De nieuwe functionaliteit documentgoedkeuringen geeft je volledige controle over welke documenten een goedkeuring vereisen voordat ze verdergaan.
Stap 1: Documentgoedkeuringen inschakelen
Ga naar Systeeminstellingen > Rollen
Zoek in de rollen de machtiging “Documentgoedkeuringen gebruiken”
Zet deze machtiging aan voor de relevante rollen.
Stap 2: je Documentsjabloon configureren
Open het documentsjabloon waarvoor je goedkeuringen wilt inschakelen.
Klik op Documentsjabloon bewerken om de sjablooninstellingen te openen.
Stel Handtekening tonen = Ja in.
Stel Goedkeuring vereist = Ja in als je wilt dat goedkeuring verplicht is.
Voeg een Bericht bij goedkeuring toe (indien vereist).
Voeg een Bericht bij afkeuring toe (indien vereist).
Scroll naar beneden en klik op de knop Documentsjabloon bijwerken
Stap 3: Documentgoedkeuringen gebruiken
Zodra dit is geconfigureerd:
Bekijk een voorbeeld van het document binnen een order → je ziet de knoppen Ondertekenen en Afwijzen.
Deel goedkeuringen op één van de drie manieren:
Interne goedkeuring: kopieer de URL uit je browser en deel deze met een collega.
Externe goedkeuring: gebruik URL kopiëren om te delen via CRM, Teams of e‑mail.
Klantgoedkeuring: wanneer je een document e‑mailt waarvoor goedkeuring vereist is, klik je op Documentgoedkeuring versturen.
→ Dit verstuurt een e‑mail met een goedkeuringslink en een Akkoord‑knop.
Stap 4: Nadat de ontvanger heeft gereageerd
Wanneer een klant of medewerker goedkeurt of afwijst:
Het document wordt gearchiveerd in de sectie documentgoedkeuringen van dat record (bijvoorbeeld order).
Er wordt een e‑mailmelding verstuurd naar de aanvrager ter bevestiging van acceptatie of afwijzing.
De melding bevat een kopie van het ondertekende of afgewezen document.
Indien nodig kun je later aanvullende documenten (bijvoorbeeld herziene offertes) ter goedkeuring versturen.