Ohjeen sisältö:
Yleiset huomiot
Tilikartan lataaminen Fivaldista eTaskuun
Seurantakohteiden asettaminen (jos käytätte)
Sisäänlukutunnusten asettaminen
Aineiston vienti Fivaldiin
Mahdolliset virheilmoitukset
Ohjeet eTaskun & Fivaldin yhteiskäytölle löytyvät alla olevalta videolta sekä tekstimuodossa sen alapuolelta.
1. Yleiset huomiot
Kun olet käsitellyt yrityksen tositteet ja matkalaskut eTaskussa sinun on mahdollista ladata vientitiedosto, josta Fivaldi pystyy lukemaan tiliöintitiedot
Fivaldi tuo tiedostolta selitekenttään ostopaikan, lisätiedot sekä kuittikohtaisen ID:n
eTaskussa voit luoda seurantakohteita ja käyttää näitä tiliöinnissä. Tästä lisää artikkelissa
Myyntien tiliöiminen on myös mahdollista eTaskussa. Tällöin tulee summaan eteen lisätä miinus -merkki. Tätä varten tulee luoda myös oma myynnin verokanta
Tositteiden kuvat eivät siirry siirtotiedoston mukana Fivaldiin, vaan ne säilyvät eTaskun arkistossa vähintään 6 vuoden ajan, vaikka yritys lopettaisikin eTaskun käytön. Arkistoinnista ei veloiteta
Suosittelemme luomaan eTaskua varten oman tositelajin Fivaldiin
Huom! Jotta Alv:t siirtyvät oikein ja tiliöinnit tulee valmiiksi netotettuna, tulee Fivaldin ALV-määrityksiin syöttää sisäänlukutunnukset. Tästä lisätietoa seuraavassa osiossa
Fivaldin tapahtumareskontran avulla voit kohdistaa eTaskusta tuodut tositteet ja tiliöinnit välitililtä sähköiseen tiliotteeseen. Tästä esimerkki yllä olevalla videolla
2. Tilikartan lataaminen Fivaldista eTaskuun
Suosittelemme lataamaan eTaskuun tilikartan, jotta tiliöinnit täsmäävät Fivaldissa olevan tilikartan kanssa
Fivaldista saat ladattua tilikartan valitsemalla kyseisen asiakasyrityksen → Taloushallinto → Tilikartta
Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä tyhjästä alueesta ja valitse Vie tasekaava. Tallenna tilikartta esim. tietokoneen työpöydällesi tai asiakaskansioon, josta löydät sen helposti
Tilikartan saat ladattua eTaskuun siirtymällä Asiakasasetukset → Tilit
Kun tilikartta on lisätty onnistuneesti, muista asettaa se yritykselle käyttöön. Tämä tapahtuu Muuta -napista. Valitse tämän jälkeen Aseta
3. Seurantakohteiden asettaminen
Voit halutessasi luoda eTaskussa asiakkaalle seurantakohteita valitsemalla Asiakasasetukset → Dimensiot
eTaskuun voi määritellä seurantakohdetasot 1 - 4, jolloin dimensioryhmän järjestysnumero (SK1 = #1, SK2 = #2, jne.) tulee olla sama kuin Fivaldissa seurantakohteella. Tällöin tiedoston latauksen yhteydessä tulee aktivoida Dimensiot numeron mukaan -osio
HUOM! Mikäli tarvitset vain seurantakohdetasot 1 (kustannuspaikka) ja 2 (projekti), tulee dimensioryhmien nimet olla kirjoitusasulla Kustannuspaikka tai Projekti eli EI monikossa (KustannuspaikaT & ProjektiT)
Dimensioryhmän sisälle seurantakohteet voitte nimetä haluamallaan tavalla.
Esim. ''Työmaa X''
4. Sisäänlukutunnusten asettaminen Fivaldiin
Ennen kuin tuot tositteita eTaskusta Fivaldiin, tulee Fivaldiin asettaa sisäänlukutunnukset, jotta verot kirjautuvat oikein. Tämä tulee tehdä jokaisen asiakkaan kohdalla ensimmäisellä kerralla. Tunnukset kirjoitetaan uusimman alkupäivän kohdalle. Tunnukset ovat:
Ostot 0% = OS0
Ostot 10% = OS10
Ostot 14% = OS14
Ostot 24% = OS24
EU-ostot 24% = EU24
EU-palveluostot = EP24
Myynti 0% = MY0
Myynti 10% = MY10
Myynti 14%. =MY14
Myynti 24% = MY24
Palv. Ostot käännetty ALV = RAK24
Huom! EU-ostoja, myyntilaskuja sekä rakennuspalveluiden ostoa varten eTaskuun tulee luoda oma verokanta, joka onnistuu kyseisen asiakkaan asiakasasetuksista Verokannat -välilehdeltä. ALV-Koodin kohdalle tulee syöttää em. Sisäänlukutunnus.
Lisätietoja verokannan luomisesta löydät täältä. Aktivoi verokantaa luodessa "Käänteinen" -osio, jos kyseessä on käänteinen verokanta.
Kun sisäänlukutunnukset on asetettu, verokannat yhdistyvät oikein ja eTaskussa tehty tiliöinti kirjautuu oikein myös Fivaldin puolelle.
5. Aineiston vienti Fivaldiin
5.1. Aineiston lataus eTaskusta
Kun aineistot ovat käsitelty (𝙏 ✔️), valitse Fivaldi CSV
Tositteiden numerointi alkaa numerosta 1, voit myös muokata tätä itse
Vastatiliksi voit valita haluamasi tilin tai käyttää tiliöintikohtaisia vastatilejä. Lisää tiliöintikohtaisista vastatileistä löydät täältä
Jotta ALV:t siirtyvät oikein ja tiliöinnit tulee valmiiksi netotettuna Fivaldiin, niin muista valita Käytä sisäänlukutunnuksia. Jos haluat viedä tiliöinnit bruttokäsittelynä, niin jätä sisäänlukutunnukset -osio aktivoimatta
Jos haluat ladata tositteiden kuvat yksittäisinä PDF-tiedostoina, valitse Luo zip-tiedosto tositteista
Voit myös viedä matkalaskujen tiliöinnit yhteenvetona, jolloin käyttäjän laskut yhdistetään yhdeksi matkalaskuksi eli kirjaukseksi. Valitse tällöin Yhdistä matkalaskujen vastakirjaukset
Aktivoi Dimensiot numeron mukaan, jolloin saat vietyä tiliöintien yhteydessä eTaskusta seurantakohteiden 1 - 4 tiedot myös Fivaldiin
Vientitiedosto latautuu useimmiten tietokoneen Ladatut tiedostot -kansioon, jos selaimeen ei ole tehty muutoksia asetuksiin
Jos haluat viedä kaikki käsitellyt aineistot kerralla, valitse Vie kuukauden tapahtumat tai valitse vain tietyt tositteet (raksi ruutuun tositteen edessä), jolloin laatikkoon muodostuu teksti; Vie valitut.
Jos haluat viedä koko kauden aineiston yhtenä tositteena voit luoda tositenipun ennen aineiston siirtoa.
5.2. Tositteiden vienti Fivaldiin
Alla näkymä onnistuneesta viennistä:
6. Mahdolliset virheilmoitukset
Varmista, että sisäänlukutunnus on syötetty ALV-määrityksiin oikein
Varmista, että jokainen sisäänlukutunnus on syötetty vain kerran
Jos ALV:t eivät ole siirtyneet oikein, niin varmista, että vientitiedostoa ladattaessa Käytä sisäänlukutunnuksia -täppä on aktivoitu
Jos saat virheilmoituksen "Verokoodi OS0 mutta verotiliä ei edes alv prosentin Y takaa, tositteita ei luettu."
- Varmista, että olet syöttänyt Fivaldin ALV-määrityksissä ALV-tilikenttään tilin
- Verokanta -kentässä tulee olla Yleinen
- Kohde kausiveroilmoituksella tulee olla Vähennettävä vero (307)