Många restauranger upplever problem vid större företags eller privatbokningar, tex vid julbord att företaget/gästen bokar upp tex 50 personer men sen kommer det bara 35st. Man känner då att det kan vara svårt/känsligt att fakturera sällskapet för 50 personer då man sällan har skriftligt dokument att de tagit del av avbokningsregler som medger att restaurangen kan ta betalt om avbokning sker sent eller inte alls. Med denna funktion kan ni bifoga tex VISITAS avbokningsregler via PDF och sen kräva att gästen skall skriva under att de godkänna villkoren. Detta sparas sen inne PM funktionen.
FLAGGOR / PM
En möjlighet att be gästerna bekräfta era bokningsvillkor. Detta gör att man senare kan fakturera för uteblivna platser då gästen/företaget inte kan säga att de inte kände till reglerna.
INNE I PM FUNKTIONEN PÅ EN GÄST - Klicka på PM Ikonen (blå bok).
Klicka på "Redigera flaggor" för att skapa färdiga mallar att skicka ut.
När ni har färdiga mallar klara, klicka på önskad mall samt kryssa för om ni önskar att gästen måste bekräfta mailet.
Här inne skapar ni olika mallar. Ni kan välja att ta med olika parametrar genom att använda "koderna" till höger.
Här ser ni ett exempel på hur ett mail kan se ut. Denna mall kallar jag "Större sällskap".
Man kan även bifoga uppladdade PDF filer genom att klicka i rutan "Attach file". Det kan vara VISITAS avbokningsregler eller krogens egna regler, menyer, vinlistor.
När man har skickat iväg en "Flagga" / mail till en gäst så skapas en röd ruta där man ser namnet på sin FLAGGA (större sällskap) samt datum när man skickat iväg den.
Inne på bokningen ser man att det har skapats en FLAGGA som heter större sällskap, på det sättet ser man att man har skickat iväg mailet för godkännande.
Nedan ser ni hur mailet ser ut hos gästen. Längst ner ser ni knappen BEKRÄFTA BOKNING.
När gästen klickar på "Bekräfta Bokning" kommer de till denna vyn. De kan då ta del av alla villor och information och längst ner har de en GODKÄNN.
När de klickar GODKÄNN kommer de till denna sektion. Här skall de dels signera med hjälp av "musen" samt skriva in sitt namn.
När gästen har godkänna villkoren så ändrar rutan inne i PM färg och blir grön. Det står också vem som godkänt villkoren och vid vilket datum och tid detta skedde. Klickar man på namnet så kommer rutan upp med signaturen samt namn.
Går man in i LOGGEN på gästen så ser man att bekräftelsemailet är skickat samt vilka dokument man bifogat. Klickar man på den röda länken så kan man se hela mailat.
När man klickat på länken i Loggen så kan man se hela mailet, se nedan.
ETT TIPS !
Aktivera ett bokningsalarm på dessa gäster så man kommer komma ihåg att kontrollera att man får in bekräftelsen i tid.
Gå in på bokningen och högerklicka. (Bordsvyn)
Välj hur många dagar innan bokningen som ni önskar bli påminda att följa upp detta.
Skriv in text vad det gäller.
X antal dagar innan gästens bokning så kommer en påminnelse hoppa upp och lägga sig överst med röd bakgrund. Klickar man på "klockan ikonen" så ser man texten samt kan stänga av påminnelsen om man vill.