Inleiding
Elke gebruiker van tjecco compliance heeft zijn eigen omgeving (licentie) waarin alle wet- en regelgeving is opgenomen om een volledig logboek te beheren. Vanuit die omgeving stuurt de compliance gebruiker de contractor of installateur aan om (her)inspecties, (her)controles of reparatiewerkzaamheden uit te voeren.
Deze extra taken voor een contractor of installateur maakt een compliance gebruiker rechtstreeks aan in zijn eigen omgeving (licentie) aan. Praktisch voor zowel die gebruiker als de contractor is dat de contractor als deze extra taken namens die gebruiker kan klaarzetten in de omgeving (licentie) van de gebruiker. Dat wordt door de contract gedaan in zijn tjecco field service omgeving met de Buiten Contractueel Werk (BCW) functionaliteit.
Let op: Om de BCW functie te kunnen gebruiken:
moet je een field service licentie hebben en inloggen in maps.tjecco.com
moet je een contract hebben ingericht voor de betreffende klant
je klant moet jou rechten hebben gegeven om Extern beheer uit te voeren.
moet je assets (inspectiepunten) hebben opgegeven bij het gebouw van de klant.
BCW aanmaken
Om een eenmalig taak (eenmalige inspectie, herkeuring, etc.) aan te maken ga je naar het field service menu en kies je in het menu voor Buiten Contractueel Werk. In de BCW overzichtslijst kies je voor het '+' icoon. Vervolgens wordt de BCW wizard getoond.
Nadat je voor BCW toevoegen hebt gekozen dan zie je het onderstaand wizard. Vul per stap de gegevens in en klik op 'Volgende' om naar een volgende stap te gaan.
De gegevens die je moet invullen / selecteren zijn:
Klant - dit zijn de organisaties (klanten) die je hebt gekoppeld aan je contracten
Contactpersoon - selecteer een contactpersoon. Later kun je nog contactpersonen toevoegen waaraan gerapporteerd moet worden of die de uitnodiging moeten ontvangen van de afspraak.
Opmerkingen: Geef hier extra instructies mee die je wilt meegeven aan de service engineer in het veld. De service engineer / monteur zal deze opmerkingen zien wanneer de inspectie uitgevoerd moet worden op de bon.
Gebouw: je kunt kiezen uit gebouwen die in de licentie(s) van je klant aanwezig zijn. Is het gebouw niet aanwezig dan zal je het gebouw moeten aanmaken in overleg met je klant of in jou eigen tjecco light omgeving.
Datum: De voorkeursdatum is de datum waarop de klant graag wil dat de werkzaamheden worden uitgevoerd. In een later stadium moet de planner nog beoordelen of deze voorkeursdatum ook daadwerkelijk te realiseren is.
Product: Door een product te kiezen, geef je aan welke werkzaamheden je gaat uitvoeren. De lijst bestaat in eerste instantie uit de werkzaamheden die je in het contract hebt opgenomen van de geselecteerde klant. Wil je afwijken dan moet je het schuifje uitzetten.
Taak: Aan elk product in het contract van field service is de taak van de klant gekoppeld. Door een product te kiezen wordt die taak automatisch getoond. Wil je een andere taak dan kan je vanuit de pull down een andere kiezen.
Projectnummer: Indien er meerdere contracten zijn aangemaakt in field service dan kan hier het contract gekozen worden waarop in een later stadium (via exporteren) het meerwerk in rekening gebracht moet worden. Heb je afzonderlijke beheer en BCW projecten dan kan je op de beheer contracten kaart het BCW projectnummer opgeven.
BCW prijzen: De BCW prijzen worden overgenomen van de prijzen zoals je die in het contract hebt opgegeven. Bij het exporteren van de BCW lijst worden deze bedragen in de export opgenomen.
Assets: Geef aan welke onderdelen geïnspecteerd moeten worden. Standaard worden de assets getoond die gekoppeld zijn in het contract. Om andere assets te selecteren klik je op de knop 'Assets selecteren'. De geselecteerde assets komen uiteindelijk op de werkbon te staan voor de service engineer.
Aanmaken bon: Door op de knop 'Aanmaken bon' te klikken wordt de werkbon gemaakt. Deze werkbon wordt direct in de klantomgeving aangemaakt zodat die bij het invullen ook in het logboek van het betreffende gebouw komt. Daarnaast komt de bon in het overzicht van te plannen taken in de planning van field service te staan.
