Ohjeen sisältö:
1. Yleiset huomiot
2. Tilikartan lataaminen Asterista
3. Tilikartan asettaminen eTaskuun
4. Seurantakohteiden asettaminen
5. Aineiston vienti Asteriin
6. Ohjevideo matkalaskujen siirtämisestä Asterin Palkkoihin
1. Yleiset huomiot
Kun olet käsitellyt yrityksen tositteet ja matkalaskut eTaskussa, voit luoda vientitiedoston, josta Asteri pystyy lukemaan tiliöintitiedot
Tositteen kuvat eivät siirry vientitiedoston mukana, mutta säilyvät eTaskun arkistossa vähintään 6 vuoden ajan samaisella tositenumerolla, joka siirtyy myös Asteriin (Auditrail). Aineisto säilyy eTaskun arkistossa yllä mainitun ajan, vaikka yritys lopettaisikin eTaskun käytön. Arkistoinnista ei erikseen veloiteta
Suosittelemme luomaan eTaskua varten oman tositelajin Asteriin
Seurantakohteista vain kustannuspaikat siirtyvät. Tästä lisää tietoa artikkelissa
Myyntilaskut tiliöidään eTaskussa käänteisesti kredit/debit-tiliöinti. Tätä varten tulee asetuksista ottaa käyttöön maksutavoille vastatilit
eTasku muodostaa kirjanpitovientitiedoston latauksen yhteydessä tositteille automaattisesti tositenumerot. Vaihtoehtoisesti voit itse syöttää tositteen tietoihin tositenumeron, joka muodostuu tiedostoon mukaan automaattisen numeroinnin sijasta
2. Tilikartan lataaminen Asterista
Asterista on mahdollista ladata yrityksen tilikartta eTaskua varten, jolloin eTaskussa olevat tiliöinnit täsmäävät Asterissa olevan tilikartan kanssa. eTaskussa on oletuksena Liikekirjuri 7.7 tilikartta.
Valitse Asterissa haluttu asiakas
Valitse yläreunasta Työvaihe → Tilikartan muokkaus, jolloin yrityksen tilikartta avautuu
Valitse yläreunasta Muokkaa → Kopioi leikepöydälle
Avaa Mircosoft Excel ja liitä tilikartta Exceliin
Excel -tiedosto tulee muokata ao. kuvan näköiseksi. Muut tiedot tulee poistaa, jonka jälkeen tallenna tiedosto CSV -muotoisena
Mikäli muokkaaminen ei onnistu, voit lähettää tiedoston asiakaspalveluumme osoitteeseen asiakaspalvelu@etasku.fi ja autamme lisäyksen kanssa. Liitäthän tässä tapauksessa viestille tiedon yrityksen nimestä, jolle tilikartta kuuluu
3. Tilikartan asettaminen eTaskuun
Tilikartan saat ladattua eTaskuun siirtymällä Asiakasasetukset → Tilit. Kun tilikartta on lisätty onnistuneesti, muista asettaa se yritykselle käyttöön. Tämä tapahtuu Muuta -napista. Valitse tämän jälkeen Aseta.
4. Seurantakohteiden asettaminen
Voit luoda eTaskussa asiakkaalle seurantakohteita valitsemalla Asiakasasetukset → Dimensiot
HUOM! Jotta seurantakohteiden tieto siirtyy oikein, tulee dimensioryhmien nimet olla kirjoitusasulla: Kustannuspaikka
5. Aineiston vienti Asteriin
Kun aineistot ovat käsitelty eTaskussa (T✔️), valitse ASTERI CSV 2
Vastatiliksi voit valita haluamasi tilin tai käyttää tiliöintikohtaisia vastatilejä. Lisätietoa tiliöintikohtaisista vastatileistä löydät täältä
Tositteiden numerointi alkaa numerosta 1, mutta voit myös muokata tätä itse
Voit halutessasi valita vastakirjauksen samalle riville, jolloin vientitiedostoon ja Asteriin tulee yksi kirjaus per tiliöinti
Syötä haluamasi tositelaji
Mikäli haluat Asterin selitekenttään tilin nimen, niin aktivoi "Selitteeksi tilin nimi"
Voit myös viedä matkalaskujen tiliöinnit yhteenvetona, jolloin käyttäjän laskut yhdistetään yhdeksi matkalaskuksi eli kirjaukseksi
Jos aktivoit "Älä numeroi tositteita automaattisesti" -osion, niin saat vietyä tositteen tietoihini itse syöttämäsi tositenumeron
Jos haluat ladata tositteiden kuvat yksittäisinä PDF-tiedostoina esimerkiksi omaan arkistoon, valitse "Luo zip-tiedosto tositteista"
Vientitiedosto latautuu useimmiten Ladatut tiedostot -kansioon, jos selaimeen ei ole tehty muutoksia asetuksiin
Jos haluat viedä kaikki käsitellyt aineistot kerralla, valitse Vie kuukauden tapahtumat tai valitse vain tietyt tositteet (raksi ruutuun tositteen edessä), jolloin laatikkoon muodostuu teksti; Vie valitut.
Jos haluat viedä koko kauden aineiston yhtenä tositteena voit luoda tositenipun ennen aineiston siirtoa.
Siirry seuraavaksi Asteriin
Valitse haluttu yritys. Valitse vasemmasta yläkulmasta Tiedosto → Yhdistä CSV -päiväkirja
Hae eTaskusta ladattu tiedosto valitsemalla Valitse
Kun haluttu tiedosto on valittu, niin klikkaa Aloita, jolloin Asteri lukee tiedoston. Alla kuva onnistuneesta tietojen tuonnista
Ohjevideo aineiston siirrosta Asteriin:
6. Ohjevideo matkalaskujen siirtämisestä Asterin Palkkoihin
Voit siirtää asiakkaan matkalaskut helposti eTaskusta Asteriin siirtotiedoston avulla. Tässä tapauksessa tiedostolla siirtyy tieto kilometrikorvauksista ja päivärahoista sekä niiden tiliöinneistä.
---
Asterin tuottamat ohjeet eTaskun & Asterin yhteiskäytölle löydät alla olevan linkin kautta.
Jos Asteriin vietävälle siirtotiedostolle muodostuu päivämääriä, voit muuttaa sarakkeiden asettelua Excelissä videolla esiteltävän toimeenpiteen avulla.
