Indledning
Der er 2 forskellige metoder, du kan anvende til at registrere ferie i Fenster.
Hvilken metode, der er bedst for dig, afhænger bl.a. af længden af din ferie og hvordan du ønsker at håndere kunderne.
Metode 1: Fensters funktion til ferieplanlægning
Forudsætninger
Denne metode forudsætter:
At ferien strækker sig over et helt antal uger, f.eks. uge 29, 30 og 31.
At hele virksomheden (alle medarbejdere) holder ferie
I så fald kan du anvende ferieplanlægningsfunktionen, som du finder i Portalen > Funktioner > Ferieplanlægning
Sådan virker funktionen
Funktionen virker på den måde, at kalenderen lukkes ned i hele ferieperioden for alle medarbejdere. Eksempelvis 3 uger. Dermed bliver alle ordrer i kalenderen skubbet 3 uger frem fra og med starten af ferieperioden.
Det er ikke kun ordrer i ferieperioden, som bliver skubbet. Det bliver ordrer efter ferieperioden også. "Alt" bliver så at sige "skubbet foran sig".
Når der kommer et hul i kalenderen på 3 uger, så kommer der et tilsvarende hul i din omsætning. Dvs. du mister 3 ugers omsætning, fordi du er på ferie.
Opmærksomhedspunkter
Du skal oprette en ferie minimum 1 uge før den påbegyndes
Du kan ikke redigere eller slette en ferie, når der er mindre end 1 uge til ferien påbegyndes
Funktionen omfatter kun abonnementsbaserede ordrer. Eventuelle online ordrer og manuelle ordrer skal du selv håndtere/ flytte.
Hvis du tidligere har flyttet en abonnementsordre til en anden uge, end den oprindeligt var planlagt til, så vil den falde tilbage til sin normale placering i ugerytmen (forudsat at den ligger i eller efter ferieperioden)
Du kan oprette ekstra åbningstid oven i ferien, hvis du har nogle enkelte ordrer, der skal planlægges/leveres
Metode 2: Manuel planlægning
Hvis du ikke ønsker at miste omsætning, eller ikke ønsker at holde fri i et helt antal uger, så kan du istedet planlægge din ferie manuelt ved at flytte ordrer og/eller anvende ekstra lukketid/åbningstid.
Eksempel 1: Holde fri 3 dage
I denne situation kan du oprette ekstra lukketid på de pågældende tre dage. Ordrer i ugen vil så bliver forsøgt planlagt til andre dage i ugen.
Hvis du har behov for det, så kan du oprette ekstra åbningstid på andre dage i ugen, så du kan nå at køre flere ordrer før og efter din ferie. Du kan også vælge at flytte nogle ordrer til f.eks. forrige uge eller næste uge.
Dermed mister du ikke omsætning, da blot kører nogle længere dage.
Husk at når du flytter en ordre, så påvirker det ikke andre fremtidige ordrer på kunden.
Eksempel 2: Holde fri en uge
I denne situation er du nødsaget til at flytte alle ugens ordrer til forrige og/eller næste uge, hvis du vil undgå at miste omsætning.
Det kan du gøre ved at flytte én dag ad gangen vha. trekantmenuens flyttefunktion.
Dermed mister du ikke omsætning, da blot flytter ordrerne til andre uger. Hvis du har behov for det, så kan du oprette ekstra åbningstid i ugerne før og efter din ferie.
Husk at når du flytter en ordre, så påvirker det ikke andre fremtidige ordrer på kunden.
Kundekommunikation
Kunderne bliver ikke automatisk orienteret om din ferie. Du kan anvende funktionen Gruppebeskeder til at sende en besked til alle dine abonnementskunder.