Olemme kuvanneet raportointiin liittyvä yleisiä asioita artikkelissamme, jonka löydät täältä. Suosittelemme artikkelin lukemista, sillä siellä käymme muutamia perusasioita, joita emme enää tässä työohjeessa käsittele erikseen.

Tämän artikkelin tarkoitus on opastaa, miten uusi raportti luodaan. Raportointi on hyvin laaja kokonaisuus, joten tämä artikkeli yksistään ei anna vielä vastauksia kaikkiin raportoinnin kysymyksiin. Artikkelissamme on tästä syystä linkkejä toisiin artikkeleihin ja lisäksi kaikki raportoinnin artikkelit löytyvät esimerkiksi hakusanalla "raportointi" tai kokoelmasta "raportointi".

Raportin muodostaminen aloitetaan menemällä "Reports" -toimintoihin ja klikkaamalla siellä ”New Report” –painiketta.

Kuva: New report -näkymä

Mikäli raportin luominen aloitetaan Company –tason alla, Finazilla tarjoaa jo valmiiksi kyseisen yrityksen oletusyritykseksi (Default Companies -kohtaan). Mikäli halutaan raportoida muitakin saman asiakkuuden alla olevia yrityksiä samalla raportilla, voidaan niitä valita raportille mukaan.

Raportille annetaan nimi kohdassa "Name". Tämä nimi kannattaa olla raporttia kuvaava, sillä se tulee esille raporttilistalle ja Dashboardille, jos raportti on sinne kiinnitetty.

Seuraavana valintaikkunassa on raporttimallin valinta (Report Scheme). Alasvetovalikosta valitaan raporttimalli, jolla halutaan raportoida (esimerkiksi siis tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma, tunnusluvut jne).

Raporttimalli määrittää raportin rakenteen, eli minkä nimisiä rivejä raportilla on, ja minkä tilien tietoa tai mitä kaavoja rivit sisältävät. Raporttimallilista on aakkosjärjestyksessä siten, että raporttimallin nimen perässä oleva "system" viittaa valmiiseen Finazillan luomaan raporttimalliin, kun taas "customer" viittaa asiakkaan omaan asiakastasoiseen raporttimalliin. Company viittaa yrityskohtaiseen raporttimalliin.

Kun luotavalle raportille kiinnitetään raporttimalli, tekee Finazilla raportille automaattisesti ensimmäisen tietolähteen ja nimeää sen oletusnimellä. Oletusnimi viittaa raportin oletusvalintoihin, jotka ovat aina toteuman raportoiminen kuluvalta tilikaudelta. Tietolähteen voi kuitenkin uudelleennimetä haluamallaan tavalla.

Kuva: uusi tietolähde oletusvalinnoin

Tietolähteisen nimissä emme suosittele käytettävän vuosilukuja tai päivämääriä silloin kun käytetään dynaamisia periodivalintoja, sillä näin toimien data päivittyy aina seuraavalle kaudelle kun uusi alkanut tilikausi on käyty asettamassa aktiiviseksi.

Datatyypin valitseminen

Seuraavaksi valitaan kohtaan "Datasource", mitä dataa valitulla tietolähteellä halutaan raportoida. Actual tarkoittaa toteumaa, budget tarkoittaa budjettia ja vaihtoehto formula tarkoittaa kaavan kautta laskettavaa asiaa (esimerkiksi kuluvan ja edellisen tilikauden välinen erotus).

Kuva: Datasource -valinta. Kaavan voi muodostaa jo raportille valituista tietolähteistä, joten sitä ei voi rakentaa ensimmäisenä raportille, vaan ensin tulee valita ne tietolähteet, joista kaava halutaan muodostaa.

Jos tietolähteelle valitaan vaihtoehto "Budget", mukautuu näkymä siten, tietolähde uudelleennimetään automaattisesti ja budget kenttään tehdään kiinnitys "use default budget". Oletuskiinnitys tarkoittaa sitä, että raportilla raportoitaisiin yrityksen oletusbudjettia (tarkempi ohjeistus löytyy täältä). Valintaa voi vaihtaa alasvetovalikosta; sieltä löytyvät kaikki yritykselle tehdyt budjetit niille annettujen nimien mukaan.

Kuva: Valitsemalla Datasource -kohtaan vaihtoehdon "Budget", nimetään tietolähde uudelleen ja budjetiksi kiinnitetään yrityksen oletusbudjetti. Valintoja voi vaihtaa

Raportin ajanjakso(t) valitaan tietolähteellä kohdasta "date settings", jossa on oheiset vaihtoehdot:

Kuva: Raportin ajanjaksovalinnoissa oletus asetuksena on "Accounting period"

Date settings kohdassa ensimmäinen valikko on period type -valinta. Valikosta löytyy kolme vaihtoehtoa.

Kuva: period type -valinnat

Vaihtoehto "Date" tarkoittaa päivämääräväliä, jonka voi valita vapaasti tilikausista ja muista määreistä välittämättä. Kenttiin voidaan syöttää ihan mikä tahansa aikaväli.

Kuva: Date -valinnalla voidaan valita vapaasti mikä aikaväli tahansa

Vaihtoehto "Accounting period" tarkoittaa tilikautta, kuten aikaisemmin kerroimme. Kyseisen valinnan alta löytyy lisävalintoja, jolla valintaa voidaan käyttää monipuolisesti hyväksi erilaisia raportteja muodostettaessa.

Kuva: Raportin aikaväliksi on valittu tilikausi. Valintaikkunan alla määritellään, että mitä tilikautta tarkoitetaan ja alimmassa rivissä ovat lisämäärittelyt, joita kuvaamme tarkemmin alempana

Tilikausivalinnan jälkeen ensimmäiseksi määritellään, mistä tilikaudesta raportti otetaan. Oletusvalintana on kuluva tilikausi, eli "Current period". Finazilla käyttää määrittelyssä sitä tilikautta kuluvana, mikä on merkitty yrityksen asetuksiin aktiiviseksi tilikaudeksi (Company - Accounting periods - set Active).

Alasvetovalikosta löytyy tämän lisäksi myös vaihtoehdot edellinen tilikausi (previous period) ja tuleva tilikausi (next period).

Kuva: tilikauden valinta

Seuraavassa kentässä määritellään haluttaessa dynaaminen alkuaika. Valinta määrittelee, mistä kyseisen tietolähteen dataa aletaan raportoimaan.

Kuva: Dynamic start date -valikon vaihtoehdot

Dynaamisen alkuajan vieressä määritellään dynaaminen loppuaika. Loppuaika määrittelee vastaavasti sen, mihin tietolähteen data päättyy.

Kuva: Dynaaminen loppuaika

Dynaamisia valintoja on kuvattu yksityiskohtaisesti artikkelissamme "Dynaamiset alku- ja loppuajat raportoinnissa mahdollistavat automaattisesti päivittyvät raportit".

Viimeinen vaihtoehto on "months from dynamic date", jonka valitsemalla poistuu dynaaminen loppuaika ja sen tilalle tulee uusi valintaikkuna nimeltä "Number of dynamic months".

Months from dynamic date -valinta tuo mahdollisuuden raportoida dynaamisesti eteen- tai taaksepäin esimerkiksi kuluvasta kuukaudesta tai lukitusta kuukaudesta.

Kenttään voidaan syöttää haluttu kuukausien lukumäärä joko positiivisena tai negatiivisena.

Kuva: Jos raportoinnissa valitaan vaihtoehto "Months From Dynamic Date, tulee Finazillaan syöttöikkuna nimeltä Number of dynamic months".

Lopuksi raportille tulee vielä määritellä, miten aikaisemmin valittu ajanjakso esitetään raportilla. Aikaisemmin valittiin esimerkiksi, että raportti halutaan muodostaa kuluvasta tilikaudesta, mutta tässä kohdassa määritellään, kuinka kuluva tilikausi esitetään raportissa.

Ajanjakson esitystapa valitaan kohdassa "Period presentation type".

Kuva: Period presentation type -kentässä on oletusvalintana "Month / column", joka tuo raportille jokaisen kuukauden omaan sarakkeeseensa

Alasvetovalikosta löytyy kuukausittaisen esitystavan lisäksi myös muita vaihtoehtoja, kuten vaikkapa accounting period/column, joka tekee raportille vain yhteenlasketut luvut valitulta ajanjaksolta.

Kuva: ajanjakson esittämistapa, eli period presentation type

Dimensioiden esittämistapaan voidaan ottaa kantaa välilehdellä "Dimensions", joka löytyy tietolähteen keskiosasta.

Kuva: Dimensioiden ja/tai raportointiryhmien määrittely.

Jos raportille halutaan tuoda kaikki kohdistukset, Dimensions -kenttään ei valita mitään, vaan tällöin riittää, että valitaan dimension presentation type -valikosta vaihtoehto "include dimensions".

Kuva: include dimensions -valinta tuottaa raportin, missä kaikki dimensiot ovat automaattisesti mukana, ellei dimensio -kenttään ei ole valittu mitään dimensiota. Jos kenttään on valittu jokin dimensio, tai dimensioita, tulee raporttiin valitut dimensiot.

Raportille voidaan valita myös raportointiryhmiä, kohdassa "Reporting groups". Luodut raportointiryhmät löytyvät alasvetovalikosta. Mikäli yritykselle ei ole luotu yhtään raportointiryhmää, ei valikkoakaan esitetä raportoinnissa.

Raportointiryhmien luomista olemme esitelleet artikkelissamme, johon löytyy suora linkki tästä.

Useamman yrityksen raporteissa aukeavissa valinnoissa on pieniä eroavaisuuksia aiemmin kuvattuun nähden. Raportissa olevat yritykset löytyvät tietolähteen keskeltä omilta välilehdiltään ja raporttiin tulee company presentation type -valinta. Yrityksen muista asetuksista riippuen näkymään tulee raportointikoodien valinta, sekä use group dates -valinta. Nämä näkyvät vain, mikäli yrityksellä on asetettuna raportointikoodeja ja/tai konserniin liittymispäivä. Skaalautuvat valinnat on merkitty kuvaan vihreällä. Huomaa, että eri yrityksillä valinnat voivat poiketa toisistaan, sillä on mahdollista, että asiakkuuden yhdellä yrityksellä on asetettuna vaikkapa raportointikoodeja ja toisella ei.

Mikäli raportilla halutaan valita eri yritysten eri dimensioita käyttöön, valitaan haluttu yritys sen nimeä klikkaamalla ja tämän jälkeen tehdään halutut dimensio -valinnat.

Kuva: tietolähde, kun raportilla on kaksi yritystä, joista toisella on käytössään raportointikoodit

Company presentation type kentässä on seuraavat vaihtoehdot.

Kuva: Company presentation type -valinta

Finazillan oletusvalinta on valikon ensimmäinen vaihtoehto ja se sopii kaikille yrityksille, kun taas jälkimmäiset kolme valintaa on tarkoitettu useamman yhtiön erillisraportointiin tai konserniraportointiin.

Jos raportoidaan useamman yrityksen dataa, valinta company / column tuo datan eriteltynä yhtiöittäin sille aikavälille, mikä raportille on valittu. Jos taas käytetään valintaa companies total, saadaan raportille ainoastaan valitun aikavälin yhteenlaskettu summa.

Konserniraportoinnissa consolidated company / column tuo datan erikseen yhtiökohtaisesti sekä myös eliminointisarakkeen ja konsernin yhteensä. Consolidated total valinta tuottaa raportin, jossa erillisten yhtiöiden dataa ja eliminointeja ei erikseen näe.

Raporttia pääsee esikatselemaan alaosan "preview" –painikkeesta heti sen jälkeen, kun raportille on asetettu raporttimalli. Mikäli valintoja vaihdetaan vasemman reunan valikossa, voidaan missä hetkessä hyvänsä painaa preview -painiketta, ja katsella muutosten vaikutusta aukeavaan raporttiin.

Raportin voi missä vaiheessa tahansa tallentaa jommallakummalla oikean yläkulman "save" painikkeella jolloin raportti tallentuu "Reports" -näkymään sille annetulla nimellä. Mikäli valitaan "Save and close", tallennetaan raportti ja palataan takaisin reports -näkymään. Jos taas valitaan vaihtoehto "save", tallennetaan raportti ja pysytään samassa näkymässä.

Mikäli raporttia muutetaan tallentamisen jälkeen, tulee muutokset muistaa tallentaa uudelleen. Muutoin tehdyt muutokset katoavat raportilta poistuttaessa.

Tallennetut raportit löytyvät reports -näkymästä sillä nimellä, millä ne on tallennettu. Huomaa, että reports -näkymä on käyttäjätunnuskohtainen, joten tässä näkymässä näkyy kaikki raportit, mitä ko. käyttäjätunnuksella on tallennettu, tai mitä joku toinen käyttäjä on tallentanut ja jakanut kyseiselle käyttäjälle.

Näkymässä ensimmäinen näkyy kaikki raporttikansiot. Kansioita voi olla kolmen eri tyyppisiä; asiakastasoisia, yritystasoisia ja käyttäjätasoisia. Kyseisessä reports näkymässä keltaisella merkityt ovat asiakastasoisia kansioita (asiakkuuden nimi on 1tf Filmmaker Ltd) ja punaisella merkityt kansiot ovat yritystasoisia (yksi asiakkuuden yrityksistä on nimeltään Movies Ltd).

Kansioiden jälkeen esitetään irralliset raportit. Raportit ovat aina aakkosjärjestyksessä. Kuvaan merkityt siniset raportit ovat kyseisen käyttäjän tekemiä, kun taas vihreällä merkitty raportti on jonkin toisen tekemä ja käyttäjälle jakama raportti. Helpoin tapa tunnistaa omat raportit on katsoa raportin perässä olevia painikkeita. Mikäli painikkeista löytyy edit, copy, share ja delete, niin raportti on kyseisen käyttäjän tekemä.

Viimeisenä listassa esitetään mahdolliset asiakastasoiset raportit - mikäli sellaisia on. Listassa on kaksi asiakastasoista raporttia ja nämä on merkitty pinkillä värillä.

Kuva: reports -näkymä, jossa on kansioita (folder), irrallisia käyttäjän itsensä tehtyjä raportteja, hänelle jaettu raportti sekä asiakastasoisia raportteja