Tässä artikkelissa opastamme, kuinka luodaan kolmen tietolähteen raportti siten, että raportille saadaan edellisen vuoden ja kuluvan vuoden luvut, sekä näiden kahden erotus. Mikäli raportin muodostamiseen liittyvät määrittelyt kaipaavat mieleenpalauttamista, suosittelemme lukemaan ensin artikkelimme "raportin muodostaminen", missä olemme kertoneet raportin valinnoista laajemmin.

Raportin muodostaminen aloitetaan menemällä "Reports" -toimintoihin ja klikkaamalla siellä ”New Report” –painiketta.

Raportille annetaan nimi kohdassa "Name". Tämä nimi kannataa olla raporttia kuvaava, sillä se tulee esille raporttilistalle ja dashboardille jos raportti on sinne kiinnitetty.

Seuraavana valintaikkunassa on raporttimallin valinta (Report Scheme). Alasvetovalikosta valitaan raporttimalli, jolla halutaan raportoida. Raporttimalli määrittää raportin rakenteen, eli minkä nimisiä rivejä raportilla on, ja minkä tilien tietoa tai mitä kaavoja rivit sisältävät.

Tietolähteiden luominen

Kun raportille on lisätty raporttimalli, syntyy raportille automaattisesti ensimmäinen tietolähde. Tietolähde saa oletusnimen, jota voi muuttaa. Alla olevassa näkymässä on tietolähteen määrittelyt.

Kuva: tietolähde

Ensimmäisenä kannattaa nimetä tietolähde, mikäli sille syntynyt oletusnimi ei ole haluttu. Oletuksena tietolähteessä lukee tässä tapauksessa "Actual - Current period". Nimeämiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä nimi näkyy lopullisessa raportissa sarakkeen otsikkona. Lisäksi nimeämisessä kannattaa huomioida, että tietolähteet menevät oletuksena raportille aakkosjärjestyksessä.

Nimetään tietolähde 1 esimerkiksi nimellä "1. Edellinen tilikausi". Numerointia käyttämällä voidaan vaikuttaa siihen, missä järjestyksessä tietolähteet tulevat raportille.

Tietolähteisen nimissä emme suosittele käytettävän vuosilukuja tai päivämääriä silloin kun käytetään dynaamisia periodivalintoja, sillä näin toimien data päivittyy aina seuraavalle kaudelle kun uusi alkanut tilikausi on käyty asettamassa aktiiviseksi.

Seuraavaksi valitaan kohtaan "Datasource", mitä dataa valitulla tietolähteellä halutaan raportoida. Valitaan datatyypiksi "actual" eli toteumadata, sillä kyseisessä tapauksessa halutaan raportoida toteumadataa.

Lopuksi vielä valitaan aikajakso, jota halutaan raportoida. Valitaan "Period type" kenttään vaihtoehto "accounting period" eli tilikausi. Lisäksi alla olevaan tilikauden määrittely -kenttään valinta "previous period", joka tarkoittaa edellistä tilikautta.

Tietolähde näyttää nyt oheiselta

Luodaan raportille uusi tietolähde alaosan "new datasource" painikkeesta. Uusi tietolähde luodaan samoin kuten ensimmäinenkin tietolähde sillä erotuksella, että tietolähteen nimi on "2. Kuluva tilikausi" ja kohtaan "accounting period" valitaan kuluva tilikausi.

Tietolähde 2 näyttää nyt oheiselta:

Lopuksi luodaan raportille vielä kolmas tietolähde, joka on kahden ensiksi luodun tietolähteen erotus. Näin ollen tietolähteen luominen poikkeaa aikaisemmasta. Koska kaavan voi muodostaa vain jo raportille aikaisemmin valituista tietolähteistä, ei sitä voi koskaan rakentaa ensimmäisenä raportille. Ensin tulee tehdä raportille ne tietolähteet, joista kaava halutaan muodostaa.

Luodaan uusi tietolähde "new datasource" painikkeesta ja annetaan tietolähteelle nimi "3. Erotus". Tämän jälkeen valitaan datatyypiksi "formula", joka tarkoittaa kaavaa.

Tämän jälkeen käyttäjälle aukeaa alasvetovalikot, joista voidaan valita tietolähteet kaavaan.

Valitaan ensimmäiseen valikkoon vaikkapa tietolähde "2. Kuluva vuosi", keskiosan kaavamerkki -kenttään jätetään miinus merkki ja valitaan jälkimmäiseen kenttään tietolähde "1. Edellinen vuosi".

Käyttäjä voi itse valita miten haluaa kaavan laskettavan, eli kummin päin haluaa erotusta laskea.

Kuva: kaavarivin lisääminen raportille

Raportin voi esikatsella käyttämällä alaosan "preview" vaihtoehtoa, jolloin raportti aukeaa oikeaan reunaan esikatselu -näkymään. Usean vuoden dataa sisältävät raportit aukeavat aina siten, että niitä joutuu pivotoimaan. Kerromme pivotoinnista lisää seuraavassa kappaleessa.

Kuva: esimerkin mukainen raportti ennen kuin raporttia on pivotoitu

Raporttia voi ja kannattaa pivotoida haluttuun suuntaan. Raportilta on hyvä pivotoida vähintään "date" valinta pois, jotta raportista saadaan selkeä. Date -valinta saadaan pivotoitua raportilta pois menemällä "fields" -valikon kautta raportin pivotointi-ikkunaan.

Kuva: fields -painike vie käyttäjän raportin pivotointiin

Tämän jälkeen käyttäjälle aukeaa ikkuna, jossa näkyy mitä dataa raportissa on missäkin. Date saadaan raportilta pois tuplaklikkaamalla date -valinnan päällä. Apply -painike toteuttaa komennon.

Kuva: pivotointi-ikkuna

Kun raportilta on poistettu date -valinta, näyttää aikaisempi raportti oheiselta

Kuva: esimerkin raportti, kun date -valinta on pivotoitu raportilta pois

Raportille voi luonnollisestikin tehdä muitakin rajauksia, kuten käyttää dimensioita ja raportointiryhmiä.

Jos kyseinen raportti halutaan kuukausittaiseen esitysmuotoon, eli Finazillassa nk. month per column, kannattaa raportti muodostaa siten, että esitystapana on pelkkä month. Valinta tehdään raportin esivalinnoissa kohdassa "date format" tai poistamalla pivotoinnista date valinta ja hakemalla sarakkeisiin month ensimmäiseksi.

Jos kyseinen raportti tehdään käyttämällä companies total -valintaa yhdessä total reporting period -valinnan kanssa, niin date -valinta tulee ottaa pivotoinnista pois.

Jos kaava lisätään jo olemassa olevalle raportille jälkikäteen, ei tätä osata ottaa automaattisesti tietolähteille mukaan. Tällainen raportti tulee resetoida ja sen jälkeen pivotoida uudelleen.