het nieuw gemaakte product te registreren.
Systeem
Ja
Transacties die automatisch zijn aangemaakt, zoals de beginsaldo.
Nee
Transacties die jij of een andere gebruiker handmatig hebben toegevoegd via Transactie toevoegen.
Aantal stuks
De hoeveelheid die per transactie wordt gewijzigd. Elke voorraadtransactie geeft een wijziging in hoeveelheid weer. Bij een transactie die de voorraad verhoogt, wordt de opgegeven hoeveelheid als positief verwerkt. Bij een transactie die de voorraad verlaagt, verwerkt het systeem deze automatisch als negatief. De gebruiker hoeft dus geen minteken in te voeren.
Door op de datum van een voorraadtransactie te klikken, krijg je meer details over de betreffende transactie. Hier kun je de transactie bewerken of extra informatie bekijken in het veld Omschrijving.
Handmatige voorraadtransacties toevoegen
Handmatige voorraadtransacties zijn erg nuttig wanneer je het voorraadniveau van een voorraadartikel moet aanpassen, bijvoorbeeld na een inventarisatie of wanneer je bulkartikelen hebt ingekocht. Klik op de knop Transactie toevoegen om te beginnen. Het onderstaande formulier verschijnt dan.
Kies simpelweg het Type transactie uit de lijst met opties. Deze zijn hetzelfde als de typen die eerder in de tabel werden toegelicht. Bij het inkopen van bulkartikelen ligt Kopen voor de hand. Na een inventarisatie kun je Vind gebruiken als je meer voorraad hebt gevonden, of Afschrijven wanneer je de voorraad moet verlagen.
De hoeveelheid past de voorraad aan met het aantal dat je hier invoert. Datum en Omschrijving zijn verplicht. Deze velden zijn bedoeld voor je eigen referentie, zodat je aantekeningen kunt maken en de transactie van een datum kunt voorzien..
Let op: Als je een transactie aanmaakt voor een geserialiseerd artikel, dan kun je deze niet verwerken wanneer de aangehouden hoeveelheid hoger dan 1 zou worden. Een geserialiseerd artikel kan immers maar één uniek exemplaar tegelijk hebben.
Bulk- en geserialiseerde voorraadtransacties
Bulkartikelen bevatten vanzelfsprekend meer informatie in het scherm Voorraadtransacties, omdat er van een geserialiseerd artikel maar één uniek exemplaar kan bestaan, terwijl je van een bulkartikel zoveel eenheden kunt hebben als nodig. Na verloop van tijd wordt dit zichtbaar in verschillende transacties, zoals afschrijvingen, aankopen, verliesregistraties en teruggevonden voorraad.
