Ohjeen sisältö:
1. Yleiset huomiot
2. Finago Procountor rajapinnan käyttöönotto Finago eTaskussa
3. Kululaskujen tiliöinti
4. Aineiston vienti Finago Procountoriin muistiotositteena
5. Aineiston vienti Finago Procountoriin kulu- tai matkalaskuna
6. Mahdolliset virheilmoitukset
1. Yleiset huomiot
Kun olet käsitellyt yrityksen tositteet ja matkalaskut Finago eTaskussa rajapinnan kautta haettujen tietojen mukaan, voit siirtää aineiston tiliöintitiedot kuvien kera Finago Procountoriin napin painalluksella kirjanpitoon tai maksatukseen
Integraatio Finago eTaskun ja Finago Procountorin välillä on maksuton
Myyntien tiliöimisessä valitaan ALV-osuudeksi myynnin verokanta ja summan eteen lisätään miinus -merkki
Jos lisäät Finago Procountoriin uuden tilin, verokannan tai dimension, tulee tiedot hakea uudestaan kohdan 2 mukaisesti rajapintaa pitkin
Tosite numeroituu Finago Procountorin päässä automaattisesti (laskunumero) ja kirjanpitoon siirtyy Finago eTaskun tositenumero sekä tositeID
Huomioithan, että aiemmin Finago eTaskussa käytössä olleet verokannat päivittyvät API-rajapinnan käyttöönotossa. Tarkista samalla asiakasasetuksista tiliöintisääntöjen verokannat, jotta saat jatkossa hyödynnettyä tiliöintiehdotuksia integroimasi kirjanpito-ohjelman verokantojen mukaan
2. Finago Procountor rajapinnan käyttöönotto Finago eTaskussa
2.1. Oikeudet Finago Procountorissa
Rajapintayhteyden luomista varten tulee Finago Procountorissa antaa seuraavat oikeudet:
Uusi matka- ja kululasku
Uusi muistiotosite
Yrityksen perustiedot
Oikeudet pääset katsomaan Finago Procountorissa valitsemalla Hallinta → Käyttäjä ja käyttöoikeudet. Tarvittavat oikeudet löydät Hallinta ja Ostot -otsakkeiden alta.
2.2. Asetukset Finago eTaskussa
Procountor API
Finago eTaskussa luodaan Finago Procountor API -rajapintayhteys asiakas- ja kirjanpitäjäkohtaisesti. Finago Procountor API -yhteydellä saat vietyä Finago eTaskusta tiliöidyt tositteet ja matkalaskut muistiotositteena Finago Procountoriin.
1. Kun lähdet luomaan Procountor-yhteyttä, Finago eTasku ohjaa sinut kirjautumaan Finago Procountorin sivuille ja tämän jälkeen pääset valitsemaan listauksesta asiakkaan, johon yhteyttä olet luomassa. Tämän jälkeen sivu siirtyy automaattisesti takaisin Finago eTaskuun.
Yhteyden pääset luomaan:
Asiakasasetukset → Ohjelmistointegraatiot → Procountor API → Luo Procountor-yhteys
2. Procountor -yhteyden luonnin jälkeen klikkaa uudelleen Finago eTaskussa ohjelmistointegraatio -sivulla Procountor API -laatikkoa, josta pääset noutamaan vielä rajapintaa pitkin seuraavat tiedot Finago eTaskuun:
Hae dimensiot
Tuo tilit
Tuo verokannat
Huom! Finago eTasku noutaa Finago Procountorista asiakkaalle käytettäväksi määritellyt ALV-oletukset eli ALV-prosentit ja ALV-statukset
Mikäli joku toinen kirjanpitäjä käsittelee saman asiakkaan aineistoa Finago eTaskussa, tulee hänen luoda vain Procountor-yhteys. Tilejä ja verokantoja ei tarvitse tuoda uudelleen, jos ne on jonkun toisen käyttäjän toimesta jo aiemmin tuotu.
Jos Finago Procountorin päässä tehdään muutoksia asiakkaan tileihin, verokantoihin tai dimensioihin, niin tiedot ei päivity automaattisesti Finago eTaskuun. "Tuo tilit" -painikkeen kautta voit tuoda esim. tilit uudelleen Finago eTaskuun.
Procountor API lasku
Kulu- ja matkalaskut voit viedä Finago eTaskusta Finago Procountoriin maksatukseen, ja siihen liittyen tulee asiakasasetuksissa tehdä seuraavat toimenpiteet:
1. Kulu- ja matkalaskujen siirtämistä varten, aseta ensimmäiseksi yritykselle ja sen käyttäjille pankkitiedot sekä henkilötunnukset
Asiakasasetukset → Pankkitiedot
2. Valitse seuraavaksi Ohjelmistointegraatio -osiosta Procountor API lasku ja hae tunnukset maksatusta varten sekä matkalasku-tuoterivit. Toiminto tuo Finago eTaskun ohjelmistointegraatio-sivun vientitunnukset-laatikkoon numerosarjan, jolloin aineiston siirrossa tiedot kohdistuvat oikein käyttäjittäin henkilö- ja vientitunnuksen avulla.
4. Kun Matkalasku -tuoterivit on haettu, aseta yritykselle käyttöön Finago Procountor palkkalajit
Asiakasasetukset → Palkkalajit
3. Kululaskujen tiliöinti
Tositteet, joiden maksutavaksi on valittu kulukorvaus tiliöidään siten, että valitset normaalista tiliöinnistä poiketen tilin sijaan palkkalajin. Palkkalaji on Finago Procountorin rekisteristä Finago eTaskuun haettu tuote ja sille Finago Procountorissa asetettu tili täydentyy automaattisesti tiliöintiriville. Jos tositteen tietoihin on asetettu tositeluokitus, joko asiakkaan tai kirjanpitäjän toimesta, ja samalla nimellä Finago eTaskusta löytyy olemassa tuote, tämä tuote täydentää automaattisesti tiliöinti-rivistöille palkkalajin ja tilin. Lisäksi jatkossa matkalaskun liitteet eli kululaskut saa tiliöityä Finago Procountorin tuotekoodeille.
4. Aineiston vienti Finago Procountoriin muistiotositteena
Kun aineistot ovat käsitelty (𝙏 ✔️), valitse Procountor API Muistio
Vastatiliksi voit valita haluamasi tilin tai käyttää tiliöintikohtaisia vastatilejä. Lisätietoa tiliöintikohtaisista vastatileistä löydät täältä
Tositteiden numerointi alkaa automaattisesti numerosta 1, mutta voit muokata tätä myös itse. Numero tulee muistiotositteen nimi-laatikkoon
Valitse Vie liitteet -osio aktiiviseksi, jotta tositteiden kuvat siirtyy kirjanpitoon tositteiden mukana
Mikäli asiakkaalle on asetettu Finago Procountorissa maksuperusteinen arvonlisävero käyttöön, tulee Finago eTaskussa se aktivoida aineiston viennin yhteydessä ja asettaa ALV-päivä
Jos haluat viedä kaikki käsitellyt aineistot kerralla, valitse Vie kuukauden tapahtumat tai valitse vain tietyt tositteet (raksi ruutuun tositteen edessä), jolloin laatikkoon muodostuu teksti; Vie valitut. Tositteet siirtyvät Finago Procountoriin omina muistiotositteina.
Jos haluat viedä koko kauden aineiston yhtenä muistiotositteena, niin luo tositenippu ennen aineiston siirtoa. Tositenipun ja sen sisältävät tositteet täytyy olla hyväksytty -tilassa ennen aineiston vientiä.
5. Aineiston vienti Finago Procountoriin kulu- tai matkalaskuna
Kun kulu- ja matkalaskut ovat käsitelty (𝙏 ✔️), valitse Procountor API Lasku
Päivitä tositepäivä -osion aktivoimalla asetat vientipäivämäärän aineiston tositepäivämääräksi
Aseta maksupäivä, jolloin maksu suoritetaan
Valitse Vie liitteet -osio aktiiviseksi, jotta kuvat siirtyy mukana
Aktivoimalla Yhteenvetovienti -osion saat vietyä saman henkilön kulu- ja matkalaskut yhtenä rivinä
Alla näkyy kuva onnistuneesta aineiston viennistä Finago Procountoriin. Tietoja voi muokata jälkikäteen myös suoraan Finago Procountorissa.
Huom!
Tositteet tulevat Finago Procountoriin Kesken -tilassa. Voit hyväksyä nämä kaikki nopeasti seuraavalla tavalla: Tarkastaminen → Usean laskun tarkastaminen → Valitse → Valitse kaikki → Hyväksy.
6. Mahdolliset virheilmoitukset
Tässä hieman apuja, mikäli saat seuraavanlaisia virheilmoituksia esim. aineiston viennin yhteydessä.
"API valtuuksia ei saatu uusittua"
Sinun tulee tällöin luoda Finago Procountor yhteys uudelleen jokaisen asiakkaan kohdalla valitsemalla ensin "Ota Procountor API pois käytöstä", jonka jälkeen valitse "Luo Procountor -yhteys"
Yhteyden uudelleen luominen riittää, tilejä ja verokantoja ei tarvitse tuoda uudelleen
Tämä virheilmoitus syntyy, jos olet vaihtanut Finago Procountor käyttäjätunnuksesi salasanan tai Procountor yhteys on Finago eTaskussa luotu yli 6kk sitten
"Liitteitä ei saatu tallennettua"
Lataa tositenipussa olevat tositteet kahteen eri PDF-yhteenvetoon ja liitä ne manuaalisesti Finago Procountorissa muistion liitteeksi
Tämä virheilmoitus syntyy, jos tositenipun PDF-tiedoston koko on liian suuri
"Export_id puuttuu"
Varmista, että olet asettanut Finago eTaskussa Procountor API Lasku osion asetukset ohjeiden mukaisesti
Tämä virheilmoitus syntyy, jos Finago eTaskussa Procountor API Lasku osion tunnus maksatusta varten on jäänyt hakematta tai jos Finago eTasku käyttäjiä ei ole perustettu Finago Procountorissa henkilörekisteriin
"Tosite: XXXX - Määrittelemätön virhe kuitin viennissä"
Tarkista, että Finago Procountorissa on oikeus uusille Muistiotositteille ja matka- ja kululaskuille
"Server Error(500)"
Tarkista, että Finago Procountorissa on oikeus Yrityksen perustietoihin. Katseluoikeudet riittävät
"Aseta ALV-päivä"
Mikäli olet aktivoinut kohdan Maksuperusteinen ALV, sinun tulee syöttää ALV-päivä
Tämä osio aktivoidaan siirron yhteydessä vain siinä tapauksessa, mikäli Finago Procountorissa asiakkaalle on otettu käyttöön maksuperusteinen arvonlisäverotus asetus
"Virhe laskun viennissä: Matkalaskulle tarvitaan henkilön liikekumppanitunnus"
Sinun tulee tällöin hakea asetuksien Procountor API Lasku osion kautta rajapintaa pitkin uudelleen maksatustunnukset valitsemalla "Hae tunnukset maksatusta varten"
"Export ID, puuttuvia vientitunnuksia"
Tämä virheilmoitus tulee Procountor API Lasku viennin yhteydessä mikäli joltakin käyttäjistä jonka matkalaskuja/kululaskuja viedään maksuun puuttuu Finago eTaskusta vientitunnus. Vientitunnukset saa noudettua Finago eTaskuun seuraavaa reittiä pitkin: Asiakasasetukset > Ohjelmistointegraatiot > Procountor API Lasku > "Hae tunnukset maksatusta varten". Jos vientitunnuksen nouto ei onnistu käythän tarkastamassa, että Finago eTaskussa on ko. henkilön/henkilöiden henkilötunnukset tallennettuna "Asiakasasetukset" > "Pankkitiedot" välilehdelle. Jos tästäkään huolimatta vientitunnuksien nouto ei onnistu käythän Finago Procountorin puolella tarkastamassa että kyseinen henkilö/henkilöt on luotu Finago Procountorin henkilörekisteriin.