Olemme aikaisemmassa artikkelissamme "operatiivisen datan tuominen osabudjetille" kuvanneet operatiivisen toteumadatan tuomista osabudjetille yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa havainnollistamme asiaa esimerkin kautta.

Yhtiöllä on kolme tehdasta; tehdas 1, tehdas 2 ja tehdas 3. Tehtaissa valmistetaan tuotteita: mäntä, akseli, holkki ja ruuvi.

Tuotemyyntejä seurataan tehtaittain. Yritys on tuonut operatiivista dataa oheisella siirtotiedostolla sisään. Siirtotiedoston nimi on "tuotemyynnit tehtaittain".

Sisäänluvussa Finazillaan on syntynyt data group nimeltä "tuotemyynti tehtaittain", sekä lisäksi operatiiviset dimensiot "tehdas", "kategoria", "tuote" ja "myyjä". Näiden kunkin alla on siirtotiedoston mukaiset dimensiovaluet.

Kuva: operatiivisen datan siiirtotiedosto

Yritys on luonut budjetin vuodelle 2021. Budjetissa on oma osabudjetti, jossa budjetoidaan tehtaiden tuotemyyntiä. Osabudjetti on oheinen.

Kuva: yrityksen osabudjetti, jossa on kukin tehtaista omana hierarkisena rakenteenaan. Osabudjetin lopussa lasketaan tehtaiden myynnit yhteen.

Ennen import data -toimintoa kullekin osabudjetin riville käydään tekemässä row-type määrittely (eli tuodaanko kyseiselle riville amount vai quantity määre), transfer to data group valinta, sekä mahdollinen operatiivisen dimension kiinnitys.

Alla on yhdestä rivistä esimerkki.

Kyseiselle riville halutaan tuoda holkkien myyntikappaleet tehdas 1 osalta.

Rivin tyypiksi (row type) on valittu "quantity", jolloin riville tuodaan aineiston quantity, joka voi olla mitä tahansa määrettä (kuten vaikkapa tunteja tai kappaleita). Data groupiksi valitaan "tuotemyynnit tehtaittain", koska kyseinen data on tuotu sillä data groupilla Finazillaan sisään. Operatiivinen dimensio on kyseisessä rivissä "holkki" sekä "tehdas 1", sillä riville halutaan tuoda tehtaan 1 myydyt holkit kappaleina.

Kuva: osabudjetin rivin asetukset

Vastaavat määrittelyt osabudjetin seuraavalla rivillä ovat oheiset. Edelleen osabudjetin row data type on quantity, data group on sama "tuotemyynnit tehtaittain" ja operatiivisissa dimensioissa on sama tehdas 1. Koska riville tuodaan kuitenkin mäntän myyntikappaleet, eikä holkkien, on toinen dimension arvo "mäntä".

Kuva: seuraavan osabudjetin rivin asetukset

Kun osabudjetille lähdetään tuomaan dataa, voidaan data tuoda joko kerralla koko budjettiin tai tuoda se rivikohtaisesti, rivi kerrallaan. Esittelemme alla kummankin vaihtoehdon pääpiirteittäin.

Yksittäiselle riville voidaan tuoda dataa rivin asetuksista settings -valikon kautta. Toiminnon nimi on "import data".

Dataa tuotaessa valitaan ensin ajanjakso mistä dataa halutaan tuoda (from) ja mille ajanjaksolle se osabudjetilla tuodaan (to). Ajanjakson pitää olla yhtä pitkä; jos tuodaan dataa kuukausilta 1-4 (4kk), pitää ajanjakson mille tuodaan, olla myös 4kk mittainen.

Kuva: rivikohtainen import data -valikko ilman tehtyjä valintoja

Esimerkkitapauksessa valitaan tämän lisäksi data group sekä data type. Nämä kertovat mistä aineistosta tietoja tuodaan, ja tuodaanko aineiston quantity vai amount arvoja.

Kuva: esimerkin tapauksessa valitetaan data group, sekä quantity

Tuotavia lukuja voidaan "esikatsella" haluttaessa preview -painikkeen kautta (esimerkki alla)

Data voidaan tuoda koko osabudjetille kerralla, samalla logiikalla kuin balance budjetillakin. Tällöin tuonti tehdään yläosan työkalu -painikkeista. Näin datat saadaan tuotua kerralla kaikille riveille, missä on kohdistuksia.

Kuva: yläosan valikon import actuals -painike

Kuva: datan tuonti viimeistellään import data -painikkeella, jolloin luvut tulevat osabudjetille

Dataa tuotaessa valintana on oletuksena kaikki, mutta data type -valinnalla voidaan valita, tuodaanko budjetille quantitya, amounttia vai molempia. Dimensions -filtterin takaa voidaan valita vaikka vain yksi haluttu dimension, joka saataa silti esiintyä useammalla rivillä, ja se päivitetään kaikkialle kerralla. Samalla logiikalla voidaan myös valita vain 5, jotka päivitetään.

Myös koko budjettiin kerralla tuotavia lukuja voidaan tarkastella preview -painikkeen kautta oheisesti

Kuva: tuotavien lukujen esikatselu

Tuodaanpa lukuja rivikohtaisesti tai kerralla koko budjettiin, tuonnin jälkeen luvut tulevat annettujen määreiden mukaisesti osabudjetille. Rivit käyttäytyvät tuonnin jälkeen tavallisen input -rivin tavoin, eli lukuja voidaan päivittää ja muuttaa.

Kuva: osabudjetti, kun sille on tuotu operatiivista dataa import data -toiminnon avulla

Osabudjetilla operatiivisessa toteumadatan tuonnissa luvut voidaan tuoda jollakin kertoimella, aivan kuten tavallisessa budjetissakin. Mikäli luvut halutaan tuoda budjetille 10% kasvulla, valitaan mulplier -kenttään arvoksi 1.1

Viemällä hiiren osabudjetin kaavarivin päälle, näyttää Finazilla, mitä kaavarivi laskee kaavassa.