Vyörytyssäännöt (rolling rule templates) ovat budjetoinnin aputyökalu. Vyörytyssäännön avulla voidaan jakaa budjetilla olevia euroja eri dimensioarvojen kesken halutussa suhteessa. Vyörytyssääntöjä, sekä niiden toimintalogiikkaa on avattu artikkelissamme täällä. Vastaavasti taas vyörytyssääntöjen käyttöä itse budjetilla on kuvattu enemmän artikkelissamme täällä.

Tagit (tags) ovat myös eräänlainen budjetoinnin aputyökalu, joka mahdollistaa useamman merkityn budjettirivin summaamisen yhdellä valinnalla. Tagien toimintalogiikasta voit lukea lisää artikkelistamme täältä.

Tässä esimerkissä kerromme yhden tavan, kuinka näitä kahta budjetoinnin aputyökalua voidaan käyttää yhdessä ja mitä sillä saavutetaan. Esimerkin ymmärtämistä helpottaa, jos käyttäjä osaa jo budjetoida, osaa luoda osabudjetteja ja tietää jollain tasolla, mitä vyörytyssäännöt ja tagit ovat.

Yrityksellä on luotuna budjetti, sekä sen taakse kolme erillistä myyntiosabudjettia, koska yrityksellä on kolme eri tehdasta ja kukin tehdas halutaan budjetoida omalla osabudjetillaan. Yrityksen eri myyjät budjetoivat omia osabudjettejaan. Tämän lisäksi osabudjetteihin on luotu neljäs osabudjetti, jossa halutaan laskea eri tehtaiden myynnit yhteen.

Kuva: yrityksen kolme erillistä osabudjettia sekä neljäs osabudjetti, jonka tehtävä on nivoa kolme varsinaista osabudjettia yhteen

Osabudjetilla budjetoidaan myyntiä asiakkaittain ja tuoteryhmittäin. Asiakkaita ja tuotteita on lukuisia. Kussakin osabudjetissa on kunkin tehtaan asiakkaat ja näiden tuotteet.

Kuva: osabudjetin rakennetta

Yllä olevasta osabudjetin tuoteryhmästä "kiinnitystarvikkeet halutaan kohdistaa 70% dimensionarvolle "Helsinki" ja loput 30% halutaan kohdistaa dimensionarvolle "Jyväskylä". Kohdistus on helppo tehdä käyttämällä vyörytyssääntöä hyväksi.

Kuva: luotu vyörytyssääntö tuoteryhmälle kiinnitystarvikkeet

Seuraavaksi luotu vyörytyssääntö käydään kiinnittämässä osabudjetin riville. Tässä esimerkissä luotu vyörytyssääntö kiinnitetään siis osabudjetin riville "kiinnitystarvikkeet".

Kuva: budjetilta valitaan painike rolling rules ja sen jälkeen kerrotaan, että mikä vyörytyssääntö halutaan kiinnittää ja mille riville

Kun riville on kiinnitetty vyörytyssääntö, näkyy se ko. rivillä symbolin kuvakkeella.

Kuva: ne rivit joissa on vyörytyssääntö, erottuvat vyörytyssäännön symbolilla

Vastaavalla logiikalla voidaan luoda muillekin tuoteryhmille vyörytyssäännöt, mikäli tarpeen, ja ne voidaan kiinnittää oikeille riveille. Samalla logiikalla voidaan tehdä kohdistukset myös osabudjeteille tehdas 2 ja tehdas 3.

Seuraavaksi halutaan ohjata yrityksen neljännelle osabudjetille kaikkien myyntibudjettien yhteenlaskettu myynti. Tämä tehdään käyttämällä tageja. Jokaiselle osabudjetille ja kullekin tuoteryhmä riville käydään lisäämässä tagi.

Tagit päästään lisäämään kunkin rivin takaa löytyvistä riviasetuksista. Uusi tagi luodaan kyltin kuvakkeesta.

Kuva: riviasetuksista (settings) löytyy kenttä tags, josta voidaan luoda uudet tagit. Tagin luomisen jälkeen se voidaan kiinnittää tags -kenttään

Tämän jälkeen luotu tagi kiinnitetään riville.

Kuva: riviasetukset kun luotu tagi on kiinnitettynä

Huomaa, että tagi tulee kiinnittää kaikille niille riveille, mitkä halutaan myöhemmin summata yhteen.

Kuva: ensimmäinen osabudjetti kun kullekin riville on kiinnitetty sama tagi.

Seuraavaksi tehdään vastaavat toimenpiteet muille osabudjeteille. Kun kaikille osabudjeteille on kiinnitetty vyörytyssäännöt ja kiinnitetty tagit, voidaan mennä yrityksen neljännelle osabudjetille. mihin halutaan summata kaikki myynnit yhteensä.

Osabudjetille luodaan uusi kaavarivi (formula). Rivin kaavaksi asetetaan aikaisemmin luotu tagi

Kuva: asettamalla kaavaksi tagin, tuodaan riville kaikkien tagin alla olevien rivien yhteissumma

Tämän lisäksi kaavariville tulee asettaa vyörytyssääntö, mitä alkuperäisissä riveissäkin käytettiin, sekä mahdollinen tiliohjaus, jotta luvut saadaan nousemaan varsinaiselle budjetille.

Kuva: riviasetuksiin kiinnitetty vyörytyssääntö sekä tiliohjaus. Kaavana on tagi.

Nyt kun budjettia käydään katsomassa pääbudjetin puolella monitor -näkymässä, nähdään, että eurot tulevat viimeiseltä osabudjetilta, joka nivoo osabudjetit 1-3 yhteen. Dimensio -kohdistukset tulevat vyörytyssäännöltä.

Kuva: monitor näkymä

Tämä esimerkki on vain yksi monista esimerkeistä, miten tageja ja vyörytyssääntöjä voidaan käyttää budjetoinnissa