Tilien merkitys
Yrityksen tilit tuodaan Finazillaan sisään asiakkaan toimittaman listauksen mukaisesti. Usein Finazillaan tuodaan ne tilit, joissa on jotakin tapahtumia eli ns. käytössä olevat tilit. Finazillaan voidaan toki tuoda myös tilit tilikartan mukaisesti. Ylimääräisistä "turhista" tileistä ei ole haittaa ja toisaalta taas kaikki uudet myöhemmin käyttöön otetut tilit siirtyvät Finazillaan automaattisesti tapahtumien mukana.
Kuva: esimerkki miltä tilit näyttävät Finazillassa
Tilikartan merkitys
Jokaiselle yritykselle, joka perustetaan Finazillaan, täytyy luoda tilikartta. Tilikartta luodaan yrityksellä käytössä olevan tilikartan mukaisesti. Tyypillisin tilikartta on liikekirjurin tilikartta, joka on isolla osalla yrityksistä käytössä sellaisenaan. Yrityksellä voi olla käytössä myös jokin liikekirjurin tilikartasta johdannainen tilikartta. Finazillassa on valmiina noin kymmenen yleisintä tilikarttaa. Mikäli mikään valmiista tilikartoista ei sovellu asiakkaalle, luodaan käyttöönotossa Finazillan toimesta asiakkaalle personoitu tilikartta.
Tilikartta toimii nimensä mukaisesti eräänlaisena karttana, eli se kertoo, mitkä yrityksen tilit muodostavat vaikkapa liikevaihdon. Tilikartta siis ryhmittelee tilit kokonaisuuksiksi, kuten vaikkapa "liikevaihto" ja "oma pääoma". Tilikartta muodostaa budjetin ja toteuman laskennan perusteen, kuten mm. taseen kumuloinnin.
Tilikartalle määritellään myös Finazillan toimesta yrityksen avausvaiheessa nk. täsmäytystilit. Täsmäytystilien kautta Finazillan tulos- ja tasebudjetoinnin seurauksena saadaan ennustettua kassavirtaa, sillä Finazilla tekee automaattisen tuloksen täsmäytyksen oman pääomaan ja tätä kautta kassavarojen laskentaan. Käytännössä tämä tapahtuu siten, että Finazillan budjetointityökalu laskee aina automaattisesti tilikauden tuloksen, käy lisäämässä sen omaan pääomaan ja täsmäyttää tätä kautta kassavaroja.
Kuva: esimerkki tilikartasta liikevaihdon osalta. Otsikkona toimii "liikevaihto" rivi ja sen alla on kaikki tilit, jotka kyseisellä yrityksellä muodostavat liikevaihdon.
Koska tilikartta "niputtaa" yrityksen tilit kokonaisuuksiksi, on tärkeää aina uusia tilejä käyttöönottaessa tarkistaa, että uusi tili menee tilikartassa oikeaan paikkaan. Jos uusi tili menee tilikartassa väärään paikkaan, raportoituvat kaikki sen luvut väärän kokonaisuuden alla. Tilikartan otsikkorakenteella ei ole sinällään merkitystä raportoinnin näkökulmasta.
Yrityksellä voi olla useita tilikarttoja käytössään, mutta jokin tilikartoista tulee asettaa oletustilikartaksi. Useampia tilikarttoja voidaan käyttää vaikkapa siten, että budjetointiin otetaan käyttöön suppeampi tilikartta ja kaikessa muussa käytetään laajempaa yrityksen tilikarttaa.
Joskus ihmetystä herättää tilikartassa kunkin tilin perässä olevat "credit" ja "debit" merkinnät. Esimerkiksi liikevaihtotilien luvut ovat kirjanpidossa credit- eli miinusmerkkisiä. Raportoinnissa tuottoluvut taasen yleensä halutaan esittää positiivisena, joten tässä käytetään kertojana miinusta, jolloin lopputulos on positiivinen.
Tilikartta toimii lisäksi budjetin rakenteena, eli kun yritykselle luodaan uusi budjetti, syntyy budjetin hierarkinen rakenne aina tilikartan mukaisesti. Täsmäytystilit/erikoistilit näkyvät käyttäjälle mm. budjetilla siten, että niiden väritys on keltainen.
Raporttimallien merkitys
Raporttimallit, eli Report Schemes, ovat raportoinnissa apuna tarvittava työkalu. Raporttimallia voi ajatella eräänlaisena lukujen ilmentämisen välineenä eli eräänlaisena "siilona". Raporttimallien logiikka vastaa tilikartan logiikkaa; mallissa on otsikkorakenne ja ja tietyt tilivälit on ohjattu kulkemaan automaattisesti raportilla tiettyjen erien alle.
Raporttimallit eivät ole vakioituja ja koskemattomia, vaan niitä voi muokata ja rakentaa juuri omiin tarpeisiin sopivaksi. Raporttimalleja voi olla helpompaa lähestyä pohtimalla, minkälaista dataa haluaa saada? Onko olemassa jo jokin raportti vaikka excelissä, jonka haluaisi luoda Finazillaan?
Raporttimallin logiikkasta on hyvä havaita se, että raportin luvut summaantuvat aina ylöspäin. Tästä johtuen header -tyyppisillä luvuilla näkyy raportilla usein luku. Otsikkorivi (tyypiltään header -rivi) on niin kutsuttu parent -rivi, jolle summaantuu sen alla olevien lapsirivien arvot.
Valmiit raporttimallit
Finazillassa System- tasoisia raporttimalleja (Report Scheme) on valmiina useita kymmeniä ja ne soveltuvat kaikille yrityksille, jotka käyttävät liikekirjurin tilikarttaa.
Muiden yritysten tulee rakentaa sopivat raporttimallit joko jotain valmista raporttimallipohjaa käyttäen tai kokonaan alusta alkaen. Sopivat raporttimallit tulee rakentaa ennen kuin voidaan alkaa raportoimaan Finazillalla. Käyttöönoton yhteydessä Finazilla rakentaa asiakkaalle yleensä vähintään tuloslaskelman ja taseen, mikäli valmiit raporttimallit eivät sovellu kyseiselle yritykselle.
Itse luotavat raporttimallit
Raporttimalleja voi luoda itse täysin tyhjästä tai ottaa pohjalle jonkin jo olemassa olevan raporttimallin ja lähteä muokkaamaan sitä. Customer -tasolle luotu raporttimalli mahdollistaa kaikkien asiakkuuden yritysten raportoinnin kerran luodulla mallilla kun taas company -tasoinen raporttimalli on vain kyseisen yrityksen käytettävissä (emme suosittele jälkimmäistä tapaa ellei raporttimalli ole todella vain yhdelle yritykselle sopiva, eikä sitä voi hyödyntää muilla saman asiakkuuden yrityksillä).
Lisätietoja