Käyttäjät joutuvat harvemmin luomaan tai muokkaamaan tilikarttapohjia, sillä lähtökohtaisesti yrityksen aikaisuvaiheessa Finazillan tiimi on luonut avattavalle yritykselle tilikarttapohjan. Joissakin tapauksissa kuitenkin käyttäjille voi tulla eteen tarve luoda uusia yrityksiä - ja uusia tilikarttapohjia.
Tämän artikkelin ymmärtämisen edellytyksenä on, että lukija tietää mikä tilikartta on ja mihin sitä Finazillassa käytetään. Lisäksi hyödyksi on, jos lukija hahmottaa täsmäytys tilien merkityksen Finazillassa sekä sen, miten tilikauden voitto käyttäytyy.
Tilikarttapohjan valitseminen valmiista tilikarttapohjista
Tilikarttapohja valitaan lähtökohtaisesti valmiista tilikarttapohjista (Account Scheme Template). Valittavana on Finazillassa vakiona useita erilaisia pohjia. Tyypillisesti tilikarttapohjana käytetään liikekirjurin tilikarttaa.
Kuva: Valmiit tilikarttapohjat
Tilikartan muokkaaminen silloin kun valmiit tilikarttapohjat eivät sovellu
Mikäli yrityksellä on käytössä tilikartta, joka ei noudattele täysin esimerkiksi liikekirjurin tilikarttaa, tulee valmista tilikarttapohjaa muokata. Tällöin voi olla järkevää ottaa pohjalle mahdollisimman sopiva ja lähellä oleva valmis pohja, ja tehdä siihen tarvittavat muutokset. Olemme neuvoneet asiaa tarkemmin artikkelissamme "Yrityksen tilikartan muokkaaminen".
Tilikartan kiinnittäminen yritykselle
Sen jälkeen kun tilikarttapohja (account scheme template) on muokattu kuntoon kaikilta osin, voidaan templatesta johtaa yritykselle varsinainen tilikartta. Tilikartan määrittäminen tehdään Company -valikon Account Schemes toiminnoissa valitsemalla oikeasta yläkulmasta "New Account Scheme".
Tilikartta nimetään esimerkiksi yrityksen nimellä. Template -kentästä haetaan se tilikarttapohja, mistä tilikartta halutaan johtaa.
Kuva: template valikosta löytyy kaikki Finazillan luomat valmiit system -tasoiset tilikarttapohjat, sekä itse luodut omat pohjat
Create Account Scheme -toiminnolla luotu tilikartta ilmestyy tilikartta -toiminnon alle.
Täsmäytystilien määritteleminen
Seuraavaksi tilikartalle pitää määritellä ns. täsmäytystilit/erikoistilit (special accounts) klikkaamalla tilikartan nimeä. Tämän jälkeen klikataan oikeasta yläkulmasta Settings –painiketta, jolloin täsmäytystilit tulevat näkyviin. Tämän jälkeen valitaan alasvetovalikoista oikeat tilit; myös hakutoimintoa voi käyttää.
Määriteltävät täsmäytystilit ovat:
• Tilikauden voitto, eli ”Profit” –tili (tase)
• Pankkitili eli ”Reconciliation” (jos käytössä on useita, valitaan yksi)
• Edellisten tilikausien voitot, eli ”Retained Earnings”–tili
• Osingonjakotili, eli ”Profit Distribution” (mikäli tiliä ei ole
tilikartassa, tulee tili perustaa Company -valikon Accounts –toiminnoissa).
Kuva: täsmäytystilien määritteleminen.
Täsmäytystilit/erikoistilit näkyvät käyttäjälle mm. budjetilla siten, että niiden väritys on keltainen.
Tilin lisääminen manuaalisesti
Mikäli joku yllämainituista tileistä puuttuu yhtiön tilikartasta, on se lisättävä manuaalisesti. Tällöin mennään takaisin Company -valikon Accounts –toimintoon ja valitaan vaihtoehto ”New Account” ja lisätään tili. Tämän jälkeen palataan Account Scheme –toimintoon ja nyt luodun tilin pitäisi näkyä listalla.
Tilikauden tuloksen käsitteleminen
Tilikauden tuloksen kirjaamisen logiikka vaihtelee myös eri järjestelmien välillä ja sen vuoksi on tarpeen toisinaan luoda myös tilikauden voitolle uusi tili (esim. Netvisorissa tilikauden voitot ja tappiot on ohjattu taseessa eri tileille. Tällöin lisätään tili ”2370 Tilikauden tulos Finazilla” ja valitaan Setting –osiossa Profit -tiliksi tämä tili. Tämän jälkeen Finazilla laskee tuloskelman kirjaukset yhteen ja lisää sen mukaisen voiton/tappion taseeseen tälle tilille.
Lopuksi on hyvä tarkistaa, että sivun alalaidassa ”Other” –kohdan alla ei ole listattuna yhtään tiliä. Mikäli tilejä näkyy Other –kohdassa, niin kysymys on siitä, että jokin tili ei numeronsa perusteella osu tilikarttaan määriteltyihin tulos- ja tase-eriin. Tällöin tilikartan tiliohjaukset tulee tarkistaa.
Seuraavat työvaiheet
Lisätietoja